Contoh SOP Perusahaan beserta Cara Membuatnya yang Benar, Standard Operational Procedure
Contoh SOP Perusahaan beserta Cara Membuatnya yang Benar, Standard Operational Procedure – Setiap pekerjaan pasti memiliki SOP masing-masing.
Sebenarnya, SOP itu apa sih? Bagaimana cara membuatnya yang
baik dan benar?
Tidak perlu bingung dan risau, Mamikos hadir dengan
pembahasan mengenai contoh SOP perusahaan dan cara pembuatannya yang baik dan
benar!
Definisi SOP
Daftar Isi
Daftar Isi
Sebelum Mamikos memberikan dan membahas mengenai contoh SOP
perusahaan ini, simak dulu definisinya ya!
SOP adalah Standar Operasional
Prosedur—atau dalam bahasa Inggrisnya Standard Operating Procedure—adalah instruksi
langkah-langkah untuk operasi rutin suatu perusahaan.
Instruksi ini memang
sengaja disusun untuk membantu para pekerjanya menjalankan kewajiban
masing-masing secara maksimal.
Selain itu, SOP juga bertujuan
untuk mencapai efisiensi, hasil yang berkualitas, dan keseragaman kinerja dalam
suatu perusahaan.
Adanya SOP juga berguna
untuk mengurangi miskomunikasi dan kegagalan pekerja dalam mematuhi peraturan perusahaan.
Apakah kamu sudah paham
mengenai SOP? Kalau sudah, mari belajar cara membuat SOP yang baik dan benar.
Setelah itu, Mamikos
akan memberikan contoh SOP perusahaan yang bisa kamu pelajari lebih lanjut.
Cara Membuat SOP Perusahaan
Sebelum masuk ke contoh
SOP perusahaan yang baik dan benar, coba pelajari terlebih dahulu cara
menyusunnya.
Berikut adalah cara
menyusun atau membuat SOP yang baik dan benar:
1. Tentukan Objektif
Langkah pertama menyusun
SOP perusahaan adalah menentukan objektif atau tujuan untuk SOP tersebut.
Secara analogi, ini
sama saja seperti menentukan tujuan untuk berlibur. Untuk mengetahui rute,
hotel, restoran, tempat wisata terbaik, kamu harus menentukan tujuan liburan
yang jelas terlebih dahulu.
Nah, sama saja dengan
SOP. Supaya kamu mengetahui alur, metode, penyelesaian masalah dalam suatu
pekerjaan, kamu harus menentukan tujuan pembuatan SOP terlebih dahulu.
Cobalah untuk menentukan
objektif suatu SOP dengan menjawab hal-hal di bawah ini:
- Bagaimana SOP ini akan meningkatkan
efisiensi dan kerja tim di antara karyawan? - Seperti apa layanan yang akan
diterima pelanggan/konsumen ketika semua karyawan berpegang pada SOP? - Bagaimana penerapan SOP akan
meningkatkan keuntungan perusahaan?
2. Tentukan Pemangku Kepentingan dan Penyusun SOP
Langkah selanjutnya adalah
menentukan para pemangku kepentingan dan penyusun SOP.
Hal ini untuk memastikan
pembuatan SOP tidak akan bertele-tele, efisien dan tertata dengan rapi.
Buatlah beberapa tim
yang terdiri dari pemangku kepentingan (yang akan mengevaluasi dan menentukan
hal-hal penting dalam SOP tersebut), dan tim penyusun (yang bertugas menyusun
SOP sesuai arahan).
3. Tentukan Ruang Lingkup dan Format SOP
Selanjutnya, kamu harus
menentukan ruang lingkup SOP beserta formatnya.
Ruang lingkup SOP
meliputi:
- Siapa saja yang akan
menggunakan SOP ini? - Peralatan atau bahan apa saja
yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan sesuai SOP ini? - Apa saja faktor yang sekiranya
dapat mempengaruhi tugas atau proses yang dijelaskan dalam SOP tersebut?
Sementara itu, beberapa
bentuk format yang lazim untuk SOP adalah sebagai berikut:
- Daftar tertulis langkah demi
langkah - Daftar hierarki
- Flow chart
- Daftar cek sederhana
- Video
- Kursus interaktif
Format yang dipilih akan
menentukan kecepatan karyawanmu memahami SOP dan efisiensinya dalam bekerja
sesuai SOP.
Untuk itu, pilihlah SOP
yang paling sederhana dan mudah dipahami oleh setiap karyawan dalam
perusahaanmu.
5. Kumpulkan Informasi
Yang dimaksud dalam
langkah ini adalah mengumpulkan informasi relevan yang dapat membantu menyusun
SOP tersebut.
Beberapa informasi
relevan yang perlu kamu kumpulkan untuk membuat SOP ini adalah sebagai berikut:
- Informasi tentang tugas atau
proses yang akan dicakup dalam SOP. - Informasi tentang karyawan
yang memiliki keahlian dan wawasan untuk membantu menyusun SOP. - Informasi tentang kebijakan
dan prosedur yang akan dimasukkan dalam SOP. - Informasi tentang tantangan
yang akan dihadapi karyawan saat berusaha memahami SOP tersebut. - Informasi tentang format
terbaik supaya para karyawan dapat memahami SOP dengan cepat dan tepat.
Seluruh informasi di
atas akan membantumu dalam menyusun SOP bagi perusahaan yang baik dan benar.
6. Pendapat Pelanggan atau Konsumen
Selanjutnya, hal
penting yang juga harus kamu pertimbangkan dalam penyusunan SOP adalah pendapat
pelanggan atau konsumen.
Walaupun SOP dibuat
untuk proses alur kerja internal suatu perusahaan, namun tentu hal tersebut
juga akan sangat berpengaruh terhadap pelanggan atau konsumen.
Apalagi kalau
perusahaan kamu kerap berhubungan erat dengan pelanggan atau konsumen.
Misalnya, kamu membuat
alur kerja yang mengharuskan pelanggan untuk mengisi berbagai data diri sebelum
bisa menyampaikan keluhan terkait jasa atau produk yang mereka beli.
Hal ini membuat
pelanggan menjadi malas dan enggan menyampaikan masalah yang mereka hadapi.
Oleh sebab itu, kamu
pun mengubah alur kerja dalam SOP supaya memudahkan pelanggan atau konsumen
dalam menyampaikan keluhan mereka.
7. Tinjau dan Revisi
Kemudian, langkah
terakhir adalah dengan rutin melakukan peninjauan dan revisi terhadap SOP.
Zaman terus berkembang
dan pastinya alur kerja pun harus terus menyesuaikan keadaan.
Maka dari itu, jangan
ragu untuk meninjau dan merevisi SOP perusahaanmu dengan rutin.
Jika ada karyawan yang
menyampaikan keluhan terkait SOP, jangan ragu juga untuk meninjau dan
merevisinya.
Ingatlah bahwa SOP
bertujuan untuk membantu pekerjaan dalam perusahaanmu lebih efisien dan efektif.
Struktur SOP Perusahaan
Sebelum masuk ke contoh
SOP perusahaan yang baik dan benar, ketahui terlebih dahulu beberapa struktur
dalam SOP berikut ini!
1. Tujuan
Bagian ini menjelaskan objektif, tujuan atau alasan pembuatan SOP. Tidak perlu terlalu panjang, cukup berikan tujuan yang singkat, jelas dan padat.
2. Ruang Lingkup
Bagian ini menjelaskan tentang
ruang lingkup kegiatan atau prosedur kerja yang akan dibahas dalam dokumen SOP
tersebut.
3. Prosedur
Bagian ini berisi
petunjuk langkah-langkah prosedur atau alur kerja yang harus dilakukan oleh karyawan
perusahaan.
Tulislah
langkah-langkah ini dengan kalimat yang lugas, singkat, jelas, padat, dan tidak
mengandung ambiguitas.
4. Referensi
Bagian ini mencantumkan
dokumen dan bahan pendukung lainnya yang diperlukan dalam langkah-langkah
prosedur. Misalnya dokumen tentang kebijakan, template, format, dan
sebagainya.
Selain empat struktur
utama di atas, SOP perusahaan juga bisa mengandung beberapa hal di bawah ini:
- Definisi (berisi daftar
istilah dalam langkah-langkah prosedur yang memerlukan klarifikasi khusus) - Persyaratan (berisi
persyaratan yang harus dipenuhi sebelum melaksanakan langkah-langkah prosedur) - Tanggung jawab (berisi
penanggung jawab langkah-langkah prosedur tertentu)
Contoh SOP Perusahaan
Nah, setelah kamu memahami mengenai definisi SOP dan langkah-langkah cara membuatnya, sekarang mari simak beberapa contoh SOP perusahaan di bawah ini!
Ada beberapa jenis
contoh SOP perusahaan yang sudah Mamikos siapkan. Kamu hanya perlu
mempelajarinya saja ya!
Contoh 1
Judul
Standar Operasional
Prosedur Editor Artikel Perusahaan X
Tujuan
Tujuan Standar Operasional
Prosedur ini adalah untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan dan ejaan
dalam seluruh artikel yang akan dipublikasikan.
Penerapan
Seluruh editor harus
menerapkan langkah-langkah berikut ini untuk mengurangi
kesalahan penulisan dan ejaan dalam artikel yang akan dipublikasikan.
Langkah-langkah
Prosedur
- Seluruh editor junior harus
membaca artikel dengan saksama dan memberikan tinjauan serta revisi yang
relevan untuk naskah tersebut. - Editor senior menerima naskah
yang telah diperiksa dan diberikan catatan tinjauan. - Editor senior melakukan revisi
sesuai dengan hasil tinjauan dari editor junior. - Editor senior memberikan
timbal balik kepada editor junior apabila ada kesalahan dalam meninjau atau
memberikan catatan revisi. - Editor senior mengirimkan
naskah-naskah yang telah ditinjau dan diperbaiki kepada manajer editor. - Manajer editor memeriksa
naskah-naskah tersebut. - Manajer editor mengirimkan
naskah-naskah yang sudah lolos pengecekan kepada divisi Publikasi untuk
dipublikasikan.
Referensi
Untuk keperluan
pengecekan kualitas naskah artikel, silakan pelajari dokumen tambahan berikut
ini:
- Panduan format/template
- Panduan penulisan
- Panduan pemilihan foto
- Kamus Besar Bahasa Indonesia
Contoh 2
Judul:
Standar Operasional Prosedur Divisi SDM Perusahaan Y
Identifikasi:
Dokumen Standar Operasional Prosedur ini telah diperkenalkan pada 25 Juli 2023 oleh
Karyawan A. Update: 1 Agustus 2023 (Karyawan B).
Ruang Lingkup:
Dokumen Standar Operasional Prosedur ini akan digunakan oleh seluruh anggota
divisi SDM perusahaan Y dari awal hingga akhir proses perekrutan karyawan baru.
Tujuan: Untuk
memandu divisi SDM dalam merekrut karyawan baru.
Prosedur:
- Divisi SDM menerima surat
resmi permohonan tambahan staf dari divisi lain dalam Perusahaan Y. - Tim media sosial SDM menyusun
iklan lowongan kerja yang mencakup seluruh kualifikasi yang dicari oleh divisi
yang membutuhkan tersebut. - Tim media sosial SDM
mengunggah iklan lowongan kerja di LinkedIn dan Glints. - Surat lamaran para kandidat
dikumpulkan selama dua minggu. Kemudian akan ditinjau dan 20 kandidat yang
memenuhi kriteria diseleksi. - Perwakilan SDM menjalankan wawancara
pertama. Kemudian, menyeleksi 10 kandidat yang menunjukkan potensi paling baik
untuk wawancara selanjutnya. - Kandidat terpilih diwawancarai
oleh Kepala Divisi SDM dan divisi yang membutuhkan staf tersebut. Kemudian,
menyeleksi 3 kandidat yang paling terbaik. - Kandidat yang tersisa menjalani
tes pengetahuan dasar dan kepribadian. - Kepala divisi yang membutuhkan
staf tersebut meninjau hasil tes pengetahuan dasar. Sementara Kepala Divisi SMD
meninjau hasil tes kepribadian. - Kedua kepala divisi kemudian
berdiskusi untuk menentukan kandidat terbaik yang akan direkrut. - Penawaran kerja dikirimkan
kepada kandidat terbaik. - Bila penawaran diterima, divisi
SDM menyiapkan kontrak kerja dan mengirimkannya ke kandidat melalui DocuSign.
Referensi:
- Template deskripsi pekerjaan
- Pedoman dan kebijakan untuk iklan
lowongan kerja - Kebijakan wawancara
- Tes Kepribadian
- Deskripsi Perusahaan
Nah, dari contoh SOP
perusahaan di atas, kira-kira sudahkah kamu memahami cara membuat SOP?
Kalau belum, yuk, simak
satu lagi contoh SOP perusahaan di bawah ini!
Contoh 3
Judul:
SOP Konten untuk Divisi Penulis Artikel
Ruang Lingkup:
SOP ini berlaku untuk content creator, editor, pakar SEO, dan staf lain
yang terlibat dalam proses publikasi blog.
Tujuan:
Memastikan semua artikel blog dipublikasikan dengan benar dan konsisten,
mengikuti praktik terbaik SEO, dan strategi konten merek.
Langkah-langkah Prosedur:
- Para content creator menulis
artikel blog mengikuti tema dan judul yang telah diberikan Ketua Tim SEO. - Naskah yang telah selesai
ditulis dikirimkan kepada editor untuk ditinjau dan dikoreksi sesuai dengan
ejaan KBBI dan EYD V. - Setelah selesai ditinjau dan
dikoreksi, naskah diberikan kepada pakar SEO untuk dioptimalkan kata kunci, tag
meta, tag, kategori dan tautan internal dan eksternal. - Jadwalkan atau publikasikan
postingan menggunakan sistem manajemen konten (CMS. - Promosikan artikel melalui
saluran yang sesuai, seperti buletin email atau media sosial.
Referensi:
- Pedoman merek
- Template
konten - Panduan proses WordPress
- Pedoman CTA
- Pedoman SEO
Penutup
Demikianlah contoh SOP
perusahaan beserta cara membuat dan strukturnya yang lengkap.
Semoga, contoh SOP perusahaan di atas bisa kamu pelajari dan menjadi pedoman untuk keperluan kantormu, ya.
Kira-kira, contoh SOP perusahaan seperti apa lagi yang cukup sering kamu temui?
Klik dan dapatkan info kost di dekat mu:
Kost Jogja Murah
Kost Jakarta Murah