Apa yang dimaksud dengan Sistem Payroll? Ini Manfaat Bagi Perusahaan dan Karyawan

Apa yang dimaksud dengan Sistem Payroll? Ini Manfaat Bagi Perusahaan dan Karyawan – Ada satu momen yang paling ditunggu-tunggu karyawan setiap bulan yaitu gajian! Rasanya semua lelah kerja langsung terbayar saat notifikasi transfer masuk. Namun, ada proses panjang yang belum semua orang tahu, dikenal sebagai sistem payroll.

Sistem payroll ibarat “dapur rahasia” perusahaan, tempat semua bahan gaji diolah, mulai dari data kehadiran, lembur, tunjangan, potongan pajak, sampai BPJS kesehatan dan Ketenagakerjaan. Semua diatur rapi agar hasil akhirnya pas dan tepat waktu. 

Nah, artikel Mamikos akan membahas kupas tuntas tentang apa itu sistem payroll, kenapa penting untuk perusahaan maupun karyawan, sampai manfaat yang bisa dirasain dua belah pihak. Siap? Yuk, mari belajar bersama! 💵 👔 🎰

Mengenal Sistem Payroll

Secara sederhana, sistem payroll adalah metode atau mekanisme yang digunakan perusahaan untuk menghitung, mengelola, dan membayar gaji karyawan secara teratur. 

Ketentuan payroll ini sudah diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang pengupahan menetapkan kebijakan seperti upah minimum, struktur dan skala upah, serta kewajiban membayar gaji tepat waktu.

Sistem payroll ini biasanya mencakup:

• Perhitungan gaji pokok
• Perhitungan tunjangan (transportasi, makan, insentif, dll.)
• Pemotongan pajak (PPh 21)
• Pemotongan iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
• Perhitungan lembur
• Pengeluaran slip gaji
• Pembuatan laporan penggajian

Jika diibaratkan, sistem payroll itu seperti mesin kasir di restoran. Semua pesanan masuk (data kehadiran, lembur, tunjangan), lalu mesin akan menghitung total, potongan, dan saldo akhir yang harus dibayar.

Bedanya, jika mesin kasir hanya mengeluarkan struk, sistem payroll juga memastikan pembayaran masuk ke rekening karyawan dan data penggajian tersimpan aman untuk digunakan di kemudian hari.

Agar semakin jelas, berikut contoh sederhana alur dari sistem payroll:

1. Kumpulkan Data → Absensi, lembur, tunjangan, dan potongan.
2. Proses Perhitungan → Sistem menghitung otomatis gaji kotor → potongan → gaji bersih.
3. Validasi dan Persetujuan → Tim HR atau finance memeriksa dan menyetujui hasil perhitungan.
4. Pembayaran → Transfer gaji ke rekening karyawan.
5. Laporan dan Arsip → Slip gaji diberikan, laporan disimpan untuk arsip. Data ini juga berguna untuk pelaporan pajak dan evaluasi keuangan perusahaan.

Komponen untuk Sistem Payroll

Agar lebih jelas, berikut ini penjelasan detail mengenai komponen yang umumnya dihitung dalam sistem payroll perusahaan:

1. Gaji Pokok

Gaji pokok adalah imbalan dasar yang diberikan perusahaan kepada karyawan sesuai dengan perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau kesepakatan kontrak. 

Besarannya biasanya ditentukan berdasarkan jabatan, tingkat pendidikan, pengalaman kerja, serta standar upah minimum yang berlaku di daerah. Gaji pokok ini menjadi acuan utama untuk perhitungan tunjangan dan lembur.

2. Tunjangan

Tunjangan adalah tambahan penghasilan di luar gaji pokok yang diberikan perusahaan untuk mendukung kesejahteraan karyawan. Bentuknya dapat berupa:

• Tunjangan Makan → kompensasi biaya konsumsi harian saat bekerja.
• Tunjangan Transportasi → membantu biaya perjalanan ke dan dari tempat kerja.
• Tunjangan Komunikasi → kompensasi penggunaan telepon atau internet untuk pekerjaan.
• Tunjangan Keluarga → diberikan untuk karyawan yang sudah menikah atau memiliki tanggungan anak.

Selain itu, ada juga tunjangan jabatan, tunjangan kesehatan tambahan, atau tunjangan khusus sesuai kebijakan perusahaan.

3. Lembur

Upah lembur adalah kompensasi yang dibayarkan kepada karyawan yang bekerja melebihi jam kerja normal sesuai ketentuan Undang-Undang Ketenagakerjaan. 

Perhitungan lembur biasanya menggunakan rumus khusus berdasarkan gaji pokok dan jumlah jam lembur. Tarif lembur diatur secara jelas dalam regulasi pemerintah untuk menjamin hak karyawan.

4. Bonus atau Insentif

Bonus adalah bentuk penghargaan tambahan yang diberikan atas pencapaian tertentu, seperti target penjualan, keberhasilan proyek, atau kinerja tahunan yang baik. 

Sementara insentif biasanya diberikan secara rutin berdasarkan indikator kinerja individu atau tim. Besarannya bervariasi dan sering kali menjadi motivasi tambahan bagi karyawan untuk meningkatkan produktivitas.

5. Potongan

Potongan merupakan pengurangan dari total gaji kotor karyawan sebelum dibayarkan. Potongan ini dapat meliputi:

• Pajak Penghasilan (PPh 21) sesuai peraturan perpajakan di Indonesia.
• Iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan yang wajib dibayarkan karyawan sesuai ketentuan.
• Potongan Koperasi atau Pinjaman yang diambil oleh karyawan.
• Potongan Disiplin atau Denda akibat pelanggaran atau kerusakan aset perusahaan.

6. Take Home Pay

Take Home Pay adalah jumlah akhir yang diterima karyawan di rekening setelah semua potongan dilakukan dari total gaji kotor. 

Inilah nominal yang dapat digunakan karyawan untuk kebutuhan sehari-hari, tabungan, atau pengeluaran lainnya. Take Home Pay menjadi indikator paling nyata dari pendapatan bersih karyawan setiap bulan.

Jenis-Jenis Sistem Payroll

Sebelum teknologi secanggih sekarang, banyak perusahaan mengelola payroll secara manual. Kini, ada berbagai pilihan sistem yang bisa digunakan, tergantung kebutuhan dan skala perusahaan.

1. Payroll Manual

Metode ini dilakukan menggunakan spreadsheet (misalnya Microsoft Excel) atau catatan tulis tangan di buku kerja. Biasanya cocok untuk usaha kecil dengan jumlah karyawan di bawah 10 orang.

• Kelebihan: Biaya murah, fleksibel, dan mudah dipelajari.
• Kekurangan: Rawan human error, memakan waktu lama, dan sulit digunakan jika jumlah karyawan banyak.

Contoh Penggunaan:

• Microsoft Excel dengan template perhitungan gaji
• Google Sheets untuk spreadsheet online yang bisa diakses bersama

2. Payroll Semi Otomatis

Metode ini menggunakan software perhitungan seperti Excel, tapi beberapa proses, misalnya input data absensi dan lembur, tetap dimasukkan secara manual. Biasanya digunakan oleh usaha kecil-menengah.

• Kelebihan: Lebih cepat dibanding manual, bisa menggunakan formula untuk menghitung otomatis.
• Kekurangan: Masih berisiko salah hitung jika input data keliru, dan tidak terintegrasi dengan absensi secara otomatis.

Contoh Software:

• KaryaONE (fitur payroll sederhana + input manual)
• Zahir Payroll (lokal, cocok untuk UMKM)
• Excel Payroll Template (dengan formula PPh 21 dan BPJS)

3. Payroll Otomatis (Software Payroll)

Metode ini menggunakan aplikasi atau sistem berbasis cloud yang terintegrasi langsung dengan absensi, lembur, dan potongan. Hitungannya otomatis dan bisa menghasilkan slip gaji digital. Cocok untuk perusahaan menengah hingga besar.

• Kelebihan: Hemat waktu, minim kesalahan, data aman, akses mudah dari mana saja, dan biasanya sudah sesuai regulasi ketenagakerjaan di Indonesia.
• Kekurangan: Ada biaya langganan atau pembelian lisensi, tapi biasanya sebanding dengan manfaatnya.

Contoh Software:

• Talenta by Mekari (populer di Indonesia, terintegrasi HRIS)
• Gadjian (lokal, fokus pada UMKM dan startup)
• Sleekr Payroll (sekarang tergabung ke Talenta)
• KaryaONE Payroll Pro (versi otomatis terintegrasi)
• Jibble (internasional, untuk absensi dan payroll)

Manfaat Sistem Payroll Bagi Perusahaan dan Karyawan

Sistem payroll yang dikelola dengan baik bukan hanya menguntungkan perusahaan, tapi juga memberikan kenyamanan dan kepastian bagi karyawan. Berikut daftar manfaatnya yang dirasakan kedua belah pihak:

1. Pembayaran Tepat Waktu dan Akurat

Bagi perusahaan, sistem payroll memastikan gaji dibayarkan sesuai jadwal dan nominal yang tepat. Perhitungan otomatis mengurangi risiko kesalahan angka, keterlambatan transfer, atau perbedaan catatan yang bisa memicu keluhan. 

