Apa Itu Reimbursement, Sistem, Jenis dan Cara Pengajuan Reimburse secara Umum
Apa Itu Reimbursement, Sistem, Jenis dan Cara Pengajuan Reimburse secara Umum – Pada kondisi tertentu, menggunakan uang pribadi untuk kepentingan perusahaan terkadang harus dilakukan.
Setelahnya, kamu bisa mengajukan klaim reimbursement sesuai aturan perusahaan. Memangnya, apa itu reimbursement?
Agar lebih jelas, simak penjelasan berikut ini.
Apa Itu Reimbursement?
Daftar Isi
Daftar Isi
Istilah “reimbursement” sering dipakai dalam dunia bisnis yang berupa uang pengganti dari perusahaan untuk karyawan atau pihak lain yang mengeluarkan dana dari kantong pribadi. Reimbursement disebut juga sebagai uang kompensasi.
Selanjutnya, pengertian apa itu reimbursement dalam KBBI adalah pembayaran kembali yang dilakukan oleh pihak perusahaan setelah karyawan, klien, atau nasabah menggunakan dana pribadi untuk kepentingan perusahaan. Reimbursement dikenal juga dengan remburs atau jaminan.
Dengan adanya remburs, uang pribadi karyawan atau klien dapat diganti dengan uang perusahaan setelah melengkapi beberapa persyaratan. Sebab, tiap perusahaan memiliki syarat dan ketentuan masing-masing dalam pengajuan remburs. Contoh kecilnya adalah wajib ada bukti pembayaran.
Maka dari itu, reimbursement disebut dengan jaminan. Karyawan, nasabah, atau klien tidak khawatir untuk menggunakan dana pribadi demi kepentingan perusahaan dalam kondisi tertentu. Alasannya, perusahaan akan menjamin melalui pengembalian dana.
Tapi, perlu diketahui bahwa pengembalian dana biasanya tidak full. Perusahaan memiliki kebijakan tersendiri tentang persentase remburs yang dibayarkan ke karyawan. Jadi, kamu perlu memahami kebijakan perusahaan agar tidak merasa dirugikan.
Sistem Reimbursement
Sederhananya, kamu bisa menganggap reimbursement sebagai sistem penggantian biaya oleh perusahaan. Dalam asuransi, misalnya, ada dua sistem pembiayaan yang bisa diklaim oleh klien yakni remburs dan cashless.
Kedua sistem tersebut sering dianggap sama, padahal sebenarnya berbeda, lo. Pada sistem cashless, kamu hanya perlu menunjukan kartu asuransi di loket pembayaran. Jika masa aktif terbukti masih berlaku, maka perusahaan asuransi yang akan menanggung seluruh biaya.
Sedangkan pengertian apa itu reimbursement dalam asuransi adalah sistem penggantian biaya yang mengharuskan klien untuk mengeluarkan uang pribadi, baru kemudian mengajukan klaim pembiayaan ke perusahaan. Singkatnya, sistem remburs seperti itu
Agar mendapatkan gambaran yang lebih jelas, berikut hal lain yang perlu kamu ketahui berkaitan dengan sistem reimbursement:
Kelengkapan Dokumen
Dokumen merupakan persyaratan utama yang harus dipenuhi agar pengajuan remburs diterima oleh perusahaan. Jenis dokumen yang diminta oleh tiap perusahaan bisa bervariasi, namun pada umumnya meliputi informasi berikut ini:
- Total pembelian barang;
- Tanggal pembelian barang;
- Nama penjual;
- Daftar barang yang dibeli secara detail;
- Bukti laporan kartu kredit;
- Bukti faktur;
- Tanda tangan terima atasan.
Jenis Biaya Klaim
Dalam pengertian apa itu reimbursement, diketahui bahwa ada biaya yang akan diganti oleh perusahaan. Lalu, biaya apa sajakah yang dimaksud?
Jadi, jenis biaya yang menjadi tanggungan perusahaan termasuk dalam sistem reimbursement. Kebijakan ini harus kamu ketahui agar tidak gegabah dalam mengeluarkan uang pribadi. Contoh biaya yang umumnya ditanggung melalui klaim reimbursement yakni:
- Biaya telepon;
- Biaya akomodasi dan transportasi;
- Biaya kebutuhan kantor;
- Biaya kesehatan;
- Biaya tunjangan yang sudah disepakati oleh perusahaan.
Tanggal Pengajuan Remburs
Hal penting lain dalam sistem remburs yakni deadline pengajuan. Umumnya, perusahaan akan mengumumkan batas pengajuan klaim pada tanggal-tanggal tertentu. Sebagai contoh, maksimal 1 minggu sebelum dana diproses.
Selain demi ketertiban, batas pengajuan klaim remburs bertujuan untuk memudahkan perusahaan dalam pengecekan kelengkapan serta ketepatan dokumen. Jadi, pastikan kamu mengetahui deadline pengajuan klaim agar tidak hangus.
