Struktur Surat Undangan Resmi Beserta Contoh dan Ciri-cirinya
Struktur Surat Undangan Resmi Beserta Contoh dan Ciri-cirinya – Surat undangan resmi merupakan salah satu dari jenis surat yang isinya bersifat ajakan untuk sebuah instansi dalam menghadiri sebuah acara resmi dan formal yang dikeluarkan oleh instansi atau organisasi resmi dalam menghadiri seminar, rapat, dan sejenisnya.
Terdapat beberapa karakteristik atau ciri-ciri yang dapat kamu temukan untuk membedakannya dengan surat yang tidak resmi.
Struktur penulisan yang digunakan juga penting agar surat yang dikirimkan lengkap dan ditulis dengan cara yang baik dan benar.
Agar bisa membantu kamu dalam menulis jenis surat ini, simak penjelasannya serta beberapa contoh surat undangan resmi yang akan diberikan berikut ini.
Struktur Surat Undangan Resmi
Daftar Isi
Daftar Isi
Surat undangan resmi biasanya akan digunakan untuk komunikasi yang terjadi antar instansi atau lembaga resmi dan digunakan ketika memerlukan kepentingan dinas.
Pengirimannya sendiri bisa digunakan secara perseorangan, antar instansi, maupun juga organisasi yang ada. Di dalam surat ini akan tertera informasi yang lengkap mengenai acara resmi yang akan diselenggarakan.
Mulai dari hari serta tanggal, waktu pelaksanaan, hingga tempat di mana acara tersebut akan diselenggarakan secara lebih lengkap.
Beberapa contoh surat undangan resmi yang ada mungkin sering kamu temui dalam kehidupan sehari-hari.
Misalnya seperti surat undangan pelaksanaan rapat wali murid, surat undangan rapat umum untuk para pemegang saham, surat bisnis, surat undangan melaksanakan dinas, dan masih banyak yang lainnya.
Membaca dan melihat format penulisan bisa jadi membuat kamu sudah bisa membedakan mana surat undangan resmi dan tidak resmi.
Namun, bisa jadi terkadang sulit untuk membedakan padahal kamu diminta untuk perlu mengirimkan balasan kepada pihak pengirim.
Ciri-ciri Surat Undangan Resmi
Agar dapat memahami contoh surat undangan resmi lebih dalam, berikut ini ciri-ciri dari surat tersebut yang biasa ditemukan diantaranya:
- Surat dilengkapi dengan adanya kop yang menyertakan informasi mengenai organisasi atau instansi yang mengirimkannya.
- Surat memuat nomor, lampiran, beserta perihal pengiriman isi surat yang ada.
- Terdapat salam pembuka dan penutup yang lazim digunakan pada surat undangan resmi secara umum.
- Penulisan surat menggunakan bahasa yang resmi dan formal serta baku menurut kaidah EYD.
- Terdapat cap atau stempel dari organisasi atau instansi resmi sebagai pengirimnya. Stempel atau cap biasanya dibubuhkan pada bagian tanda tangan setelah penutup.
Struktur dan Bagian Surat Undangan Resmi
Mengetahui contoh surat undangan resmi saja tidak cukup agar kamu bisa menuliskan surat ini dengan baik dan benar sesuai kaidah yang ada.
Agar lebih mudah dalam proses penulisannya, kamu perlu untuk mengetahui apa saja struktur atau bagian yang termasuk di dalamnya.
Struktur atau bagian surat ini menjadi pembeda dari penulisan surat lainnya karena memiliki kaidah penulisannya tersendiri.
Maka dari itu, simak apa saja bagian dari surat undangan resmi seperti yang dijelaskan di bawah ini.
1. Kop Surat
Bagian surat undangan resmi yang pertama dan memegang peranan penting dalam penulisannya yaitu kop atau kepala surat.
Bagian ini perlu untuk dicantumkan tepat pada bagian paling atas surat undangan resmi yang dibuat.
Isinya yaitu mencakup identitas dari instansi atau organisasi yang mengeluarkan surat undangan resmi tersebut.
