Contoh LPJ Kegiatan dan Cara Membuatnya yang Benar (Laporan Pertanggung Jawaban)

Contoh LPJ Kegiatan dan Cara Membuatnya yang Benar (Laporan Pertanggung Jawaban) – Contoh LPJ kegiatan sangat diperlukan khususnya jika kamu baru pertama kali membuatnya. Sebab Laporan pertanggung jawaban atau LPJ tidak bisa dibuat secara sembarangan.

Sesuai namanya, LPJ merupakan laporan sebagai bentuk pertanggung jawab terhadap berjalannya suatu kegiatan. Sehingga seluruh aktivitas dan anggaran tercantum di dalamnya.

Jika kamu membuat LPJ secara asal-asalan, maka pertanggung jawaban terhadap pelaksanaan kegiatan tidak bisa diterima. Oleh karena itu jangan sembarangan dalam membuat LPJ.

Karena itulah pembuatan LPJ sangat penting di organisasi atau instansi apapun. Apalagi jika pelaksanaan kegiatan tersebut mendapatkan dana dari pihak-pihak tertentu.

Pentingnya Membuat Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ)

Sebelum kami memberikan contoh LPJ kegiatan, kami akan membahas tentang pentingnya hal ini terlebih dahulu. Sehingga kamu akan lebih serius ketika membuat sebuah LPJ.

Seperti kami sebutkan sebelumnya bahwa LPJ merupakan bentuk pertanggung jawaban terhadap berjalannya acara.

LPJ ini memiliki beberapa peran penting yaitu sebagai berikut ini.

1. Melaporkan Proses Berjalannya Kegiatan

Kamu akan melihat di dalam contoh LPJ kegiatan berisi tentang pelaksanaan kegiatan dari persiapan hingga akhir. Karena memang salah satu fungsi LPJ adalah menunjukkan hal tersebut.

Melalui LPJ, berbagai pihak berkepentingan bisa mengetahui apa saja yang terjadi pada sebuah kegiatan.

Sehingga proses kegiatan tidak bisa berjalan secara sembarangan.

2. Mencegah Penyalahgunaan Dana

Di dalam sebuah LPJ kegiatan, kamu juga akan melihat di dalamnya berisi laporan penggunaan dana.

Karena itu setiap dana yang masuk dan keluar dalam kegiatan harus tercatat.

Hal ini dimaksudkan agar dana yang terkumpul untuk kegiatan tidak disalahgunakan.

Sehingga dana tersebut benar-benar digunakan untuk melaksanakan kegiatan.

3. Bahan Evaluasi Kegiatan Mendatang

Contoh LPJ Kegiatan juga menunjukkan masalah dan hambatan terkait pelaksanaan kegiatan.

Karena itu LPJ bisa dijadikan sebagai bahan evaluasi untuk melaksanakan kegiatan selanjutnya.

Dari LPJ, kamu bisa mengetahui potensi apa saja yang akan terjadi serta cara menanggulanginya.

Beberapa LPJ juga menyertakan saran untuk menyelenggarakan kegiatan di masa mendatang.

Siapa yang Membuat LPJ Kegiatan?

Salah satu hal yang menjadi pertanyaan selain contoh LPJ kegiatan adalah pihak pembuatnya.

Apakah LPJ harus dibuat oleh seluruh panitia yang terlibat di dalam pelaksanaan kegiatan?

Sebenarnya untuk jawaban ini, jawabannya bisa iya dan juga tidak. Iya karena semua panitia memiliki andil di dalam pembuatan LPJ kegiatan.

Namun juga tidak karena LPJ kegiatan hanya disusun oleh beberapa orang saja. 

Beberapa LPJ kegiatan hanya disusun oleh ketua panitia dan juga sekretaris.

Namun tidak sedikit juga kepanitiaan yang melibatkan koordinasi acara dalam penyusunan LPJ secara langsung. Walau begitu tetap setiap pihak memiliki andil dalam pembuatan LPJ.

Karena kamu akan melihat di dalam contoh LPJ kegiatan bahwa isinya sangat banyak. Tentunya setiap bagian dari LPJ tersebut membutuhkan data yang harus dimaksudkan ke dalamnya.

Contoh saja seperti penggunaan dana untuk membeli perlengkapan kebutuhan kegiatan.

Maka pasti dibutuhkan laporan dari divisi perlengkapan untuk membuat laporan di LPJ.

Sehingga jika dalam LPJ divisi perlengkapan tidak melaporkan jumlah pengeluaran, LPJ tidak akan bisa dibuat. Begitu juga dengan berbagai divisi lainnya.

Namun memang ketua panitia, sekretaris, koordinator acara serta bendahara yang akan menyusun LPJ secara mendetail. Sehingga tidak semua divisi terlibat langsung di dalamnya.

Satu hal penting lainnya di dalam LPJ adalah publikasi dan dokumentasi. Sebab di dalam LPJ harus ada bukti dari penyelenggaraan acara yang biasanya berupa foto-foto kegiatan.

Bagian dari Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ)

Jika melihat contoh LPJ kegiatan, mungkin kamu akan sedikit bingung karena ada banyak sekali pembahasan di sana. Padahal sebenarnya bagian dari LPJ kegiatan hanya enam saja.

Sehingga jika kamu sudah memahami keenam bagian tersebut, maka kamu bisa membuat LPJ kegiatan. Berikut ini adalah keenam bagian di dalam LPJ kegiatan.

1. Pendahuluan

Kamu akan melihat di dalam contoh LPJ kegiatan bahwa bagian pendahuluan berisi latar belakang, nama kegiatan serta tujuan dari kegiatan yang akan dilaksanakan.

2. Rencana Pelaksanaan Kegiatan

Bagian ini mencakup rencana mekanisme kegiatan seperti jadwal, materi dan lain sebagainya hingga rencana biaya yang dibutuhkan. Selain itu susunan panitia juga ada di bagian ini.

3. Pelaksanaan Kegiatan

Dari contoh LPJ kegiatan, kamu akan mengetahui bahwa bagian ini berupa deskripsi berjalannya kegiatan. Selain itu, realisasi anggaran juga berada di dalam bagian ini.

4. Evaluasi & Hasil Pelaksanaan Kegiatan

Bagian ini berisi tentang faktor-faktor penghambat atau pendukung dari pelaksanaan kegiatan.

Sehingga berbagai masalah dan dukungan bisa dimasukan ke dalam bagian ini.

Selain itu, kamu juga perlu memasukkan hasil kegiatan di dalam bagian ini. Hasil tersebut berhubungan dengan tujuan dari pelaksanaan kegiatan yang telah dijelaskan sebelumnya.

5. Penutup

Merupakan bagian akhir dari LPJ kegiatan. Beberapa contoh LPJ kegiatan memberikan ucapan terima kasih dan permintaan maaf pada bagian ini.

Namun secara umum, penutup berisi tentang simpulan dan saran dari kegiatan. Biasanya bab penutup sering diperhatikan oleh pembaca dari LPJ kegiatan.

6. Lampiran

Bagian ini hanya berisi lampiran yang mendukung LPJ kegiatan. Contohnya seperti susunan jadwal acara, nota-nota, surat dan berbagai hal lainnya.

Contoh LPJ Kegiatan Pelatihan Program Kreativitas Mahasiswa

Keenam bagian di atas bisa disusun menjadi 3 atau 4 bab tergantung penulisan.

Biasanya bagian pelaksanaan kegiatan dan evaluasi menjadi satu bab di dalam LPJ.

Untuk memperjelas mengenai LPJ kegiatan yang baik, kamu bisa melihat contoh ini. Silakan download LPJ dari sebuah kegiatan yang dilaksanakan mahasiswa UNJ melalui link berikut.

LPJ di atas merupakan laporan pertanggung jawaban acara pelatihan program kreativitas mahasiswa. Sehingga sangat cocok untuk dijadikan bahan pembelajaran untuk kamu.

Dari LPJ di atas, kamu akan bisa mempelajari cara membuat pendahuluan, isi hingga laporan keuangan. Sehingga kamu bisa menjadikannya sebagai referensi saat membuat LPJ.

Meski tentunya pembuatan LPJ tidak terikat hanya pada contoh tersebut saja. Kamu bisa mengembangkan pembuatan LPJ sesuai dengan kebutuhan dan konteks yang dimiliki.

Cara Membuat LPJ Kegiatan Secara Umum

Contoh LPJ kegiatan di atas cukup menggambarkan bagaimana pembuatan LPJ dari suatu kegiatan. Tentunya memahami contoh saja belum cukup agar kamu bisa membuatnya.

Oleh karena itu kami juga telah menyiapkan penjelasan mengenai cara untuk membuat LPJ kegiatan. Silakan simak cara berikut agar kamu bisa membuat LPJ kegiatan.

1. Kumpulkan Informasi

Dari contoh LPJ kegiatan di atas, kamu bisa melihat bahwa di dalamnya berisi sangat banyak informasi. Tentu informasi yang dimaksud berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan.

Oleh karena itu, kamu perlu mengumpulkan informasi terlebih dahulu ketika ingin membuat LPJ kegiatan. Caranya bisa dengan meminta setiap divisi membuat laporan.

2. Menyatukan Informasi

Contoh di atas juga menunjukkan bahwa meski memiliki informasi yang banyak, namun seluruhnya menjadi sebuah kesatuan.

Karena memang informasi dari setiap divisi tersebut tidak boleh berdiri sendiri. Kamu harus bisa menyatukan keseluruhan informasi yang telah didapatkan dari berbagai divisi.

Sehingga tugas membuat LPJ bukan hanya memasukkan laporan yang telah didapatkan dari tiap divisi. Namun menyusun agar setiap informasi tersebut bisa menjadi kesatuan.

3. Lakukan Evaluasi

Contoh LPJ kegiatan di atas secara jelas menunjukkan evaluasi terhadap setiap berjalannya acara. Bahkan hingga setiap divisi mendapatkan porsi evaluasinya masing-masing.

Karena itu kamu harus bisa melakukan evaluasi dari informasi yang telah dimiliki. Sehingga kamu bisa mengetahui apakah kegiatan yang telah terlaksana berhasil atau tidak.

Cara Membuat LPJ Kegiatan Bagian Pendahuluan

Bagian pendahuluan sangat penting di dalam LPJ kegiatan. Bisa kamu lihat di contoh LPJ kegiatan di atas, panitia membuat pendahuluan yang sangat rinci.

Oleh karena itu kamu juga harus bisa membuat pendahuluan yang baik di dalam LPJ. Berikut ini adalah cara untuk membuat bagian pendahuluan di dalam sebuah LPJ kegiatan.

1. Mulai Dari Hal Umum

Bisa kamu lihat pada contoh di atas, bagian pendahuluan dimulai dari bagian umum. Hal ini cukup efektif dalam menjelaskan pentingnya sebuah kegiatan karena memberikan cara pandang makro.

Dengan cara pandang makro tersebut pembaca bisa mengetahui nilai penting kegiatan kamu. Sehingga mereka dapat memahami alasan kegiatan perlu untuk dilangsungkan.

2. Hubungkan Latar Belakang Dengan Pelaksanaan Kegiatan

Di dalam contoh LPJ kegiatan di atas juga menunjukkan dengan baik bagaimana hubungan antara latar belakang dengan pelaksanaan kegiatan. Sebab hubungan ini memang harus diperhatikan.

Sebuah latar belakang bisa saja sangat penting dan mendesak. Namun belum tentu kegiatan memiliki andil besar di dalam latar belakang tersebut.

Oleh karena itu kamu harus mampu menghubungkan kegiatan yang dilaksanakan dengan latar belakang. Sehingga antara latar belakang dan kegiatan tidak terkesan terpisah.

3. Tuliskan Secara Jelas

Bagian pendahuluan harus kamu buat dengan sejelas mungkin agar tidak membingungkan pembaca. Sebab pendahuluan yang tidak jelas akan membuat kegiatan terkesan tidak penting.

Untuk membuat tulisan secara jelas ini memang perlu latihan. Namun dengan membiasakan diri, kamu akan lebih mudah dalam menyampaikan maksud secara lebih jelas dan lugas.

Cara Membuat LPJ Kegiatan Bagian Rencana Kegiatan

Bagian selanjutnya yang tidak kalah penting dari pendahuluan adalah rencana. Sebenarnya bagian rencana ini biasanya terdapat pada proposal kegiatan.

Namun tidak jarang, rencana tersebut juga dimasukkan ke dalam LPJ. Rencana tersebut dapat menjadi acuan untuk menilai keberhasilan sebuah kegiatan. Berikut cara untuk membuatnya.

1. Turunkan dari Tujuan Kegiatan

Dalam banyak contoh LPJ kegiatan, rencana merupakan turunan dari tujuan. Sebab rencana kegiatan dibuat agar tujuan kegiatan bisa tercapai.

Oleh karena itu kamu perlu mengurai tujuan kegiatan terlebih dahulu. Sehingga bisa memahami hal-hal yang dibutuhkan di dalam pencapaian tujuan kegiatan tersebut.

2. Urai Ke Dalam Kelompok Kegiatan

Setelah memahami tujuan kegiatan dan turunannya, maka kamu harus menguraikannya ke dalam kelompok kegiatan. Kelompok kegiatan ini adalah hal-hal kecil di dalam pencapaian tujuan.

Sehingga kamu bisa mengetahui agenda apa saja yang penting dan tidak dalam mencapai tujuan. Maka kamu bisa menentukan prioritas dalam menentukan acara di dalam kegiatan.

3. Buat Waktu Kegiatan

Setelah mengetahui kelompok kegiatan, maka kamu perlu membuat waktu kegiatan. Berapa lama setiap kegiatan perlu dilakukan serta jarak waktu di antara kelompok kegiatan tersebut.

4. Urai Kebutuhan & Anggaran Kegiatan

Satu hal penting yang bisa dipelajari dari contoh LPJ kegiatan adalah rincian anggaran. Hal ini sangat penting untuk bisa menyukseskan setiap kelompok kegiatan.

Kebutuhan dan rincian anggaran tersebut tentu berasal dari kelompok kegiatan yang akan dilakukan. Contoh jika mengadakan seminar, maka membutuhkan fee pembicara dan sebagainya.

Cara Membuat LPJ Kegiatan Bagian Laporan Kegiatan

Dapat kamu pahami bahwa contoh LPJ kegiatan pasti dibuat setelah acara selesai berjalan. Sebab memang fungsi utama dari LPJ adalah melaporkan berjalannya kegiatan.

Karena itu bagian laporan kegiatan sangatlah penting dan harus kamu perhatikan. Berikut ini adalah cara untuk membuat laporan kegiatan dengan baik.

1. Tunjuk Pihak Sebagai Seksi Atau Koordinator Acara

Karana acara di dalam kegiatan begitu padat, maka sebaiknya sejak awal sudah ditunjuk pihak yang bertanggung jawab terhadap acara. Mereka akan menjadi seksi atau koordinator acara.

Mereka memiliki tugas untuk memastikan acara di dalam kegiatan berjalan sesuai perencanaan. Ketika terjadi hambatan, maka mereka harus mampu menyelesaikannya.

2. Seksi Acara Membuat Laporan

Di dalam beberapa contoh LPJ kegiatan, pembuatan bagian laporan kegiatan langsung diserahkan kepada seksi acara. Sebab merekalah yang memahami berjalannya seluruh kegiatan.

Sehingga seksi acara yang mampu membuat laporan secara menyeluruh mengenai proses berjalannya acara. Tentunya dengan bantuan dari beberapa panitia lainnya.

Oleh karena itu biasanya seksi acara memiliki catatan untuk mencatat seluruh proses berjalannya acara.

Sehingga ketika membuat laporan, mereka tidak hanya mengandalkan ingatan semata.

3. Melakukan Cross Check Data

Seksi ataupun koor acara memang memiliki kewajiban untuk membuat laporan kegiatan.

Meski begitu mereka tetap harus melakukan cross heck data dengan berbagai bidang terkait.

Sehingga laporan yang dibuat bisa benar-benar berdasarkan fakta di lapangan. Dengan begitu LPJ yang kamu buat memiliki data akurat dan benar-benar dapat dipertanggung jawabkan.

Cara Membuat LPJ Kegiatan Bagian Evaluasi & Hasil

Contoh LPJ kegiatan yang kami berikan di atas langsung memberikan evaluasi untuk setiap divisi serta berjalannya acara. Tentu kamu juga bisa membuat penulisan laporan seperti itu.

Namun hal yang terpenting adalah memahami bagaimana cara melakukan evaluasi dari sebuah kegiatan. Berikut ini adalah beberapa cara untuk mengevaluasi kegiatan yang telah dilakukan.

1. Mengacu Pada Perencanaan

Tidak perlu bingung dalam menilai apakah kegiatan berlangsung dengan semestinya atau tidak. Kamu hanya perlu mengacu pada perencanaan yang telah dibuat sebelumnya.

Oleh karena itulah bagian perencanaan juga tetap penting pada pembuatan LPJ. Dengan melihat perencanaan, kamu bisa mengetahui apakah pelaksanaan kegiatan sudah tepat atau tidak.

2. Identifikasi Hambatan

Jika ditemukan beberapa hal yang berbeda dari perencanaan, maka kamu perlu mengidentifikasi hambatannya. Hal ini seperti yang ada di dalam contoh LPJ kegiatan di atas.

Untuk mengidentifikasi hambatan, kamu bisa bertanya pada pihak yang mengalami masalah. Sebab pihak tersebutlah yang paling memahami penyebab dari masalah.

Contoh jika terjadi keterlambatan kedatangan perlengkapan saat berlangsungnya kegiatan. Kamu bisa bertanya pada seksi perlengkapan untuk mengetahui penyebab keterlambatan.

3. Tuliskan Cara Penyelesaiannya

Selain menulis hambatan, kamu juga harus melaporkan solusi yang diambil. Hal ini berguna untuk mengetahui tindakan yang dilakukan panitia terhadap penanganan masalah tersebut.

Cara Membuat LPJ Kegiatan Bagian Realisasi Keuangan

Bagian keuangan merupakan salah satu yang paling penting di dalam LPJ. Karena kamu harus mempertanggung jawabkan seluruh uang yang didapatkan untuk melaksanakan kegiatan.

Karena itu bisa kamu lihat di dalam contoh LPJ kegiatan bahwa realisasi anggaran dibuat sangat detail. Berikut ini adalah cara untuk membuat realisasi anggaran dalam LPJ.

1. Pastikan Semua Kegiatan Belanja Tercatat

Laporan keuangan yang baik dimulai dari proses penyerahan uang hingga realisasinya. Setiap perpindahan uang harus memiliki bukti catatan agar bisa dipertanggungjawabkan.

Sehingga mulai dari bendahara ke tiap seksi hingga pembelian barang harus ada nota bukti. Dengan begitu potensi terjadinya kehilangan uang akan semakin kecil.

2. Susun Semua Laporan Keuangan Setiap Divisi

Setiap seksi yang membelanjakan uang harus melaporkan kepada pihak tertentu. Biasanya pihak tersebut langsung dipegang oleh bendahara. Lalu bendahara akan membuat laporan keuangan.

Di dalam contoh LPJ kegiatan bisa kamu lihat pengeluarannya dikelompokkan berdasarkan divisi. Hal ini dilakukan untuk memudahkan proses perhitungan dan laporan.

Sehingga ketika ada kesalahan dalam perhitungan, bisa langsung menuju divisi tertentu. Hal ini akan memudahkan bendahara dalam menelusuri alur pengeluaran dana kegiatan.

3. Lakukan Balancing Dengan Jumlah Kas

Bagian yang sangat penting dari proses laporan keuangan adalah melakukan penyeimbangan antara kas riil dan tercatat. Sehingga tidak ada uang yang hilang atau luput dari catatan.

Contoh berdasarkan LPJ, uang kegiatan masih ada lebih senilai Rp1,000,000. Maka uang yang ada di panitia juga harus ada sebesar itu. Jika lebih atau kurang, maka harus dicari kesalahannya.

Cara Membuat LPJ Kegiatan Bagian Penutup

Bagian penutup juga sangat penting di dalam pembuatan LPJ. Karena bagian penutup ini merupakan kesimpulan dari seluruh isi LPJ. Pembaca juga lebih banyak fokus pada bagian penutup ini.

Untuk membuat bagian penutup dari LPJ tidaklah sulit. Berikut ini cara yang bisa kamu lakukan agar bisa membuat penutup LPJ secara tepat.

1. Buat Kesimpulan Umum

Buat terlebih dahulu kesimpulan umum dari pelaksanaan kegiatan. Kamu bisa melihat bahwa dari contoh LPJ kegiatan yang kami berikan, kegiatan tersebut disimpulkan berjalan sukses.

Maka kamu juga perlu mengetahui apakah kegiatan yang telah dilaksanakan sukses atau gagal.

Meski tentunya semua pihak berharap kegiatan tersebut dapat berjalan secara sukses.

2. Ucapkan Terima Kasih & Permintaan Maaf

Satu hal yang tidak boleh kamu lupakan di bagian penutup adalah ucapan terima kasih dan permintaan maaf. Sehingga setiap pihak yang membantu acara bisa merasa dihargai.

Ucapan tersebut juga menunjukkan bahwa kamu sebagai panitia tidak menutup mata dari kesalahan yang terjadi. Sebab dalam pelaksanaan sebuah acara, pasti akan terjadi kesalahan.

3. Saran

Beberapa contoh LPJ kegiatan juga akan memberikan saran di bagian penutup.

Saran tersebut merupakan kesimpulan dari seluruh hambatan dan masalah pada pelaksanaan kegiatan.

Dengan adanya saran, maka diharapkan pelaksana kegiatan di masa depan bisa menghindari masalah-masalah tersebut. Sehingga kegiatan yang dilakukan lebih sukses dari sebelumnya.

4. Tanda Tangan

Bagian tanda tangan merupakan pengesahan dari LPJ. Pihak yang bertanda tangan biasanya adalah sekretaris dan juga ketua pelaksana. Tanpa ada tanda tangan, maka LPJ tidak sah.

5. Lampiran

Lampiran bisa dianggap sebagai bagian tersendiri di luar penutup. Namun bagian ini tetap penting untuk kamu buat di dalam sebuah LPJ.

Bagian lampiran bisa mencakup berbagai hal seperti susunan panitia, rundown acara, surat-surat dan sebagainya. Pastikan kamu membuat lampiran yang lengkap di dalam LPJ kegiatan.

Pembuatan LPJ kegiatan sangatlah penting sebagai bentuk pertanggung jawaban sebuah acara. Selain itu LPJ juga sangat penting sebagai bahan untuk persiapan kegiatan selanjutnya.

Oleh karena itu kamu tidak boleh sembarangan ketika membuat LPJ kegiatan. Silakan lihat contoh LPJ kegiatan di atas agar kamu tahu LPJ yang benar.

---

Klik dan dapatkan info kost di dekat kampus idamanmu:

Kost Dekat UGM Jogja

Kost Dekat UNPAD Jatinangor

Kost Dekat UNDIP Semarang

Kost Dekat UI Depok

Kost Dekat UB Malang

Kost Dekat Unnes Semarang

Kost Dekat UMY Jogja

Kost Dekat UNY Jogja

Kost Dekat UNS Solo

Kost Dekat ITB Bandung

Kost Dekat UMS Solo

Kost Dekat ITS Surabaya

Kost Dekat Unesa Surabaya

Kost Dekat UNAIR Surabaya

Kost Dekat UIN Jakarta