Dari sisi karyawan, pembayaran yang tepat waktu memberi rasa aman dan membantu mereka mengatur keuangan pribadi, mulai dari membayar tagihan hingga memenuhi kebutuhan sehari-hari tanpa harus menunggu lama.

2. Efisiensi Proses Administrasi

Perusahaan diuntungkan karena tidak perlu lagi menghabiskan waktu berhari-hari hanya untuk menghitung gaji, membuat slip, dan mengurus laporan pajak. Prosesnya lebih singkat karena semua data terintegrasi dan dapat diproses otomatis. 

Sementara bagi karyawan, efisiensi ini membuat mereka bisa mendapatkan slip gaji lebih cepat, mengakses rincian gaji kapan saja, dan mengurangi kebutuhan bertanya ke HR hanya untuk klarifikasi.

3. Kepatuhan terhadap Regulasi

Dari perspektif perusahaan, sistem payroll yang baik membantu menghitung PPh 21, BPJS Kesehatan, dan BPJS Ketenagakerjaan sesuai peraturan pemerintah, sehingga terhindar dari denda atau sanksi hukum. 

Bagi karyawan, hal ini memastikan hak-hak mereka terpenuhi, termasuk jaminan kesehatan, jaminan ketenagakerjaan, dan potongan pajak yang tercatat resmi.

4. Transparansi Informasi Gaji

Perusahaan dapat menghindari kesalahpahaman dengan mencatat setiap komponen gaji, tunjangan, lembur, dan potongan secara jelas. Semua itu biasanya tertuang dalam slip gaji atau portal karyawan yang bisa diakses kapan saja. 

Bagi karyawan, transparansi ini membangun kepercayaan pada perusahaan dan membuat mereka merasa diperlakukan adil karena seluruh perhitungan terlihat jelas tanpa ada yang disembunyikan.

5. Keamanan Data Keuangan dan Karyawan

Bagi perusahaan, sistem payroll modern biasanya sudah memiliki enkripsi dan backup data, sehingga informasi gaji, rekening bank, dan identitas karyawan aman dari kebocoran. 

Sementara bagi karyawan, keamanan ini melindungi informasi sensitif mereka, seperti NPWP, data pajak, dan nomor rekening, agar tidak disalahgunakan pihak yang tidak bertanggung jawab.

6. Meningkatkan Produktivitas dan Kepuasan Kerja

Perusahaan diuntungkan karena karyawan yang gajinya dibayar tepat waktu dan sesuai perhitungan akan lebih fokus bekerja, sehingga produktivitas meningkat. 

Bagi karyawan, kepastian dan keteraturan dalam menerima gaji menumbuhkan rasa dihargai dan loyalitas pada perusahaan, yang pada akhirnya menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan harmonis.

Penutup

Sistem payroll yang rapi dan akurat akan membuat proses administrasi lebih efisien, menghindari kesalahan perhitungan, dan memastikan semua hak karyawan terpenuhi tepat waktu. 

Selain itu, perkembangan teknologi membuat proses payroll semakin praktis. Dari yang dulunya manual dan memakan banyak waktu, kini bisa diotomatisasi dengan software berbasis cloud yang terintegrasi langsung dengan data absensi dan komponen penggajian lainnya..

Sistem payroll yang baik akan menciptakan win-win solution. Perusahaan mendapatkan efisiensi, keamanan data, dan citra profesional, sementara karyawan mendapatkan kepastian, transparansi, dan rasa dihargai. 

Jadi, investasi di sistem payroll bukan sekadar pengeluaran, melainkan langkah strategis untuk membangun fondasi SDM yang solid dan hubungan kerja yang sehat.

---

Klik dan dapatkan info kost di dekatmu:

Kost Jogja Murah

Kost Jakarta Murah

Kost Bandung Murah

Kost Denpasar Bali Murah

Kost Surabaya Murah

Kost Semarang Murah

Kost Malang Murah

Kost Solo Murah

Kost Bekasi Murah

Kost Medan Murah