Tanggal Pemberian Remburs
Setelah dokumen yang disyaratkan sudah lengkap dan sah, perusahaan akan memproses pengajuan kemudian mencairkan uang pada tanggal tertentu. Sistem penggantian dana bisa dilakukan dengan uang tunai, transfer bank atau cek.
Larangan dalam Remburs
Ternyata, pengajuan klaim reimbursement dapat ditolak oleh perusahaan apabila pihak pemohon terbukti melakukan pelanggaran. Berikut larangan dalam reimbursement yang dapat menggagalkan kamu untuk memperoleh uang pengganti:
- Biaya pengeluaran fiktif yakni biaya yang hanya dikarang oleh karyawan sehingga tidak sesuai dengan kenyataan;
- Multiple reimbursement yaitu penyerahan beberapa bukti pembayaran yang ternyata tidak dikeluarkan untuk kepentingan perusahaan;
- Pengeluaran yang tidak ditanggung adalah biaya yang tidak termasuk dalam jenis klaim, namun karyawan tetap mengajukannya kepada perusahaan;
- Jumlah pengeluaran yang dilebihkan adalah penambahan total biaya secara sengaja oleh karyawan agar perusahaan mengganti uang lebih banyak dari total yang sebenarnya.
Jenis-Jenis Reimbursement
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya bahwa tidak semua biaya bisa diganti oleh perusahaan. Berikut jenis reimbursement yang umumnya ditanggung perusahaan:
Biaya Perjalanan
Jenis biaya yang pertama adalah perjalanan atau transportasi. Pengertian apa itu reimbursement perjalanan adalah dana yang dikeluarkan perusahaan untuk mengganti biaya keperluan selama melakukan perjalanan bisnis.
Biaya ini mencakup tiket pesawat atau kereta api, penginapan, dan ongkos transportasi lain yang penggunaannya demi kepentingan pekerjaan. Lebih detailnya, perusahaan sudah mengatur komponen biaya yang termasuk dalam perjalanan bisnis.
Walaupun umum diberikan, namun ada perusahaan yang tidak menyediakan reimbursement perjalanan bisnis. Biasanya, perusahaan tersebut sudah memberikan ongkos melalui tunjangan transportasi kepada karyawan.
Operasional Bisnis
Pengertian apa itu reimbursement operasional adalah uang yang dikeluarkan perusahaan untuk mengganti biaya operasional yang sebelumnya dibayarkan oleh karyawan. Jenis biaya ini bisa diajukan kepada perusahaan agar mendapatkan pengembalian dari uang perusahaan.
Contoh biaya operasional bisnis meliputi pembelian perlengkapan kantor, pembelian pulsa untuk menelpon klien. Selain itu, penyewaan tempat untuk acara perusahaan dan pembayaran program pelatihan karyawan.
Sebelum mengajukan klaim remburs operasional bisnis, pastikan kamu sudah melengkapi dokumen yang valid. Hal yang harus jelas antara lain tanggal pembayaran, nama penerima uang, total pengeluaran, alasan pembayaran dan informasi penguat lain yang relevan.
Ganti Rugi Kesehatan
Selanjutnya, jenis biaya lain yang dicover oleh perusahaan melalui pengajuan reimbursement yakni biaya kesehatan. Pengertian apa itu reimbursement kesehatan adalah dana yang perusahaan keluarkan untuk mengganti biaya pengobatan karyawan.
Contohnya seperti biaya pembelian obat, perawatan dan pemeriksaan gigi. Namun, perusahaan tidak menerima pengajuan reimbursement jika sudah menyediakan fasilitas BPJS atau jenis asuransi kesehatan lain.
Cara Pengajuan Reimbursement
Adanya reimbursement memang menjadi jaminan yang melegakan bagi para karyawan karena bisa mendapatkan kompensasi atas pengeluaran pribadi untuk kepentingan perusahaan. Namun, terdapat aturan dalam pengajuan reimburse yang harus dipatuhi agar uang dapat cair.
Bagaimana cara mengajukan reimbursement yang benar? Secara umum, langkah-langkahnya berikut ini:
Mempelajari Ketentuan Pengajuan Reimbursement
Sebelum mengajukan reimbursement, pastikan kamu sudah memahami ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan. Jika tetap nekat mengajukan klaim padahal tidak sesuai dengan ketentuan, maka tidak akan ada penggantian uang.
Perusahaan memang berhak untuk menentukan biaya apa saja yang ditanggung sekaligus batasan nominalnya. Dengan begitu, perusahaan dapat menekan biaya pengeluaran yang berlebihan.
Sebagai contoh, ada perusahaan yang tidak menerima pengajuan reimbursement transportasi perjalanan dinas karena sudah disediakan tunjangan harian. Ada juga perusahaan yang menetapkan batas maksimal pengembalian dana sehingga tidak diganti full.
Contoh kebijakan lain yakni pembatasan jenis transportasi dan akomodasi. Misalnya, uang pengganti akan cair jika karyawan menggunakan maskapai A atau menginap di hotel B.
Menyiapkan Dokumen yang Diminta
Selanjutnya, pastikan untuk menyiapkan semua persyaratan yang diminta oleh perusahaan. Hal ini sangat penting karena menentukan apakah pengajuan klaim akan diterima atau ditolak. Jika ada dokumen yang masih kurang atau terbukti tidak valid, maka uang pengganti tidak akan cair.
Secara umum, persyaratan utama untuk mengajukan klaim reimbursement seperti bukti pembayaran, informasi detail mengenai alasan pengeluaran uang, laporan kartu kredit, tanda tangan penerima dan faktur.
Jika perusahaan menyediakan form khusus untuk mengajukan reimbursement, maka pastikan untuk mengambil form yang tepat. Sebab, form yang tersedia biasanya dikategorikan berdasarkan jenis reimbursement, apakah biaya operasional, kesehatan, atau biaya perjalanan dinas.
Mengumpulkan Bukti Klaim Reimbursement
Pada definisi apa itu reimbursement dijelaskan bahwa perusahaan akan mengganti uang pribadi yang dikeluarkan oleh karyawannya. Karena berurusan dengan uang, maka bukti pengeluaran wajib dilampirkan.
Bukti pengeluaran uang seperti kwitansi atau invoice harus dilengkapi dengan informasi yang lengkap. Contohnya, jenis barang, jumlah barang, nama penjual atau toko barang tersebut dibeli, jenis kegiatan, tempat gedung yang disewa dan tanggal transaksi dilakukan.
Jangan sekali-kali melakukan kecurangan karena reimbursement pasti akan ditolak. Jenis kecurangan yang dimaksud seperti memalsukan kwitansi, menambah nominal pengeluaran, memalsukan nama penerima atau mengajukan klaim di luar biaya tanggungan perusahaan.
Meninjau Kembali Semua Persyaratan
Setelah menyiapkan persyaratan yang diminta, jangan dulu diajukan. Sebaiknya, tinjau kembali untuk memastikan semua dokumen sudah relevan atau belum dengan pengajuan reimbursement. Jika ditemukan bukti pembayaran yang tidak penting, maka segera pisahkan.
Pengecekan ulang juga bertujuan untuk menghindari dokumen yang ganda. Misalnya, ternyata kamu menyiapkan 2 lembar kwitansi pembelian barang yang sama. Jika begitu, maka cukup gunakan salah satunya saja.
Terkesan sepele namun tahap ini sangat penting. Dengan mengecek ulang persyaratan, maka peluang keberhasilan pengajuan reimbursement akan tinggi.
Selain itu, dengan menyingkirkan dokumen yang dobel, maka akan mempercepat proses verifikasi dokumen oleh perusahaan. Sebab, dokumen rangkap 2 yang ternyata sama akan membingungkan.
Mengajukan Reimbursement Sesegera Mungkin
Pengajuan reimbursement harus dilakukan sesegera mungkin sebelum melewati deadline. Perusahaan memang selalu menetapkan batas pengajuan klaim reimbursement pada periode tertentu. Maka dari itu, kamu harus mengetahui batas maksimal pengumpulan persyaratannya.
Dengan mengajukan di awal waktu, maka pihak perusahaan memiliki banyak waktu untuk mengecek kelengkapan dokumen. Jika ternyata ada dokumen yang salah atau tidak valid, kamu masih punya waktu untuk menggantinya.
Manfaat lain adalah uang pengganti bisa cair tepat waktu. Perusahaan pasti membutuhkan waktu untuk memproses pengajuan hingga mencairkan dana kompensasi. Terlebih, jumlah pemohon pasti banyak. Jika kamu mengulur waktu, maka pencairan dananya pun bisa terlambat.
Mengecek Ulang Pengembalian Dana yang Telah Diterima
Ketika sudah menerima uang pengganti dari perusahaan, sebaiknya periksa jumlahnya. Tujuannya untuk memastikan nominal yang kamu terima sesuai dengan nominal yang kamu ajukan ke perusahaan.
Perusahaan pasti sudah memiliki tim berpengalaman untuk menangani masalah reimbursement. Namun, bukan berarti kesalahan dapat dihindari 100% sehingga kamu perlu melakukan pengecekan ulang.
Jika langsung mengetahui ada kekurangan nominal, maka kamu bisa langsung melapor ke perusahaan. Hal tersebut tentu memudahkan tim untuk menindaklanjuti dengan lebih cepat. Berkas yang kamu kumpulkan pun kemungkinan besar masih gampang ditemukan.
Pengetahuan mengenai apa itu reimbursement dan cara mengajukannya sangat berguna sehingga kamu bisa memperoleh uang ganti dari perusahaan. Fasilitas semacam ini memang cukup menguntungkan bagi karyawan sehingga prosedur pengajuannya harus diperhatikan dengan baik.
Klik dan dapatkan info kost di dekatmu:
Kost Denpasar Bali Harga Murah