43 Istilah-Istilah dalam Administrasi Perkantoran

Lailla Sep 23 8min read

Posted in: Tips Kerja

Tagged: Istilah Perkantoran

43 istilah-istilah dalam administrasi perkantoran – Untuk menunjang pekerjaan, memahami dan menguasai istilah terkait pekerjaan tersebut wajib dilakukan. Jangan sampai kamu kesulitan mengerjakan sesuatu karena tidak tahu makna istilahnya. Terdapat perbedaan penggunaan istilah pada setiap jenis pekerjaan. Misalnya saja terdapat istilah khusus di bidang penulisan yang tidak diperlukan dalam bidang administrasi, begitu pula sebaliknya.

Istilah Penting Administrasi Perkantoran

pixabay.com

Istilah dalam suatu pekerjaan memiliki deskripsi dan definisi khusus yang menggambarkan pekerjaan tersebut. Jadi, tidak perlu bingung apabila kamu mendapati istilah khusus pada profesi administrasi perkantoran yang tidak ditemukan pada dunia kedokteran. Sangat penting mencari tahu makna istilah penting pada suatu profesi. Bisa kamu bayangkan jika seseorang yang sudah mendalami suatu profesi tidak mampu melakukan pekerjaan secara maksimal karena sibuk mencari tahu makna kata. Pekerjaan pun menjadi terhambat, bahkan bisa salah dilakukan. Perbedaan istilah pada setiap pekerjaan perlu dikuasai, minimal kamu ketahui artinya.

Informasi Seputar Administrasi Perkantoran

Definisi administrasi perkantoran cukup beragam dan memiliki banyak versi. Administrasi perkantoran sering disamakan dengan manajemen perkantoran. Meskipun demikian, istilah administrasi perkantoran lebih berkaitan dengan urusan-urusan negara, sedangkan manajemen perkantoran berkaitan dengan perusahaan. Administrasi perkantoran memiliki tujuan khusus, seperti membantu perusahaan dalam bersaing, memberikan data lengkap untuk perusahaan, membantu pelayanan bagi pelanggan, memberikan laporan, dan sebagainya. Berikut ini akan Mamikos informasikan istilah penting yang sering digunakan dalam administrasi perkantoran.