Biasanya akan dicantumkan logo, nama instansi atau organisasi, alamat kantor, serta informasi kontak seperti nomor telepon dan juga alamat email atau website.
2. Tempat dan Tanggal Penulisan Surat
Dalam penulisan surat undangan resmi, bagian tempat dan tanggal pembuatan surat tidak boleh dilupakan.
Hal ini untuk memberikan informasi kepada penerima surat terkait kapan surat tersebut dibuat dan dikirimkan kepada mereka.
Format penulisannya sendiri sebenarnya sama seperti penulisan tempat dan tanggal pada umumnya. Penulisannya yaitu misalnya seperti, “Yogyakarta, 5 Agustus 2021”.
3. Nomor Surat
Bagian lainnya dari surat undangan resmi yang tidak kalah pentingnya yaitu wajib untuk mencantumkan nomor surat di dalamnya.
Nomor ini merupakan gabungan dari angka dan huruf yang sesuai dengan penomoran berkas yang digunakan oleh instansi atau organisasi yang membuatnya.
Biasanya untuk setiap organisasi atau instansi akan memiliki penomoran tersendiri untuk setiap surat yang keluar. Nomor surat yang dimaksud misalnya ditulis seperti 003/XVII/MK/2021 dan sejenisnya.
4. Perihal
Tidak kalah pentingnya untuk pengiriman surat undangan resmi yaitu kamu wajib untuk memastikan bahwa bagian perihal atau hal sudah cantumkan.
Pada bagian ini merupakan penjelasan terkait dengan isi pokok dari surat yang dikirimkan. Hal ini akan mempermudah penerima surat jika mereka perlu untuk menyortir surat yang diterima terlebih dahulu.
Mereka akan mengetahui bahwa surat tersebut perlu untuk segera dibaca dan membutuhkan balasan atau tidak.
5. Nama Pihak yang Dituju
Sama seperti pengiriman surat pada umumnya, kamu perlu untuk mencantumkan kepada siapa surat undangan resmi ditujukan.
Kamu perlu untuk menuliskan nama dari penerima surat secara jelas agar surat juga bisa sampai tujuan dengan lancar.
Gunakan nama terang serta gelar yang lengkap dan posisinya di organisasi atau lembaga yang dituju. Selain itu, cantumkan pula alamat dari pihak yang dikirimi surat dengan terang dan jelas.
6. Salam Pembuka
Penting untuk kamu mencantumkan salam pembuka terlebih dahulu sebelum masuk ke dalam penyampaian isi surat.
Salam ini biasanya ditulis pada bagian sebelah kiri dan diawali dengan huruf kapital.
Pada bagian akhir dari salam pembuka, gunakan tanda koma untuk menutupnya. Salah satu salam pembuka yang paling banyak digunakan yaitu, “Dengan hormat,”.
7. Isi Surat
Kepentingan akan perihal yang ingin kamu sampaikan melalui dapat dituliskan pada bagian isi ini.
Kamu perlu untuk mencantumkan informasi acara yang akan diselenggarakan, misalnya seperti waktu dan lokasi pelaksanaan.
Selain itu, kamu juga bisa menjelaskan secara singkat mengenai pentingnya acara tersebut. Gunakan kalimat yang baku dan efektif agar penyampaiannya lebih mudah untuk dipahami.
8. Penutup
Setelah menyampaikan isi surat, perlu untuk kamu menutupnya dengan ucapan terima kasih atas waktu yang sudah diberikan.
Kamu juga bisa menyisipkan salam penutup yang ditaruh pada bagian kiri surat yang ditulis.
Selain itu, kamu dapat memberikan pernyataan seperti kehadiran atau konfirmasi yang ditunggu secepatnya. Penulisan salam penutup diawali dengan menggunakan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik.
9. Nama atau Identitas Pengirim Surat
Ketika menuliskan surat undangan resmi, kamu perlu untuk mencantumkan siapa pengirimnya pada bagian paling akhir.
Tuliskan nama lengkap dan juga posisi yang dimiliki di organisasi atau instansi yang mengeluarkan surat tersebut.
Tidak lupa pula untuk membubuhkan tanda tangan serta cap stempel basah yang menjadi tanda resminya surat tersebut. Nanti kamu dapat melihat ini pada bagian contoh surat undangan resmi yang akan disampaikan selanjutnya.
Cara Membuat Surat Undangan Resmi
Dalam membuat surat undangan resmi yang benar, kamu perlu untuk memperhatikan kaidah penulisannya yang ada.
Salah satu hal yang perlu untuk kamu perhatikan yaitu format penulisan surat undangan resmi yang benar.
Format ini seperti yang sudah dijelaskan pada bagian sebelumnya yaitu mulai dari kop surat hingga membubuhkan TTD dan cap stempel basah.
Struktur ini nantinya juga dapat kamu perhatikan pada contoh surat undangan resmi yang dicantumkan.
Dalam pembuatannya sendiri, kamu perlu untuk mengetahui apa sebenarnya tujuan yang dimiliki dari acara yang akan diselenggarakan.
Setelah itu, kamu dapat mencari informasi mengenai acara tersebut seperti waktu dan lokasi pelaksanaan yang ada.
Mulai dari sini, kamu dapat menuliskan surat undangan resmi tersebut sesuai dengan struktur yang telah dijelaskan pada pembahasan sebelumnya.
Pastikan bahwa penulisannya juga menggunakan kaidah bahasa yang baku dan formal.
Contoh Surat Undangan Resmi Sesuai Kaidah Penulisan yang Baik dan Benar
Membaca bagaimana struktur dan cara penulisan surat undangan resmi yang benar saja terkadang sudah cukup untuk bisa memahaminya.
Namun, melihat bagaimana contoh surat undangan resmi yang benar dapat membantu untuk memahami secara lebih mendalam.
Hal ini dikarenakan kamu bisa melihat seperti apa penulisannya dan memperhatikannya dengan seksama. Berikut ini ada beberapa contoh surat undangan resmi yang dapat kamu baca di bawah ini.
1. Contoh Surat Undangan Resmi
Tempat, Tanggal Pembuatan Surat
Nomor: XXXXXXX
Lampiran: –
Perihal: Undangan Pengambilan Rapor Semester
Kepada Yth
XXXXX
di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan berakhirnya tahun ajaran untuk semester pertama, berikut ini informasi terkait dengan waktu pengambilan rapor siswa yang akan dilaksanakan pada”
Hari, tanggal: XXXXXX
Waktu: XXXX
Tempat: XXXXX
Demikian undangan yang dapat kami sampaikan. Atas perhatian yang diberikan dari Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Kepala XXXXXXX,
TTD
Nama Terang
2. Contoh Surat Undangan Resmi
Tempat, Tanggal Pembuatan Surat
Nomor: XXXXXXX
Lampiran: –
Perihal: Undangan Pelaksanaan Rapat
Kepada Yth.
XXXXXX
di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan hasil laporan terkait omset perusahaan dalam enam bulan terakhir semakin menurun, maka kami mengundang seluruh jajaran staff dalam rapat yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal: XXXXXX
Waktu: XXXX
Tempat: XXXXXX
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Mengingat pentingnya topik rapat yang akan dibahas, kami harap Bapak/Ibu dapat meluangkan waktunya untuk menghadiri. Atas kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Direktur XXXX,
TTD
Nama Terang
Itu tadi merupakan struktur penulisan, cara membuat, dan juga contoh surat undangan resmi yang dapat kamu gunakan untuk membuat surat tersebut.
Selama kamu memahami struktur penulisan dengan baik, maka kamu akan dengan mudah membuat surat ini kapan saja jika dibutuhkan.
Perhatikan setiap aspek yang penting agar surat yang kamu buat dapat dimasukkan ke dalam kategori surat undangan resmi.
Untuk tips penulisan surat penting lainnya, kamu dapat membacanya melalui blog Mamikos.
Klik dan dapatkan info kost di dekat mu:
Kost Denpasar Bali Harga Murah