4 Contoh Bentuk Buku Besar Akuntansi beserta Cara Membuatnya yang Benar
4 Contoh Bentuk Buku Besar Akuntansi beserta Cara Membuatnya yang Benar — Dalam dunia akuntansi, buku besar memegang peranan krusial sebagai sarana untuk merekam semua transaksi keuangan yang terjadi dalam suatu entitas bisnis.
Memiliki buku besar yang terstruktur dengan baik tidak hanya memudahkan proses pelaporan keuangan, tetapi juga membantu dalam analisis dan pengambilan keputusan bisnis.
Untuk itu, dalam artikel ini, kita akan mempelajari berbagai contoh bentuk buku besar akuntansi dan langkah-langkah mendetail dalam menyusunnya dengan benar. Simak terus, ya!
Definisi dan Poin Penting Buku Besar Akuntansi
Daftar Isi
Daftar Isi
Sebelum kita membahas lebih jauh mengenai contoh bentuk buku besar akuntansi, maka akan lebih baik kalau kita pahami dulu definisinya. Apa itu buku besar akuntansi?
Definisi
Buku besar akuntansi, seringkali hanya disebut buku besar, adalah catatan akuntansi yang menyajikan ringkasan dari semua akun dalam sistem akuntansi suatu organisasi.
Setiap transaksi yang terjadi dalam bisnis dicatat di dalam buku besar, dan ini menjadi dasar untuk menyusun laporan keuangan.
Buku besar adalah komponen inti dari sistem akuntansi dan berfungsi untuk menyediakan gambaran umum tentang posisi keuangan bisnis.
Ketika dilakukan dengan benar, buku besar akan memberikan informasi yang akurat dan up-to-date tentang kondisi keuangan sebuah organisasi.
Poin-Poin Penting dalam Buku Besar Akuntansi
Sebelum kita membahas mengenai contoh bentuk buku besar akuntansi, maka ada baiknya kalau kita pahami dulu poin-poin yang ada di dalam buku besar.
Berikut adalah beberapa poin penting tentang buku besar akuntansi.
Struktur Buku Besar
Buku besar terdiri dari berbagai halaman, dan setiap halaman didedikasikan untuk satu akun tertentu. Sebagai contoh, bisa ada halaman khusus untuk “Kas,” “Piutang Usaha,” “Perlengkapan,” dan seterusnya.
Fungsi Utama
Buku besar bertindak sebagai pusat informasi bagi semua transaksi yang terjadi dalam bisnis. Ia mengkonsolidasikan semua entri jurnal ke dalam akun-akun tertentu, sehingga kita bisa melihat saldo akhir dari setiap akun.
Entri Jurnal ke Buku Besar
Setelah transaksi dicatat di dalam jurnal umum (dalam bentuk entri jurnal), entri tersebut kemudian diposting (ditransfer) ke akun yang relevan di dalam buku besar.
Saldo Akun
Di akhir periode akuntansi, setiap akun di buku besar akan memiliki saldo (bisa debit atau kredit, tergantung pada jenis akunnya).
Saldo ini akan digunakan untuk membuat neraca saldo, yang selanjutnya digunakan untuk menyusun laporan keuangan.
Jenis Akun
Ada lima jenis akun utama dalam buku besar, yakni: Aktiva (aset), Kewajiban (liabilitas), Modal (ekuitas pemilik), Pendapatan, dan Biaya.
Setiap akun memiliki sisi debit dan kredit, dan norma debit kredit berbeda-beda untuk masing-masing jenis akun.
Pentingnya Rekonsiliasi
Untuk memastikan keakuratan catatan, penting bagi bisnis untuk rutin melakukan rekonsiliasi buku besar, khususnya untuk akun-akun seperti kas dan bank.
Buku Besar Pembantu
Dalam organisasi yang lebih besar dengan banyak transaksi, mungkin ada buku besar pembantu yang digunakan untuk mendetailkan informasi dari akun tertentu dalam buku besar utama.
Sebagai contoh, buku besar pembantu piutang bisa digunakan untuk melacak setiap pelanggan dan jumlah yang mereka hutang.
Software Akuntansi
Dengan perkembangan teknologi, banyak organisasi sekarang menggunakan software akuntansi untuk mengotomatisasi proses entri jurnal dan pemostingan ke buku besar.
