Contoh Surat Dinas yang Salah dan Perbaikannya yang Benar
Contoh Surat Dinas yang Salah dan Perbaikannya yang Benar – Surat dinas sangat diperlukan oleh setiap instansi, sekolah, hingga organisasi untuk menyampaikan hal-hal atau pengumuman secara resmi.
Namun, kerap kali terdapat surat dinas yang salah dan menimbulkan informasi yang dibuat menjadi bias.
Maka dari itu, seseorang yang bertugas membuat surat dinas diperlukan pemahaman dalam penulisannya serta ketelitian agar tidak menimbulkan salah informasi yang disampaikan.
Untuk menghindari kesalahan dalam menulis surat dinas, Mamikos akan menjabarkan cara penulisan, contoh surat dinas yang baik, beserta cara memperbaikinya jika salah.
Pengertian Surat Dinas
Daftar Isi
Daftar Isi
Surat dinas adalah jenis surat yang menyampaikan informasi kedinasan berupa pengumuman, pernyataan, pertanyaan, penyerahan surat atau barang dinas, atau urusan kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar organisasi yang bersangkutan.
Tujuan dari pembuatan sebuah surat dinas adalah untuk memecahkan masalah atau menyampaikan informasi.
Oleh karena itu, dalam membuat surat dinas, pesan yang ingin disampaikan harus memiliki tujuan yang jelas. Nanti kamu akan memperhatikannya di bagian contoh surat dinas.
Ciri-ciri Surat Dinas
- Gaya penulisannya singkat, jelas dan tidak panjang.
- Berorientasi pada pembaca.
- Dalam surat resmi, arah penulisan harus sedemikian rupa sehingga pembaca memahami pesannya.
- Ciri dari surat resmi adalah kop surat yang digunakan hanya pada halaman pertama. Jika surat dinas berisi lampiran, cantumkan keterangan nomor lampiran.
- Surat dinas ditandatangani sesuai dengan tugas, kewajiban, wewenang dan tanggung jawab seseorang dalam suatu organisasi, instansi atau perusahaan.
Jenis-jenis Surat Dinas
1. Surat Undangan
Surat undangan biasanya digunakan sebagai alat untuk mengumpulkan peserta untuk mengikuti kegiatan organisasi.
Artinya, surat yang dikirimkan kepada pihak yang berbeda dengan isi yang sama, agar pihak yang berbeda tersebut mengetahui isi surat tersebut (menerima informasi yang sama).
2. Surat Perintah
Surat perintah digunakan untuk memerintahkan penerima melakukan sesuatu sesuai petunjuk dalam isi surat.
Perbedaannya dari surat instruksi adalah surat ini lebih bersifat pendidikan, yaitu lebih dekat dengan perintah pengajaran.
3. Surat Tugas
Surat tugas adalah surat yang berisi perintah kepada pejabat/pegawai untuk melakukan tugas tertentu dari suatu organisasi atau lembaga untuk kepentingan organisasi/lembaga tersebut.
4. Surat Lamaran
Surat lamaran adalah surat permintaan untuk bergabung ke organisasi/instansi/perusahaan.
Biasanya surat lamaran digunakan para pelamar kerja untuk melamar pekerjaan di sebuah perusahaan.
5. Surat Perjalanan
Surat perjalanan biasanya memuat uraian tentang tugas seseorang dari organisasi/lembaga yang ditugaskan ke tempat (wilayah, organisasi/lembaga) untuk melakukan sesuatu yang diwajibkan oleh organisasi/lembaga pemberi tugas tersebut
6. Surat Peraturan
Surat peraturan biasanya berisi pedoman atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan yang ditulis/dicetak oleh suatu organisasi/lembaga karena dirasa perlu untuk menjaga dan menunjang sifat-sifat kewibawaan.
Struktur Surat Dinas
Surat dinas biasanya memiliki 10 komponen yang wajib untuk ada. Adapun komponen surat dinas antara lain adalah sebagai berikut:
1. Kepala Surat
Terdiri dari nama organisasi atau lembaga pengirim, alamat lembaga dengan nomor telepon, nomor fax dan email serta logo organisasi/lembaga.
2. Tanggal
Bagian tanggal ini berisi informasi tanggal, bulan, dan tahun surat itu ditulis.
3. Nomor Referensi
Bagian ini terdiri dari tiga bagian utama informasi yaitu Nomor, Lampiran dan Subjek.
4. Alamat
Alamat berisi informasi alamat tujuan yang harus diisi secara akurat sesuai dengan alamat tempat tinggal penerima atau alamat instansi penerima.
5. Salam Pembuka
Salam pembuka adalah sapaan yang diletakkan di awal surat sebelum kata atau kalimat dari isi surat.
6. Isi Surat
Isi surat merupakan bahan yang menjadi inti dari surat dinas. Dalam bagian ini harus dijelaskan informasi yang hendak disampaikan
7. Salam Penutup
Salam penutup sama seperti salam pembuka, bedanya dalam bagian ini harus disertakan kata-kata penutup yang mengakhiri isi surat.
8. Pengirim
Bagian ini berisi nama pengirim, ditulis setelah salam terakhir, kemudian ditandatangani dan dicap oleh organisasi/lembaga yang mengirimkan surat.
8. Tembusan
Tembusan biasanya berisi siapa saja pemangku kepentingan tertentu kepada siapa surat itu ditujukan, selain yang tercantum dalam alamat surat.
Kesalahan dalam Penulisan Surat Dinas
1. Salah Penulisan Kop Surat
Letak surat atau kop surat dinas seharusnya berada di bagian atas surat. Kop surat ini berisi data identitas lembaga/instansi dan menunjukkan pengirim atau pengirim surat.
Kop surat mencantumkan logo, nama kantor, alamat lengkap, nomor telepon dan alamat website kantor.
Kesalahan ketik pada surat dinas yang terdapat pada kop surat baisanya terjadi pada penulisan nama dan alamat lembaga.
Di kop surat, nama kantor dicetak lebih besar dari bagian lainnya. Saat menulis di kop surat, alamatnya berada di bawah nama fasilitas yang dieja dengan benar
- Jika instansi adalah Peseroan Terbatas maka nama instansi ditulis PT (tanpa tanda titik) dengan diikuti nama perusahaan.
- Jika instansi merupakan Commanditaire Vennootschap maka ditulis CV (tanpa tanda titik) diikuti nama perusahaan.
- Jika instansi adalah kementerian, maka ditulis secara lengkap bukan hanya singkatannya saja
- Cara penulisan jalan tidak disingkat menjadi Jln atau JL, contohnya: Jalan Gatot Subroto, Jakarta Selatan, bukan Jl. Gatot Subroto, Jakarta Selatan
2. Salah Penulisan Alamat Surat
Alamat surat dituliskan pada bagian depan surat dan di atas kop surat. Alamat surat ditulis dengan jelas, singkat dan lengkap.
Penulisan alamat tidak dimulai dengan kata di, tetapi langsung menulis penerima dan alamat lengkapnya. Alamat surat resmi ditulis tanpa tanda baca di sebelah kiri antara subjek dan salam.
3. Salah Penulisan Tanggal
Tanggal dalam surat dinas ditulis secara kronologis, dengan bulan ditulis lengkap tanpa singkatan, dan tahun ditulis. Letak tanggal surat resmi berada di bawah kop surat.
Dalam surat dinas kosong, tanggal surat dicantumkan nama kota yang mendahuluinya. Antara nama kota dan tanggal dipisahkan dengan koma.
Contoh penulisan tanggal yang benar:
24 Maret 2022
Bandung, 24 Oktober 2022
Contoh penulisan tanggal yang salah:
24 Mar 2022
24 – 03 – 2022
4. Salah Penulisan Lampiran
Lampiran tidak selalu harus dilampirkan jika tidak ada yang dilampirkan pada surat yang diterbitkan.
Surat tanpa lampiran karenanya tidak perlu memuat lampiran lisan. Jika lampiran harus dilampirkan, surat itu akan mengatakan ada banyak lampiran.
Contoh penulisan tanpa lampiran yang benar:
Nomor : 24/YZ/2022
Perihal : Rapat Penilaian
Contoh penulisan lampiran yang tidak tepat (lampiran kosong):
Nomor : 24/YZ/2022
Lampiran : –
Perihal : Rapat Penilaian
5. Salam Penulisan Salam pembuka dan Penutup
Salam dalam surat resmi hanya dikapitalisasi untuk kata pertama dan diakhiri dengan koma.
Begitupun untuk salam terakhir untuk salam. Gunakan huruf kapital hanya pada kata pertama. Setelah bagian terakhir, sapaan diberi tanda koma (,).
Contoh penulisan salam penutup yang tepat:
Semoga sukses,
Contoh Surat Dinas yang Baik dan Benar
Berikut adalah contoh surat dinas yang baik dan sudah sesuai dengan struktur penulisannya.
Demikian pembahasan mengenai contoh surat dinas yang salah dan perbaikannya yang benar. Semoga bermanfaat.
Klik dan dapatkan info kost di dekat mu:
Kost Jogja Murah
Kost Jakarta Murah