Contoh Surat Resmi dan Cara Membuatnya yang Baik dan Benar
Contoh Surat Resmi dan Cara Membuatnya yang Baik dan Benar – Dalam berbagai kegiatan sehari-hari yang sifatnya lebih formal, seringkali dibutuhkan untuk melakukan kegiatan surat-menyurat untuk berbagai keperluan yang ada.
Tidak hanya menyangkut hubungan antar organisasi atau lembaga resmi saja, tetapi juga dilakukan untuk keperluan yang sifatnya lebih mencakup secara individual.
Pembuatan surat resmi ini tentu saja tidak dapat dilakukan dengan sembarangan agar dapat tersampaikan apa maksud yang diinginkan, maka dari itu penting untuk mengetahui bagaimana cara membuat surat resmi yang baik dan benar sesuai dengan aturan yang ada.
Pada artikel kali ini, Mamikos akan memberikan informasi terkait dengan cara membuat dan juga beberapa contoh surat resmi yang dapat kamu jadikan sebagai patokan.
Pentingnya Membuat Surat Resmi untuk Berbagai Keperluan
Daftar Isi
Daftar Isi
Sebelum membahas lebih lanjut terkait dengan bagaimana cara tepat untuk membuat surat resmi dan seperti apa contoh surat resmi yang benar, kali ini akan lebih dahulu dibahas mengenai pentingnya dari keberadaan jenis surat satu ini.
Surat remi sendiri merupakan sebuah surat yang biasanya diterbitkan dari organisasi, lembaga, atau juga perorangan dengan sifatnya yang formal dan untuk menyampaikan kepentingan yang resmi.
Sifat dari surat ini yang membuat penulisan dan bahasa yang digunakan perlu menggunakan tata cara yang formal dan juga baku.
Tidak jarang pula surat ini digunakan sebagai sebuah pengingat akan keperluan tertentu yang dimiliki.
Surat resmi yang perlu diserahkan biasanya memiliki arsipnya sendiri dan dapat digunakan jika diperlukan di waktu yang akan datang.
Biasanya surat ini juga menjadi bukti akan terjadinya sebuah perjanjian yang diperuntukkan dalam kepentingan dinas tertentu.
Bentuk surat resmi seperti surat tugas, surat perintah kerja, surat perizinan, dan sejenisnya dapat menjadi pedoman dalam pengerjaan sebuah hal yang berkaitan.
Misalnya juga surat perizinan untuk bekerja atau melakukan perjalanan dinas dapat menjadi bantuan untuk menyelesaikan keperluan yang ada.
Pada zaman yang sudah modern dan serba digital seperti saat ini, penggunaan surat biasanya sudah tidak banyak digunakan karena adanya media komunikasi yang lebih memudahkan.
Namun, untuk hal yang bersifat lebih formal, surat resmi tetap dibutuhkan keberadaannya sebagai alat komunikasi.
Hal ini dikarenakan komunikasi yang dilakukan melalui ponsel biasanya dianggap kurang profesional untuk dilakukan.
Maka dari itu, perlu untuk mengetahui bagaimana pembuatan surat resmi yang benar dan seperti apa bentuk dari contoh surat resmi yang sesuai dengan formalitas yang ada.
Cara Tepat dan Benar dalam Membuat Surat Resmi
Sebelum beralih ke bagian contoh surat resmi, akan lebih baik jika mengetahui bagaimana cara yang tepat dan benar untuk membuatnya.
Seperti sebelumnya sudah disebutkan bahwa surat ini sifatnya formal, maka dari itu ada beberapa komponen yang wajib untuk dimasukkan.
Komponen ini sendiri dapat menjadi ciri bahwa surat tersebut bersifat formal dan terdapat hal penting yang disampaikan.
Maka dari itu, ketahui apa hal yang perlu untuk diperhatikan dalam membuat sebuah surat resmi yang ditujukan kepada pihak lain.
Ketentuan dalam pembuatan surat resmi yang perlu diperhatikan diantaranya:
- Memiliki kop surat sebagai identitas dari organisasi atau lembaga yang mengeluarkan surat tersebut.
- Memiliki nomor surat, lampiran, dan juga perihal untuk menjelaskan surat resmi yang dikirimkan tersebut.
- Surat ditulis dengan menggunakan bahasa resmi dan baku sesuai dengan yang berlaku di tempat saat pembuatanya.
- Surat dibuka dan ditutup dengan salam yang digunakan pada umumnya yang berlaku dan sopan.
- Cap atau stempel yang dibubuhkan pada bagian tanda tangan dari penanggung jawab surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau lembaga.
Bagian yang Dicantumkan Pada Surat Resmi
Pembuatan surat resmi yang juga akan dibubuhkan pada contoh surat resmi memiliki aturannya tersendiri.
Ada beberapa bagian dalam surat yang menjadi ciri khas dan sudah diterima oleh berbagai kalangan yang ada.
Mengetahui apa saja struktur dari pembuatan surat ini dapat mempermudah ketika dibutuhkan dalam membuatnya sewaktu-waktu.
Perhatikan apa saja bagian yang perlu untuk dicantumkan pada surat resmi seperti yang akan dijelaskan di bawah ini.
1. Kepala atau Kop Surat
Bagian utama dan pertama dalam pembuatan surat resmi yang perlu untuk dicantumkan yaitu kop yang terletak pada kepala surat.
Kop ini sendiri menjadi sebuah identitas atas lembaga yang mengirimkan surat sehingga mengetahui asal dari surat itu.
Kop ini juga menjadi sebuah penegasan bahwa surat yang dikeluarkan memiliki sifat resmi dari lembaga yang mengeluarkannya.
Terdapat beberapa hal yang terkandung di dalam kop seperti nama, alamat, kode pos, kontak, serta logo dari lembaga yang mengeluarkannya.
2. Tempat dan Tanggal, Nomor, Lampiran, dan Perihal Surat
Pada bagian tempat dan tanggal surat menerangkan terkait dengan keterangan dari lokasi dan waktu dari pembuatan surat tersebut.
Sementara nomor berfungsi agar mempermudah dalam melakukan pencatatan dan kategorisasi dalam administrasi pengarsipan dari surat.
Pada lampiran menjelaskan terkait dengan dokumen pendukung yang disertakan bersamaan dengan penyerahan surat.
Terakhir yaitu bagian perihal yang menjelaskan secara singkat terkait dengan tujuan dari pembuatan surat tersebut.
3. Alamat Tujuan Surat
Bagian lain dari surat resmi yang tidak kalah pentingnya yaitu terkait dengan penulisan alamat kepada siapa surat ditujukan.
Penulisannya sendiri tidak perlu untuk terlalu mendetaill dan hanya mencantumkan informasi penting saja. Misalnya seperti nama dan juga posisi dari kepada siapa surat ditujukan untuk lembaga tertentu.
Perlu untuk diingat bahwa penulisan nama pada bagian ini tidak perlu untuk diberi awalan Bapak/Ibu terlebih dahulu.
4. Pembuka Surat
Pada surat resmi juga perlu untuk dapat dicantumkan salam pembuka yang sifatnya dapat lebih umum untuk disampaikan.
Penulisannya yaitu diakhiri bukan dengan tanda titik melainkan dengan menggunakan tanda koma.
Biasanya pembukaan yang lebih sering untuk digunakan yaitu “Dengan hormat” pada surat tersebut.
Bagian ini tidak dapat dilewatkan karena menjadi komponen utama untuk memulai penulisan surat resmi ini.
5. Isi Surat
Dalam penulisan isi surat terdapat beberapa hal yang perlu untuk diperhatikan agar dapat terstruktur dengan baik.
Pertama, berkaitan dengan kalimat pembuka yang mengantarkan pembacanya sebelum masuk ke dalam bagian inti.
Kedua, bagian isi pokok yang berisi maksud dari surat resmi itu sendiri. Ketiga, penutup yang dapat menyampaikan harapan yang dimiliki oleh pengirim terkait isi dari surat yang ada.
6. Penutup Surat
Gunakan kalimat yang baik dan benar pada bagian penutup surat resmi ini agar dapat menambah kesantunan dari bahasa yang digunakan.
Pada penutup juga terdapat tanda tangan disertai dengan jabatan dan nama serta NIP dari pembuat surat itu sendiri.
Bagian ini penting untuk memperjelas penanggung jawab dari pengiriman surat dan pembaca mengetahui ke mana surat harus dibalaskan.
Jika diperlukan, gunakan tembusan dan cantumkan pada bagian paling bawah dari surat resmi.
Berbagai Contoh Surat Resmi Sesuai Kaidah yang Berlaku
Tidak hanya mengetahui berbagai komponen penting dalam pembuatan surat resmi saja, tetapi agar lebih jelas mencari tahu contoh surat resmi seperti apa.
Melihat contoh surat resmi dapat semakin mempermudah untuk memahami bagaimana penulisannya yang baik dan benar.