Adanya software ini mempermudah dan mempercepat proses akuntansi.
Struktur dan Bentuk Buku Besar Akuntansi
Di segmen ini, kita akan membahas mengenai contoh bentuk buku besar akuntansi.
Untuk membahas contoh bentuk buku besar akuntansi maka kita akan menguraikan jenis-jenis buku besar akuntansi seperti di bawah ini.
1. Buku Akuntansi Bentuk T
Contoh bentuk buku besar akuntansi yang pertama adalah buku akuntansi bentuk T. Buku akuntansi bentuk T merujuk pada representasi visual dari akun dalam akuntansi yang menyerupai huruf “T”.
Model ini kerap dipilih oleh banyak pihak. Buku besar jenis ini berfungsi untuk analisis transaksi dan memberikan gambaran tentang cara kerja akun.
Bentuk buku ini adalah cara tradisional dan sederhana untuk memvisualisasikan dan mencatat entri debit dan kredit untuk akun tertentu.
Kelebihan Buku Akuntansi Bentuk T
- Sederhana dan Mudah Dipahami
Bentuk T memberikan visualisasi yang jelas tentang bagaimana transaksi mempengaruhi suatu akun.
- Pengenalan Dasar Akuntansi
Bagi mereka yang baru belajar akuntansi, bentuk T memberikan pengenalan yang baik ke konsep debit dan kredit.
Meskipun bentuk T adalah alat yang berguna, terutama untuk pemula, banyak perusahaan modern menggunakan software akuntansi yang memudahkan pemrosesan entri jurnal dan pemostingan ke buku besar.
Hal ini menyebabkan penggunaan bentuk T secara manual menjadi jarang. Namun, untuk keperluan pendidikan atau pemahaman konsep dasar, bentuk T tetap relevan.
Struktur Buku Akuntansi Bentuk T
Contoh Buku Besar Akuntansi Bentuk T
2. Buku Besar Staffel
Contoh bentuk buku besar akuntansi yang berikutnya adalah bentuk staffel. Keunikan dari buku besar ini terletak pada desain halamannya serta kolom saldo yang ada.
Ada dua jenis buku besar staffel, yaitu yang memiliki tiga kolom dengan satu kolom saldo, dan yang lainnya memiliki empat kolom dengan dua kolom saldo.
Contoh bentuk buku besar akuntansi bentuk staffel akan diuraikan di bawah ini.
A. Bentuk Staffel Berkolom Saldo Tunggal
Contoh bentuk buku besar akuntansi jenis Staffel yang pertama adalah Bentuk Staffel Berkolom Saldo Tunggal.
Bentuk Staffel Berkolom Saldo Tunggal adalah salah satu format buku besar yang biasa digunakan dalam sistem akuntansi.
Bentuk ini khususnya cocok untuk akuntansi yang menggunakan sistem pencatatan sederhana dan tidak memerlukan pemisahan antara debit dan kredit yang detail.
Struktur Buku Akuntansi Bentuk Staffel Berkolom Saldo Tunggal
- Tanggal: Kapan transaksi terjadi.
- Keterangan: Deskripsi singkat tentang transaksi.
- Ref. Jurnal: Referensi ke jurnal umum di mana entri asli dibuat.
- Mutasi Debit: Jumlah perubahan debit untuk transaksi.
- Mutasi Kredit: Jumlah perubahan kredit untuk transaksi.
- Saldo: Saldo akun setelah setiap transaksi, yang diperbarui berdasarkan mutasi debit atau kredit.
Struktur Buku Akuntansi Staffel Berkolom Saldo Tunggal
Contoh Buku Akuntansi Staffel Berkolom Saldo Tunggal
Format ini memberikan gambaran singkat tentang aktivitas akun tanpa perlu menampilkan kolom saldo debit dan kredit secara terpisah.
Meskipun sederhana, Bentuk Staffel Berkolom Saldo Tunggal efektif untuk bisnis atau kegiatan yang memiliki transaksi sederhana dan jumlah akun yang terbatas.
B. Bentuk Staffel Berkolom Saldo Rangkap
Contoh bentuk buku besar akuntansi jenis Staffel yang pertama adalah Bentuk Staffel Berkolom Saldo Rangkap.
