5 Contoh Surat Dinas & Strukturnya yang Baik dan Benar
5 Contoh Surat Dinas & Strukturnya yang Baik dan Benar – Surat dinas identik dengan surat resmi yang dikeluarkan instansi secara resmi.
Berbeda dengan surat biasa yang bisa dibuat siapa saja, surat dinas dikeluarkan dengan mekanisme tertentu.
Bahkan, struktur penulisan surat dinas pun diatur agar seragam atau mengikuti aturan lembaga yang mengeluarkan surat tersebut.
Contoh Surat Dinas dan Struktur Penulisannya
Daftar Isi
Daftar Isi
Agar surat dinas seragam, pembuatannya perlu memperhatikan struktur penulisan. Penerima surat dinas bisa langsung mengetahui instansi pengirim hanya dengan melihat kop surat.
Pengetahuan terkait surat dinas sangat penting dimiliki, apalagi bagi orang yang bekerja di perusahaan resmi. Surat dinas juga digunakan di lembaga, baik lembaga negeri maupun swasta.
Surat tersebut dikeluarkan untuk acara internal maupun acara eksternal. Agar tidak bingung dengan penerapan konsep surat dinas beserta struktur penulisannya, kali ini Mamikos akan memberikan informasi lengkap.
Apa Itu Surat Dinas?
Istilah surat dinas sangat erat kaitannya dengan mekanisme persuratan antar instansi atau dari instansi ke perorangan.
Meskipun disebut surat, surat dinas bisa juga dikirimkan melalui email atau cara lainnya.
Surat dinas memuat isi terkait keperluan dinas yang sifatnya resmi. Jadi, penulisan surat dinas akan dilakukan atas nama instansi.
Biasanya, surat dinas dibuat untuk kepentingan yang menyangkut lembaga atau kedinasan, seperti undangan rapat, pemberitahuan, permohonan maaf, lamaran pekerjaan, dan kepentingan resmi lainnya.
Bahasa yang digunakan pada surat dinas disesuaikan penerima. Jika tujuan surat untuk penerima di luar negeri, bahasa yang dipakai adalah bahasa Inggris sebagai bahasa internasional.
Struktur Penulisan Surat Dinas
Pembeda surat dinas dengan jenis surat lainnya terdapat pada struktur penulisan. Terdapat struktur penting yang ada pada surat dinas, yaitu.
1. Kop Surat
Kop surat terdapat pada bagian paling atas surat dinas. Pada kop surat terdapat logo instansi yang posisinya di kiri.
Kemudian terdapat nama intansi, alamat instansi, nomor telepon, faksimile, dan email. Kop surat menjadi identitas surat dinas agar penerima tahu pengirim surat tersebut.
2. Nomor surat
Bagian nomor surat dinas ditampilkan pada bawah kop surat. Penomoran pada surat dinas menggunakan format yang sudah ditentukan masing-masing lembaga.
Biasanya, pihak yang berwenang mengeluarkan nomor surat adalah bagian tata usaha.
Format nomor surat dinas dibuat dengan kode tertentu. Ketika surat dinas dikeluarkan direktur, penomorannya akan berbeda dengan surat yang dikeluarkan sekretaris.
Hal ini bisa membuat surat dinas mudah dikenali berdasarkan nomor. Contoh format nomor surat dinas yang dapat digunakan antara lain.
H/03/TU.02/VIII/2023
Penjelasan
H: Kategori klasifikasi keamanan surat dinas yang sifatnya rahasia
03: nomor urut surat dinas
TU.02: kode klasifikasi
VIII: bulan pembuatan surat
2023: tahun pembuatan surat
3. Tanggal Surat
Tanggal surat pada surat dinas menunjukkan waktu pembuatan surat tersebut. Selain ada keterangan tanggal surat, biasanya dituliskan pula tempat pembuatan surat, misalnya kota atau daerah.
4. Lampiran
Surat dinas biasanya tidak hanya terdiri dari satu lembar saja. Bagian surat dinas pada halaman pertama adalah pengantar.
Namun, bagian berikutnya lebih tebal atau berisi keperluan berbeda. Lampiran surat dinas disesuaikan kebutuhan, misalnya berupa dokumen, file, atau surat lain.
5. Perihal
Cantumkan keterangan perihal untuk memudahkan penerima mengetahui poin penting surat.
Jika surat berisi permohonan untuk memberikan sambutan suatu acara, pada bagian perihal dapat ditulis ‘permohonan pemberian sambutan’.
Tidak perlu menulis bagian perihal dengan kalimat panjang agar lebih mudah dipahami.
6. Alamat Surat
Pihak yang dituju atau akan diberi surat dituliskan pada bagian bawah perihal. Selain perlu mencantumkan detail nama penerima beserta gelarnya, cantumkan pula alamat penerima.
Untuk meminimalisir kesalahan, periksa kembali penulisan nama penerima, gelar, atau sebutan diri.
7. Salam Pembuka
Untuk mengawali surat, berikan salam pembuka sebelum bagian inti surat. Salam bisa disesuaikan dengan aturan instansi atau menyesuaikan penerima.
Salam pembuka dapat berupa ucapan ‘Assalamualaikum’, ‘Salam sejahtera’, atau kalimat lainnya.
8. Isi surat
Bagian isi surat dinas dibuat sesuai kebutuhan. Gunakan bahasa formal dan kalimat yang baik dan benar dalam membuat isi. Sebisa mungkin bagilah isi surat ke dalam beberapa paragraf agar pembaca lebih paham.
Pada paragraf pertama, bisa dicantumkan tujuan pemberian surat dinas, kemudian inti surat pada bagian kedua. Bagian paragraf terakhir bisa difokuskan untuk penutupan dan ucapan terima kasih.
9. Nama dan tanda tangan
Jangan lupa untuk mencantumkan identitas pengirim surat pada bagian akhir surat.
Selain perlu menulis nama lengkap dan tanda tangan, berikan pula keterangan jabatan pembuat surat. Untuk membuat surat dinas resmi, bubuhi cap pada bagian atas tanda tangan.
Contoh Surat Dinas
Setelah membaca penjelasan struktur surat dinas di atas, untuk memudahkan pemahaman terdapat beberapa contoh surat dinas yang bisa digunakan dan dimodifikasi.
1. Surat Dinas Berbahasa Inggris
(Kop Surat)
Yogyakarta, September 20, 2023
No : R-2113/Un.02/R.1/09/2023
Ref: Student mobility program
Professor Dr. Chuya
Dean, Faculty of Human Ecology
University Ecology
Assalamu’alaikum wr. wb.
Dear Prof.
As part of a road map for a stronger institutional cooperation between Indonesian University and University Ecology, we would like to propose a student mobility program from our university to yours. In this case, we would like to send two (2) students to Faculty of Human Ecology for a 12-day program, from 8-19 October 2023.
We are very pleased to learn that you have accepted our humble program proposal. We would like to express our highest appreciation for your acceptance.
We would cover necessary expenses (accommodation, transportation, etc.) incurred for this program.
Thank you very much for your support and assistance for this program. May this small initiative further strengthen our future cooperation.
Wassalamu’alaikum wr. wb.
Yours sincerely,
Dr. Andara, M.Si
Vice Rector for Student and Cooperation Affairs
2. Surat Dinas Undangan Workshop
(Kop Surat)
3 Agustus 2023
No: R-2113/Un.02/R.1/08/2023
Perihal: Undangan sebagai Peserta
Lampiran : –
No: R-2113/Un.02/R.1/08/2023
Perihal: Undangan sebagai Peserta
Lampiran : –
Kepada Yth.
Guru Matematika Sekolah Dasar
SD Maju Mulia
di tempat
Assalamu’alaikum Wr.Wb.
Bersama surat ini, kami sampaikan bahwa Tim Pelatihan Guru akan mengadakan Workshop tentang Penerapan Teknologi pada Pembelajaran Matematika bagi para guru yang mengampu mata pelajaran tersebut di SD Maju Mulia serta bagi perwakilan SD Maju Mulia. Program ini selain bertujuan untuk mensosialisasikan metode baru juga untuk menciptakan inovasi lain.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami bermaksud mengundang perwakilan dari Kantor Urusan Internasional pada Institusi yang Bapak/Ibu pimpin, untuk hadir sebagai peserta workshop tersebut, pada:
Hari/Tanggal : Kamis, 12 Agustus 2023
Waktu : 07.30-15.30 WIB
Tempat : Gedung Aula SD Maju Mulia
Acara : Penerapan Teknologi pada Pembelajaran Matematika
Materi : Terlampir
Untuk pelaksanaan workshop ini, setiap institusi dapat mengirimkan 2 orang perwakilan. Peserta tidak dikenakan biaya untuk workshop, tetapi transportasi dan akomodasi dibebankan kepada masing-masing peserta.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Mohon konfirmasi kesediaan dapat disampaikan ke nomor 081 800 081 081 (sms/whatsapp) atau melalui email paling lambat tanggal 9 Agustus 2023 jam 16.00. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami sampaikan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Ketua Tim Pelatihan Guru
Andara, M.Pd
3. Surat Dinas: Surat Tugas
(Kop Surat)
Yogyakarta, 10 September 2023
No: R-2113/Un.02/R.1/09/2023
Hal: Surat Tugas
Lamp: –
Kepada Yth
Panitia Penyelenggara Konferensi Internasional
Di Tempat
Assalamu’alaikum wr. wb.
Menindaklanjuti adanya kegiatan International Conference on Science Studies ke-5 yang akan berlangsung di Yogyakarta pada tanggal 15 – 17 September 2023, dengan ini kami menugaskan nama berikut untuk mengikuti serangkaian kegiatan pada acara tersebut:
Nama lengkap: Dr. Siberia, M.Pd
NIP: 1972900827236286248
Pangkat/Gol: III/A
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami sampaikan terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb
Hormat Kami,
Kepala SMA 6 Padang
Dr. Amarila
4. Surat Dinas Permohonan Kunjungan
(Kop Surat)
Yogyakarta, 7 September 2023
No : B-223/Uk.02/SDP/TU.00.1/09/2023
Hal: Permohonan kunjungan
Lamp: –
Kepada Yth.
Kepala Universitas Maju Jaya
Indonesia
Assalamu’alaikum Wr. Wb
Kami dari Universitas Pendidikan berencana akan membawa mahasiswa dan dosen/staf pendamping untuk belajar tentang pendidikan dan kewirausahaan (entrepreneurship) di Universitas Maju Jaya, pada:
Hari/Tanggal: Selasa, 5 Oktober 2023
Tempat: Universitas Maju Jaya
Sehubungan dengan hal tersebut, besar harapan kami apabila Universitas Maju Jaya dapat menerima delegasi kami pada tanggal yang dimaksud.
Untuk keperluan administrasi, kami memohon agar dapat dikeluarkan undangan dari Universitas Maju Jaya untuk pendamping yang akan menyertai kunjungan atas nama berikut:
- Dr. Mandara
- Dr. Raka Mana
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perkenannya kami mengucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum Wr.Wb
Hormat Kami,
Ketua Universitas Pendidikan
Dr. Budi
5. Surat Dinas Peminjaman Ruang
(Kop Surat)
Jakarta, 8 Agustus 2023
No: A-101/Uh.01/DCD/TU.01.1/08/2023
Hal: Permohonan Peminjaman Ruang
Lamp: –
Kepada.
Yth. Dr. Adinda
Ketua Pusat Bahasa
di tempat
Assalamu’alaikum Wr.Wb.
Bersama dengan surat ini, kami memberitahukan bahwa Universitas Negeri Jaya melalui kantor pembinaan bahasa akan mengadakan seleksi program beasiswa (pada:
Bersama dengan surat ini, kami memberitahukan bahwa Universitas Negeri Jaya melalui kantor pembinaan bahasa akan mengadakan seleksi program beasiswa (pada:
Hari, Tanggal: Jumat, 17 Agustus 2023
Waktu: 08.00 – 15.00
Tempat : Ruang Pusat Bahasa
Acara: Seleksi Beasiswa
Sehubungan dengan hal tersebut, kami memohon izin peminjaman tempat untuk proses seleksi.
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami mengucapkan terimakasih.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Hormat kami,
Ketua Universitas Negeri Jaya
Dr. Larisa
Penutup
Demikian informasi 5 contoh surat dinas & strukturnya yang baik dan benar. Jika belum terbiasa membuat surat dinas, tempelkan penjelasan atau urutan surat dinas pada bagian yang mudah terbaca.
Selain itu, sangat penting untuk mengetahui tata bahasa persuratan pada instansi masing-masing dan tata cara pembuatan surat dinas yang ditetapkan instansi tersebut.
Jadi, ketika kamu harus menulis surat, tidak akan ada lagi kesulitan karena sudah memahami struktur dan cara penulisannya.
Klik dan dapatkan info kost di dekat mu:
Kost Jogja Murah
Kost Jakarta Murah