Ada banyak jenis dari surat resmi yang biasa ditemukan dalam berbagai kepentingan yang ada sehari-hari.
Simak apa saja contoh surat resmi yang ada di bawah ini dengan baik dan juga seksama.
1. Contoh Surat Resmi untuk Kegiatan Sekolah
Tidak jarang sekolah juga perlu untuk mengeluarkan surat resmi berupa pemberitahuan terkait dengan kegiatan yang ada.
Surat ini biasa ditujukan kepada berbagai pihak yang bersangkutan terkait dengan acara yang diadakan.
Tidak jarang pula surat ini ditujukan kepada individu seperti orangtua atau wali murid untuk pemberitahuan berbagai hal.
Di bawah ini merupakan salah satu contoh surat resmi untuk pemberitahuan mengenai kegiatan sekolah.
(Kota), XX XX XXXX
Nomor: XXXXXXXXXX
Lampiran: –
Hal: Undangan
Yth. Orangtua/Wali Murid
Kelas XXXXXXX
di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan peringatan Hari Jadi SMA XXXXXXX yang ke-XX, kami selaku dari pihak sekolah akan menyelenggarakan perlombaan. Acara tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari/tanggal: XX XX XXXX
Waktu: XXXX
Tempat: XXXXXXX
Adapun kami berharap untuk bapak/ibu orangtua/wali murid dapat memberikan izin untuk siswa mengikuti segenap perayaan yang ada.
Demikian surat ini dapat kami sampaikan. Atas perhatian serta kerja sama yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah,
(TTD)
(Nama Terang)
(NIP)
2. Contoh Surat Resmi untuk Dinas Terkait
Berikut ini merupakan salah satu contoh surat resmi untuk kepentingan dinas yang dapat digunakan.
(Kota), XX XX XXXX
Nomor: XXXXXXX
Lampiran:: –
Hal: Permohonan Izin
Yth. Kepala Dinas Pendidikan
Kota Yogyakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan lomba antar sekolah yang akan diselenggarakan dalam rangka untuk memperingati hari jadi SMA XXXXXXX yang akan dilaksanakan pada:
Hari/tanggal: XX XX XXXX
Waktu: XXXX
Lokasi: XXXXX
Bersamaan dengan pemberitahuan tersebut, kami selaku perwakilan dari dewan SMA XXXXX ingin mengajukan permohonan izin. Hal ini guna dapat melaksanakan acara tersebut dengan lancar dan tanpa ada halangan apapun.
Demikian yang dapat kami sampaikan melalui surat ini. Atas perhatian dan kerjasamanya yang telah diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Pelaksana,
(TTD)
(Nama Terang)
(NIP)
3. Contoh Surat Resmi untuk Pemberitahuan Pengumuman Kegiatan Tertentu
Surat resmi juga seringkali digunakan untuk menjadi pemberitahuan terkait dengan pelaksanaan kegiatan. Berikut ini salah satu contoh surat resmi terkait dengan hal tersebut.
(Kota), XX XX XXXX
Nomor: XXXXXXX
Lampiran: –
Perihal: Undangan
Yth. XXXXXX
di tempat
Dengan hormat,
Bersamaan dengan pelaksanaan rapat internal, kami bermaksud untuk mengundang saudara/i untuk hadir pada:
Hari/tanggal: XX XX XXXX
Waktu: XXXX
Lokasi: XXXXXXX
Acara: XXXXXXXX
Besar kiranya harapan kami untuk saudara/i hadir dalam acara tersebut sebagai bentuk partisipasi di dalamnya.
Demikian yang dapat kami sampaikan dengan surat ini. Atas waktu dan perhatiannya yang sudah diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala XXXXXXX
(TTD)
(Nama Terang)
(NIP)
Penjelasan yang telah diberikan di atas merupakan segala informasi penting yang berkaitan dengan pembuatan surat resmi.
Telah diberikan pula beberapa contoh surat resmi yang benar dan dapat dijadikan sebagai sebuah patokan dalam membuatnya.
Membuat jenis surat ini sebenarnya tidak sulit asalkan sudah mengerti cara membuatnya yang baik dan benar. Simak jenis surat lainnya dan contoh yang benar hanya di blog milik Mamikos.
Kamu juga bisa menyimak contoh surat lain seperti contoh surat wasiat di blog Mamikos Info, ya!
Klik dan dapatkan info kost di dekat mu:
Kost Denpasar Bali Harga Murah