Bentuk Staffel Berkolom Saldo Rangkap adalah format buku besar yang dirancang untuk memberikan gambaran yang lebih mendetail tentang perubahan saldo debit dan kredit dari suatu akun.
Berbeda dengan bentuk Staffel Berkolom Saldo Tunggal, format ini memisahkan saldo debit dan kredit dalam kolom-kolom terpisah, memungkinkan pengguna untuk melihat saldo berjalan dari kedua sisi secara bersamaan.
Struktur Buku Akuntansi Bentuk Staffel Berkolom Saldo Rangkap:
- Tanggal: Kapan transaksi terjadi.
- Keterangan: Deskripsi singkat tentang transaksi.
- Ref. Jurnal: Referensi ke jurnal umum di mana entri asli dibuat.
- Mutasi Debit: Jumlah perubahan debit untuk transaksi.
- Mutasi Kredit: Jumlah perubahan kredit untuk transaksi.
- Saldo Debit: Saldo debit yang berjalan setelah transaksi.
- Saldo Kredit: Saldo kredit yang berjalan setelah transaksi.
- Saldo: Saldo neto dari akun setelah setiap transaksi.
Contoh Buku Akuntansi Staffel Berkolom Saldo Rangkap
Dalam format ini, kita dapat dengan mudah melihat saldo debit dan kredit setelah setiap transaksi dan bagaimana mereka mempengaruhi saldo neto akun.
Bentuk Staffel Berkolom Saldo Rangkap memberikan gambaran yang lebih mendetail tentang perubahan saldo dari waktu ke waktu.
Hal ini menjadikan buku besar jenis ini sebagai pilihan yang bagus untuk bisnis atau kegiatan dengan volume transaksi yang lebih besar atau untuk mereka yang ingin analisis yang lebih mendalam tentang aktivitas akun mereka.
Seperti format buku besar lainnya, keputusan untuk menggunakan format tertentu akan tergantung pada kebutuhan dan preferensi bisnis.
3. Struktur Buku Akuntansi Bentuk Skontro
Contoh bentuk buku besar akuntansi yang berikutnya adalah bentuk Skontro. Buku besar jenis skontro, dikenal juga dengan model dua kolom.
Meskipun memiliki kesamaan dengan buku besar model T, buku besar skontro menawarkan konten yang lebih rinci.
Buku besar jenis ini sering dipilih oleh perusahaan karena mampu menyajikan detail transaksi dengan jelas namun tetap mudah untuk digunakan.
- Tanggal: Kapan transaksi terjadi.
- Keterangan: Deskripsi singkat tentang transaksi.
- Ref.: Referensi ke jurnal umum (opsional).
- Debit: Jumlah debit untuk transaksi.
- Kredit: Jumlah kredit untuk transaksi.
- Saldo Debit: Total saldo debit setelah transaksi.
- Saldo Kredit: Total saldo kredit setelah transaksi.
- Saldo Akhir: Saldo akun setelah transaksi. Ini biasanya adalah selisih antara saldo debit dan kredit.
Contoh Buku Akuntansi Bentuk Skontro
Dalam format skontro, kita dapat dengan mudah melihat saldo berjalan dari suatu akun setelah setiap transaksi. Ini memudahkan pengguna untuk melacak dan memahami perubahan saldo dari waktu ke waktu.
Meskipun bentuk skontro lebih terstruktur daripada bentuk T, keputusan untuk menggunakan salah satu tergantung pada preferensi pengguna dan kebutuhan bisnis.
Dengan adanya software akuntansi modern, banyak dari format buku besar manual ini sudah menjadi kurang umum, tetapi pemahaman dasarnya tetap penting bagi mereka yang belajar akuntansi.
Semoga contoh bentuk buku besar akuntansi yang dibahas cukup memberikan gambaran.
Cara Membuat Buku Besar Akuntansi
Setelah kita membahas mengenai contoh bentuk buku besar akuntansi maka akan membahas cara membuat buku besarnya.
Membuat buku besar akuntansi melibatkan beberapa langkah dasar.
Sebelum masuk ke detail dan contoh buku besar akuntansi untuk pembahasan lebih lanjut, penting untuk memahami bahwa jika kamu telah menyusun jurnal umum maka semuanya akan jadi lebih mudah.