Administrasi: Kegiatan kantor dan tata usaha; Usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi.
Administrasi perkantoran: Serangkaian kegiatan atau fungsi manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Agenda: Buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun; acara (yang akan dibicarakan dalam rapat).
Arsip: Kumpulan warkat yang disimpan teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan. Fungisnya agar setiap diperlukan dapat cepat ditemukan.
Arsip Statis: Arsip yang tidak digunakan lagi secara langsung untuk menunjang kegiatan sehari-hari.
Buku Agenda Surat Keluar: Buku untuk mencatat data surat yang keluar
Buku Agenda Surat Masuk: Buku untuk mencatat data surat yang masuk.
Buku Ekspedisi Eksternal: Buku untuk mencatat penyampaian, pengiriman, distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi, kantor, atau perusahaan.
Buku Ekspedisi Internal: Buku untuk mencatat penyampaian, pengiriman, distribusi surat yang disampaikan dalam lingkungan organisasi atau perusahaan sendiri.
CABINET NG: Aplikasi perangkat lunak untuk kearsipan yang membantu meningkatkan efisiensi kantor, yaitu melakukan proses pengarsipan dengan mudah tanpa dipersulit oleh lokasi transaksi yang terjadi.
E-mail: Surat elektronik
Filling Cabinet: Tempat penyimpanan arsip yang disusun secara vertikal dengan menggunakan lembar guide dan map gantung (Hang Map).
Hubungan masyarakat atau relasi publik: Kegiatan penataan yang mencakup usaha pengenalan kegiatan organisasi kepada lingkungan dan penangkapan hasrat serta suasana lingkungan dalam suatu kerja sama dalam rangka mencapai tujuan tertentu.
Inventarisasi: Pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik kantor, (sekolah, rumah tangga, dan sebagainya) yang dipakai dalam melaksanakan tugas.
Kartu Kendali: Lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat sehingga dapat ditemukan dengan mudah.
Kearsipan: Proses kegiatan atau proses pengaturan. mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu.
Kantor: Balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan dsb) tempat bekerja.
Kepegawaian atau personalia: Personel dalam suatu organisasi yang memiliki keahlian di bidang tertentu; Rangkaian kegiatan penataan yang meliputi pencarian, pelamaran, pengujian, penerimaan, pengangkatan, penempatan, kepangkatan, pengembangan, kesejahteraan, pemutasian, dan pemberhentian tenaga kerja dalam suatu kerja sama dalam rangka mencapai tujuan tertentu.
Keuangan atau finansial: Kegiatan penataan yang mencakup penyusunan anggaran belanja, penentuan sumber biaya, cara pemakaian, pembukuan, dan pertanggungjawaban pembiayaan dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Kompetensi: Kemampuan penguasaan suatu bidang.
Konsep: Rancangan atau buram surat dsb.
Konseptor: Orang yang mencetuskan atau memiliki gagasan; penyusun konsep
Kurir/Ekspeditor: Orang yang bertugas menerima surat-surat yang akan dikirim kepada pihak lain dan mengirimkannya dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi aturan kantor.
Latihan Jabatan: Istilah administrasi dan kepegawaian latihan untuk meningkatkan mutu, keahlian, kemampuan, dan keterampilan (dilakukan setelah dan selama menduduki jabatan atau pekerjaan tertentu).
Lembar Disposisi: Lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain.
Manajemen: Kegiatan penataan yang mencakup penggerakan orang-orang dan pengerahan fasilitas kerja agar tujuan kerja sama tercapai.
Materia atau perbekalan: Kegiatan penataan yang mencakup pengadaan, pencatatan, pengaturan pemakaian, pemeliharaan, dan penyingkiran benda dalam suatu kerja sama dalam rangka mencapai tujuan tertentu.
Office actuating: Kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan.
Office controlling: Kegiatan memastikan sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai target.
Office organizing: Pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksanaan yang melaksanakan fungsi organisasi. Pekerjaan meliputi pembagian tugas dan pekerjaan, pemeliharaan hubungan kerja, dan penyediaan peralatan yang tepat.
Office planning: Proses menentukan arah kegiatan kantor dengan cara meninjau kembali faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Kegiatan meliputi perencanaan gedung, tata ruang kantor, penerangan atau pencahayaan, ventilasi, perlengkapan peralatan dan perabotan, metode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor, budgeting perkantoran dan standar kualitas kerja, serta sistem informasi dan telekomunikasi.
Organisasi: Struktur sekaligus tempat penyelenggaraan suatu usaha kerja sama, merujuk pada proses penataan, pengaturan, penyusunan, serta pembagian kerja dari suatu usaha kerja sama; Proses pengelompokkan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab, maupun wewenang yang ditujukan untuk menciptakan suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai satu kesatuan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Penyortiran: Pemisahan surat yang diterima oleh sebuah kantor, organisasi, atau perusahaan.
Perusahaan Jawatan: Istilah administrasi dan kepegawaian unit organisasi dalam lingkungan departemen yang kedudukan, tugas, fungsi, dan susunan organisasinya ditetapkan dalam ketentuan peraturan perundang-undangan tersendiri.
Prosedur: Tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas.
Sistem: Perangkat unsur yang saling berkaitan secara teratur sehingga membentuk suatu totalitas.
Stempel: Cap; tera
Stenografi: Tulisan singkat; short hand
Surat: Kertas dan sebagainya yang tertulis; secarik kertas dsb sebagai tanda atau keterangan.
Surat Dinas: Surat yang dikirim kantor pemerintahan
Surat Pribadi: Surat yang berisi keperluan pribadi. Biasanya ditulis pribadi dan ditujukan kepada orang lain dengan menggunakan bahasa tidak baku.
Surat Niaga: Surat dagang
Unit Pengolah: Unit yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi.