Contoh Offering Letter untuk Calon Karyawan Baru beserta Cara Membuatnya yang Benar
Contoh Offering Letter untuk Calon Karyawan Baru beserta Cara Membuatnya yang Benar – Ketika perusahaan mencari kandidat terbaiknya untuk mengisi posisi di perusahaan, biasanya akan diadakan serangkaian rekrutmen yang cukup panjang.
Setelah perusahaan menemukan kandidat terbaik, langkah selanjutnya yaitu membuat dan mengirimkan offering letter kepada kandidat.
Membuat offering letter yang baik dan benar merupakan hal penting untuk memastikan bahwa calon karyawan menerima tawaran dengan jelas dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Yuk, simak contohnya!
Apa itu Offering Letter?
Daftar Isi
Daftar Isi
Jika diartikan secara harfiah, offering letter dimaknai sebagai surat penawaran pekerjaan untuk calon kandidat yang telah terpilih agar bisa bergabung ke perusahaan sebagai calon karyawan baru secara formal tertulis.
Dokumen ini sangat penting dan krusial untuk membantu pihak perusahaan dalam berkomunikasi dengan calon pekerjanya.
Oleh karena itu, biasanya dalam offering letter telah dijelaskan secara rinci mengenai hal-hal yang sebelumnya telah dinegosiasikan dan disetujui bersama oleh kedua pihak, baik itu dari calon karyawan dan pihak HRD pada sesi wawancara sebelumnya.
Sehingga, kandidat bisa mengetahui keuntungan apa saja yang akan diperoleh serta uraian pekerjaan apa yang akan menjadi tanggung jawabnya.
Selain dalam bentuk tertulis, biasanya tidak menutup kemungkinan penawaran kerja disampaikan secara lisan.
Namun, agar lebih aman memang perlu bukti tertulis agar mengurangi risiko kesalahpahaman antar pihak.
Fungsi Dari Offering Letter
Bagi sebagian orang, mungkin masih beranggapan kalau offering letter hanya difungsikan sebagai tawaran kerja saja.
Namun, perlu kamu ketahui bahwa ternyata offering letter tersebut memiliki fungsi yang lainnya yang sangat penting.
Dengan adanya surat tawaran kerja atau offering letter, maka dari pihak perusahaan bisa meyakinkan calon karyawan baru untuk mau menerima kontrak kerja yang akan ditawarkan.
Hal ini sangat penting, mengingat kandidat yang dipilih merupakan kandidat terbaik dan kompeten dari yang lainnya, dan bisa saja tergiur dengan tawaran dari perusahaan lain.
Maka dari itu, detail offering letter haruslah diperhatikan sebaik mungkin agar dari pihak calon karyawan semakin yakin untuk mau bekerja dan menerima tawaran tersebut.
Sebaiknya, kalimat yang digunakan dalam offering letter harus diperhatikan dengan baik agar pihak calon karyawan bisa lebih yakin dan tertarik.
Komponen Penting dalam Offering Letter
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, pembuatan offering letter sebaiknya dibuat sebaik mungkin.
Maka dari itu sebelum membuat surat itu, komponen offering letter haru diurut secara rinci dan lengkap.Berikut komponen offering letter yang wajib kamu cantumkan pada surat penawaran kerja calon karyawan baru.
Kop Surat
Hal pertama yang hukumnya wajib kamu cantumkan yaitu kop surat milik perusahaan.
Kop surat pada offering letter sama halnya surat resmi lainnya yang terdiri dari logo milik perusahaan, nama perusahaan, alamat dan nomor telepon milik perusahaan.
Lalu, mengapa kop surat merupakan komponen penting yang wajib dicantumkan pada offering letter? Karena kop surat menunjukan keprofesionalitasan dari perusahaan.
Sehingga, calon karyawan baru tidak ragu dengan offering yang ditawarkan.
Tanggal dan Kontak
Komponen kedua yaitu tanggal dan kontak calon karyawan yang berada di pojok kiri atas surat. Kontak karyawan sebaiknya dibuat rinci, mulai dari nama lengkap, alamat, hingga kode pos.
Salam Pembuka
Sama halnya dengan jenis surat lainnya, offering letter sebaiknya dimulai dengan salam pembuka.
Untuk mengawali salam pembuka kamu bisa menggunakan sapaan formal pada surat umumnya seperti “Yang Terhormat”, jika menggunakan Bahasa Inggris kamu bisa menggunakan “Dear” dan diikuti nama lengkap dari calon karyawan.
Pembuka
Komponen penting setelah salam pembuka yaitu pembuka surat.
Sebaiknya pada pembuka surat agar memberikan ucapan selamat pada calon karyawan baru kemudian dilanjutkan mencantumkan posisi atau jabatan yang hendak ditawarkan.
Rincian Pekerjaan
Komponen penting lainnya yang tidak boleh dilupakan yaitu rincian pekerjaan. Rincian pekerjaan memudahkan calon karyawan untuk mengetahui pekerjaan apa yang ditawarkan.
Dalam rincian kerja sebaiknya mencantumkan deskripsi pekerjaan, jam kerja, dan tanggal mulai bekerja.
Gaji/Kompensasi
Hal yang akan sangat disoroti calon karyawan yaitu gaji yang akan diterima, karena gaji yang akan dipertimbangkan oleh setiap calon karyawan baru apakah tertarik menerima pekerjaan yang ditawarkan atau tidak.
Oleh karena itu dalam surat offering sebaiknya dijelaskan secara rinci besaran gaji yang akan didapatkan serta mekanisme pembayarannya.
Apabila perusahaan memberikan bonus untuk kinerja karyawan, sebaiknya juga dicantumkan.
Fasilitas dan Benefit yang Diperoleh
Selain mempertimbangkan gaji, calon karyawan juga akan mempertimbangkan fasilitas dan benefit apa saja yang akan didapatkan selama bekerja diperusahaan tersebut.
Oleh karena itu, dalam format offering letter sebaiknya dicantumkan juga fasilitas dan keuntungan yang akan diperoleh karyawan.
Penutup
Komponen terakhir yang tidak kalah penting yaitu penutup offering letters.
Umumnya di bagian ini, pihak perusahaan akan mencantumkan masa tenggat dari offering letter, yang mana jika dalam jangka waktu tertentu calon karyawan harus mengkonfirmasi offering tersebut.
Biasanya tenggat waktu disesuaikan dengan kebijakan perusahaan, namun umumnya masa tenggat pada offering letter yaitu sekitar 2-4 minggu.
Apabila calon karyawan ingin mengkonfirmasi sesuatu pada tawaran kerja, sebaiknya mencantumkan kontak yang dapat dihubungi. Biasanya kontak staff HR yang jadi contact person.
Jangan lupa memberikan salam penutup dan tanda tangan asli dan perwakilan dari pihak perusahaan.
Perbedaan Antara Offering Letter dan Kontrak Kerja
Mungkin masih banyak yang mengira kalau offering kerja dan kontrak kerja adalah sama. Namun, ternyata keduanya merupakan dua hal yang berbeda sama sekali. Lanta, apa saja perbedaan keduanya?
Jadi, offering letter hanya berupa dokumen yang sifatnya sebagai penawaran kepada kandidat untuk bekerja pada posisi tertentu di sebuah perusahan.
Dengan kata lain, offering letter berupa dokumen yang tidak mengikat secara hukum sehingga sebelum melakukan tanda tangan kandidat bisa mempertimbangkan terlebih dahulu terkait penawaran tersebut.
Sementara surat kontrak kerja sifatnya resmi perjanjian antara perusahaan dan pekerja.
Surat ini terikat dengan hukum, karena telah terdapat perjanjian resmi antara perusahaan dan pekerja dalam memenuhi hak dan kewajibannya masing-masing.
Umumnya, di surat kontrak kerja telah mencantumkan dengan jelas status karyawan. Misalnya, apakah karyawan terikat dalam jangka waktu tertentu, atau telah ditetapkan sebagai karyawan tetap perusahaan.
Sedangkan, pada offering letter belum mencantumkan secara rinci status calon karyawan baru.
Tidak hanya itu, perihal pemutusan hubungan kerja, dalam offering letter tidaklah mencantumkan pemutusan hubungan kerja dengan kandidat.
Biasanya, pada offering letter hanya mencantumkan durasi waktu kerja, dan tanggal mulai bekerja.
Sedangkan, dalam kontrak kerja telah dijelaskan secara rinci mekanisme pemutusan hubungan kerja. Mulai dari jumlah penalti jika resign sebelum kontrak habis, hingga perjanjian lainnya.
Cara Membuat Offering Letter yang Benar
Offering letter merupakan bukti tertulis bagi kedua pihak bahwa karyawan secara tertulis telah menyepakati tawaran pada posisi yang ditawarkan perusahaan.
Membuat offering letter sebenarnya tidak terlalu sulit, hal yang terpenting agar memastikan komponen surat dicantumkan detail agar tidak terjadi kesalahpahaman di kemudian hari. Berikut cara membuat offering letter :
- Pertama agar menentukan format dan desain surat yang akan digunakan. Pastikan agar format dan desain surat sesuai dengan identitas perusahaan.
- Cantumkan informasi dan komponen penting dalam surat, seperti kop surat, salam pembuka, dan lainnya.
- Deskripsikan tanggung jawab dan pekerjaan calon karyawan baru.
- Kemudian bubuhkan tanda tangan dan kirim surat tersebut ke calon karyawan.
Contoh Offering Letter untuk Calon Karyawan Baru
Setelah mengetahui penjelasan lengkap offering letter diatas, maka kamu juga perlu mengetahui contoh offering letter yang umumnya digunakan. Simak rinciannya.
Contoh Offering Letter Bahasa Indonesia
Contoh offering letter pertama ini dibuat dalam Bahasa Indonesia. Biasanya offering letter ini ditawarkan kepada orang-orang Indonesia.
Contoh Offering Letter Bahasa Inggris
Selain contoh di atas, Mamikos juga membagikan contoh offering letter karyawan baru dalam Bahasa Inggris. Susunan contoh seperti ini juga harus diketahui agar proses pembuatannya lebih mudah.
Penutup
Demikian ulasan mengenai contoh offering letter untuk calon karyawan baru beserta cara membuatnya yang benar yang perlu kamu ketahui. Semoga artikel ini bermanfaat dan menambah wawasan kamu.
Jika kamu ingin mencari tahu informasi penting lainnya, kamu bisa mengunjungi blog Mamikos. Akan ada banyak sekali artikel menarik yang wajib kamu ketahui.
Pastikan download dan install aplikasi Mamikos di smartphone kesayangan kamu, ya!
Klik dan dapatkan info kost di dekat mu:
Kost Jogja Murah
Kost Jakarta Murah