Hal ini dikarenakan buku besar memerlukan informasi dari jurnal tersebut. Untuk pemahaman lebih lanjut, kamu bisa mempelajarinya di contoh bentuk buku besar akuntansi di segmen sebelumnya, ya.
Seperti yang sudah kita bahas sebelumnya mengenai contoh bentuk buku besar akuntansi, maka selanjutnya kita akan menguraikan cara membuat buku besar akuntansi terlebih dahulu.
Berikut adalah langkah-langkah dasar dalam membuat buku besar akuntansi.
1. Pilih Akun yang Dibutuhkan
Dalam akuntansi, sebuah “akun” adalah satuan pencatatan yang digunakan untuk mengelompokkan transaksi-transaksi serupa. Pemilihan akun tergantung pada jenis transaksi yang umum terjadi dalam bisnis kamu.
Kas
Ini adalah akun yang mencatat semua transaksi yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran kas.
Semua penerimaan, seperti pendapatan dari penjualan, akan dicatat sebagai debit, sementara semua pengeluaran, seperti pembayaran kepada pemasok, akan dicatat sebagai kredit.
Piutang Usaha
Akun ini digunakan untuk mencatat jumlah uang yang pelanggan berutang kepada bisnis karena pembelian barang atau jasa secara kredit.
Jika bisnis kamu menjual barang kepada pelanggan dan memungkinkan mereka membayar kemudian, jumlah tersebut akan dicatat di sini.
Hutang Usaha
Akun ini adalah kebalikan dari Piutang Usaha. Ini mencatat jumlah uang yang bisnis kamu berutang kepada pemasok karena pembelian barang atau jasa yang belum dibayar.
Pendapatan
Semua pemasukan yang diterima bisnis, baik dari penjualan produk, penyediaan jasa, atau sumber pendapatan lainnya, dicatat di sini.
Biaya Gaji
Akun ini khusus mencatat semua pengeluaran yang berkaitan dengan gaji dan upah karyawan.
Ada banyak akun lain yang mungkin perlu kamu pertimbangkan, tergantung pada kompleksitas bisnis kamu.
Contoh lain termasuk “Persediaan,” “Perlengkapan,” “Biaya Sewa,” “Akumulasi Penyusutan,” dan lainnya.
2. Buat Halaman untuk Setiap Akun
Seperti yang sudah kita lihat dalam contoh bentuk buku besar akuntansi, setelah menentukan akun-akun yang kamu perlukan, langkah berikutnya adalah menyediakan ruang khusus untuk masing-masing akun tersebut.
Ruang khusus itu bisa dalam format fisik (seperti buku besar tradisional) atau format digital (seperti dalam spreadsheet atau software akuntansi).
Dalam Buku
Jika kamu menggunakan buku besar fisik, dedikasikan satu atau beberapa halaman untuk masing-masing akun.
Di atas halaman, tulis nama akun sebagai judul. Di bawahnya, kamu bisa membagi halaman menjadi kolom-kolom seperti “Tanggal,” “Keterangan,” “Debit,” “Kredit,” dan “Saldo.”
Dalam Spreadsheet atau Software
Jika kamu menggunakan software atau spreadsheet digital, kamu dapat membuat tab atau sheet terpisah untuk setiap akun.
Di setiap sheet, kamu akan memiliki baris-baris untuk entri dan kolom-kolom yang serupa dengan format buku fisik.
Hal ini seperti yang bisa kamu lihat di contoh bentuk buku besar akuntansi yang dibahas di segmen sebelumnya.
3. Ambil Data dari Jurnal Umum
Sebelum memahami proses ini, penting untuk mengetahui apa itu jurnal umum. Jurnal umum adalah buku pencatatan pertama yang mencatat setiap transaksi bisnis dalam urutan kronologis.
Setiap entri di jurnal umum disebut entri jurnal, dan biasanya terdiri dari tanggal, keterangan, jumlah debit, jumlah kredit, dan akun yang terpengaruh.
Proses Ambil Data
- Review Entri
Mulailah dengan melihat setiap entri jurnal yang telah kamu buat di jurnal umum. Ini akan memberi kamu gambaran tentang transaksi apa saja yang perlu diposting ke buku besar.
- Identifikasi Akun Terkait
Setiap entri jurnal biasanya melibatkan setidaknya dua akun (sesuai dengan prinsip akuntansi kamu).
Misalnya, jika kamu telah mencatat penjualan barang secara kredit, entri jurnal mungkin melibatkan akun “Pendapatan” (kredit) dan “Piutang Usaha” (debit).
4. Lakukan Pemostingan
Pemostingan adalah proses mentransfer informasi dari jurnal umum ke buku besar.
Setelah transaksi direkam di jurnal umum, mereka harus ditempatkan di akun yang relevan di buku besar untuk melihat gambaran kumulatif dari setiap transaksi yang berkaitan dengan akun tertentu.
Proses Pemostingan
- Pilih Entri
Ambil entri pertama dari jurnal umum Kamu.
- Tentukan Akun yang Terpengaruh
Seperti yang disebutkan sebelumnya, lihat akun yang terlibat dalam entri jurnal.
Misalnya, jika entri jurnal menunjukkan debit ke “Piutang Usaha” dan kredit ke “Pendapatan”, kamu akan mengunggah ke kedua akun ini di buku besar.
- Transfer Data
Pada halaman atau kolom buku besar untuk akun “Piutang Usaha”, masukkan tanggal entri, keterangan, dan jumlah debit.
Kemudian, di halaman atau kolom untuk “Pendapatan”, masukkan tanggal, keterangan, dan jumlah kredit.
- Ulangi untuk Semua Entri
Lakukan proses yang sama untuk setiap entri di jurnal umum sampai semua entri telah diposting ke buku besar.
- Cek Saldo
Setelah memposting entri, kamu dapat menghitung saldo untuk setiap akun di buku besar dengan menjumlahkan debit dan kredit. Ini akan memberikan gambaran tentang posisi setiap akun pada titik waktu tertentu.
Dengan pemostingan yang akurat dan tepat waktu, buku besar kamu akan menyediakan gambaran yang komprehensif dan up-to-date tentang keadaan keuangan bisnis kamu.
5. Hitung Saldo untuk Setiap Akun
Setelah kamu memposting semua entri dari jurnal umum ke buku besar, penting untuk mengetahui saldo akhir dari setiap akun.
Saldo ini memberikan gambaran tentang nilai atau posisi akun pada titik waktu tertentu.
Proses Menghitung Saldo
- Akun Aktiva dan Biaya
Untuk akun seperti aktiva (misalnya, Kas, Persediaan, Piutang Usaha) dan biaya (misalnya, Biaya Gaji, Biaya Sewa), saldo dihitung dengan mengurangkan total kredit dari total debit.
Jika debit melebihi kredit, akun tersebut memiliki saldo debit. Jika kredit melebihi debit, akun tersebut memiliki saldo kredit. Untuk gambaran lebih jelasnya kamu bisa lihat di contoh bentuk buku besar akuntansi di atas ya.
- Akun Kewajiban, Modal, dan Pendapatan
Untuk akun seperti kewajiban (misalnya, Hutang Usaha), modal (misalnya, Modal Pemilik), dan pendapatan (misalnya, Pendapatan Penjualan), saldo dihitung dengan mengurangkan total debit dari total kredit.
Jika kredit melebihi debit, akun tersebut memiliki saldo kredit. Jika debit melebihi kredit, akun tersebut memiliki saldo debit.
- Cek Saldo
Saldo untuk setiap akun biasanya dicatat di kolom paling kanan dari buku besar dan diperbarui setiap kali ada pemostingan baru ke akun tersebut
6. Lakukan Rekonsiliasi
Rekonsiliasi adalah proses memeriksa dan memastikan bahwa catatan kamu akurat dan konsisten. Dalam konteks buku besar, hal ini sering berarti memastikan bahwa total debit sama dengan total kredit.
Proses Rekonsiliasi
- Total Debit dan Kredit
Jumlahkan semua debit dan semua kredit di seluruh buku besar kamu. Ini harus seimbang atau sama, sesuai dengan prinsip dasar akuntansi kamu.
- Identifikasi Ketidaksesuaian:
Jika kamu menemukan bahwa total debit dan kredit tidak seimbang, ini mungkin menunjukkan bahwa ada kesalahan dalam pemostingan atau pencatatan entri.
Kamu mungkin perlu kembali melihat jurnal umum kamu atau memeriksa entri buku besar untuk menemukan kesalahan tersebut.
- Koreksi Kesalahan
Jika kamu menemukan kesalahan, koreksi segera. Ini mungkin melibatkan membuat entri koreksi di jurnal umum dan kemudian mempostingnya ke buku besar.
- Rekonsiliasi Berkala
Meskipun kamu mungkin melakukan rekonsiliasi setelah setiap periode akuntansi (misalnya, bulanan atau tahunan), baiknya untuk memeriksa keseimbangan buku besar kamu secara rutin untuk mendeteksi kesalahan sesegera mungkin.
Dengan melakukan rekonsiliasi secara rutin, kamu memastikan integritas dan akurasi catatan keuangan kamu, yang penting untuk pengambilan keputusan bisnis dan pelaporan keuangan yang tepat.
7. Update Secara Berkala
Mengupdate buku besar secara berkala adalah prinsip penting dalam akuntansi untuk memastikan bahwa catatan keuangan kamu selalu akurat dan mencerminkan aktivitas bisnis yang sebenarnya.
Pentingnya Update Berkala
- Catatan yang Akurat
Memposting entri ke buku besar segera setelah pencatatan di jurnal umum memastikan bahwa kamu tidak lupa atau melewatkan transaksi apa pun.
Ini sangat penting untuk menghindari ketidaksesuaian atau kesalahan dalam laporan keuangan kamu.
- Kemudahan Pelacakan
Meng-update buku besar secara berkala memudahkan untuk melacak posisi keuangan kamu secara real-time. Ini membantu dalam pengambilan keputusan bisnis yang tepat waktu.
- Persiapan untuk Audit atau Pemeriksaan
Memiliki catatan yang selalu up-to-date memudahkan jika bisnis kamu perlu menjalani audit atau pemeriksaan. Ini menunjukkan bahwa kamu memiliki sistem akuntansi yang terorganisir dengan baik.
8. Pertimbangkan Penggunaan Software
Dalam era digital saat ini, banyak bisnis beralih dari sistem pencatatan manual ke software akuntansi untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam proses akuntansi mereka.
Seperti yang kamu lihat dalam contoh bentuk buku besar akuntansi sebelumnya, pembuatannya menggunakan software.
Keuntungan Menggunakan Software Akuntansi
- Otomatisasi Proses
Sebagian besar software akuntansi modern dapat otomatis memposting entri dari jurnal umum ke buku besar. Ini menghilangkan kebutuhan untuk entri manual kamu, mengurangi kemungkinan kesalahan.
- Integrasi dengan Sistem Lain
Software akuntansi sering kali dapat terintegrasi dengan sistem lain seperti sistem manajemen inventori, pembayaran gaji, atau platform e-commerce. Ini memudahkan sinkronisasi data di seluruh platform bisnis kamu.
- Laporan Keuangan
Banyak software akuntansi menawarkan fitur untuk menghasilkan laporan keuangan otomatis, seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.
- Keamanan Data
Software akuntansi biasanya memiliki fitur keamanan untuk melindungi data keuangan kamu dari akses yang tidak sah atau kehilangan data.
- Kemudahan Akses
Sebagian besar software akuntansi kini berbasis cloud, yang memungkinkan kamu mengakses data keuangan kamu dari mana saja dan kapan saja, selama kamu memiliki koneksi internet.
Namun, penting untuk memilih software akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan dan ukuran bisnis kamu.
Selain itu, akan lebih baik kalau melakukan penelitian atau berkonsultasi dengan seorang akuntan sebelum memutuskan platform mana yang terbaik untuk bisnis kamu.
Semoga kamu bisa membuat buku besar versimu sendiri ya setelah memahami contoh bentuk buku besar akuntansi dan cara membuatnya.
Penutup
Mengerti berbagai contoh bentuk buku besar akuntansi dan bagaimana cara menyusunnya dengan benar adalah keterampilan dasar yang penting bagi setiap akuntan dan pemilik bisnis.
Semoga informasi dalam artikel ini membantu kamu dalam mendalami dan menerapkan praktik akuntansi di sekolah. Selamat menyusun buku besar dengan efektif dan efisien!
Klik dan dapatkan info kost di dekat kampus idamanmu: