8 Macam-Macam Standar Operasional Prosedur (SOP) Beserta Fungsinya
8 Macam-Macam Standar Operasional Prosedur (SOP) Beserta Fungsinya – Hasil yang optimal dari suatu kegiatan atau pekerjaan akan tercapai jika berpatokan pada dokumen petunjuk pelaksanaan yang disebut dengan SOP.
Pada praktiknya, terdapat macam-macam Standar Operasional Prosedur yang dibuat berdasarkan sifat, jenis dan skala kegiatan tertentu.
Lantas, apa saja macam-macam SOP? Apa saja fungsinya? Jika kamu belum tahu dan penasaran, simak terus artikel ini sampai akhir, ya!
Apa Saja Macam-Macam Standar Operasional Prosedur?
Daftar Isi
Daftar Isi
Dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) termuat informasi lengkap mengenai prosedur yang disusun secara kronologis untuk menjalankan kegiatan atau pekerjaan.
Dengan adanya SOP, kelalaian dan kesalahan bisa diminimalisir dengan baik.
Standar Operasional Prosedur dibuat sebagai standarisasi cara untuk menyelesaikan tugas tertentu sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab individu dalam suatu perusahaan maupun organisasi.
Bagi pegawai baru, SOP sangat penting untuk membantu dalam pelaksanaan tugas secara lebih cepat.
Bisa dipahami kalau SOP berperan penting, kan? Jika tidak ada SOP, maka setiap orang akan bekerja seenaknya sendiri tanpa tujuan yang jelas karena tidak ada aturan yang wajib diikuti.
Secara umum, macam-macam Standar Operasional Prosedur dibedakan berdasarkan kategori jenis, sifat, skala dan kelengkapan dari suatu kegiatan.
Pembedaan tersebut bertujuan agar SOP digunakan sesuai dengan situasi yang terjadi di lapangan. Penjelasan selengkapnya berikut ini.
SOP Berdasarkan Jenis Kegiatan
Dilihat dari jenis kegiatan yang akan dilakukan, SOP terbagi menjadi 2, yakni SOP spesifik dan generik.
1. SOP Spesifik
SOP spesifik merupakan bagian dari macam-macam Standar Operasional Prosedur yang dibuat sebagai petunjuk kerja dalam lingkup yang spesifik.
Artinya, SOP spesifik hanya berlaku untuk lingkungan A dan tidak akan efektif jika diterapkan pada lingkungan yang berbeda.
Sebagai contoh, SOP Penggunaan Alat di Divisi AB maka hanya wajib dipatuhi oleh seluruh pegawai divisi tersebut.
Kemudian, SOP Pengajuan Proposal Penelitian di Fakultas B maka hanya bisa diterapkan di lingkungan fakultas tersebut.
Hal tersebut disebabkan oleh penyusunan SOP yang menyesuaikan dengan situasi dan kebutuhan di lokasi pedoman pelaksanaan tersebut akan diterapkan.
Pembatasan ruang lingkup pada SOP spesifik sangat jelas sesuai dengan analisis yang dilakukan secara tepat.
2. SOP Generik
Jika ada yang bersifat khusus, maka ada yang bersifat umum sebagai kebalikannya. SOP generik adalah standarisasi kegiatan atau pekerjaan yang lebih umum karena ruang lingkupnya tidak dibatasi.
Dengan kata lain, SOP generik bisa diterapkan secara lebih luas, tidak hanya terbatas pada satu lingkungan saja.
Contohnya, SOP Penanganan Pasien di Instalasi Rawat Inap Medik dan Rawat Inap Beda dan SOP Pengelolaan Uang Kas di Sub Bagian C dan Sub Bagian D.
Seperti halnya prosedur spesifik, SOP generik juga disusun berdasarkan analisis kebutuhan di ruang lingkup yang dituju.
SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan
Selanjutnya, macam-macam Standar Operasional Prosedur juga dibedakan berdasarkan sifat kegiatan, yakni SOP administratif dan teknis.
1. SOP Administratif
Pengertian SOP administratif adalah dokumen yang berisi pedoman pelaksanaan kegiatan tanpa mencantumkan prosedur yang terperinci.
SOP jenis ini memang dibuat lebih umum dan hanya memuat gambaran pelaksanaan tugas yang sifatnya makro.
Dalam SOP administratif, kamu tidak akan menemukan petunjuk untuk melaksanakan suatu kegiatan dari awal hingga selesai.
Maka dari itu, prosedur administratif tidak ditujukkan bagi perorangan melainkan hanya sebagai bagian dari administrasi perusahaan maupun instansi.
2. SOP Teknis
Berbeda halnya dengan prosedur administratif, SOP teknis merupakan petunjuk yang memuat cara pelaksanaan kegiatan secara urut, lengkap dan detail.
Dokumen ini tidak hanya menampilkan tugas secara umum, melainkan juga rincian pelaksanaan dari awal sampai akhir.
SOP teknis sering digunakan sebagai acuan kerja untuk individu yang menduduki jabatan tertentu dan tim kerja yang menangani bidang A.
Tak hanya itu, SOP juga sering digunakan oleh kelompok khusus lainnya yang ada di suatu perusahaan, instansi, atau organisasi.
Contohnya, perusahaan produsen mobil mengeluarkan SOP teknis yang berisi prosedur perakitan kendaraan untuk divisi A dan SOP yang berisi pemeliharaan alat produksi untuk divisi B.
SOP Berdasarkan Skala Kegiatan
Dalam hal ini, skala berhubungan dengan ukuran besarnya suatu kegiatan atau pekerjaan yang akan dilakukan.
Berdasarkan hal tersebut, SOP dikelompokkan menjadi prosedur mikro dan makro.
1. SOP Mikro
SOP mikro merupakan salah satu dari macam-macam Standar Operasional Prosedur yang dilihat dari skala kegiatannya.
Disebut sebagai SOP mikro karena dokumen tersebut disusun sebagai petunjuk pelaksanaan dari kegiatan yang skalanya kecil.
Walaupun berskala kecil, pedoman pelaksanaan tetap dibutuhkan. Sebab, SOP akan menertibkan dan memudahkan berlangsungnya suatu kegiatan sehingga tujuan yang ditargetkan bisa tercapai.
2. SOP Makro
Kebalikannya dari mikro, SOP makro adalah pedoman pelaksanaan kegiatan yang skalanya lebih besar.
Penyusunan SOP makro dilakukan dengan cermat sesuai dengan kondisi dan kebutuhan di lapangan.
Bisa dikatakan juga bahwa standar operasional yang bersifat makro merupakan kumpulan dari beberapa petunjuk pelaksanaan mikro.
Tujuannya untuk melancarkan suatu kegiatan atau pekerjaan sehingga menghasilkan output yang optimal.
SOP Berdasarkan Kelengkapan Kegiatan
Dilihat dari kelengkapan kegiatannya, macam-macam Standar Operasional Prosedur dapat diklasifikasikan menjadi 2 hal, yaitu SOP parsial dan final. Berikut penjelasan per poinnya.
1. SOP Parsial
Pengertian SOP parsial adalah pedoman pelaksanaan suatu kegiatan yang outputnya bukan termasuk produk akhir.
Output yang dihasilkan dengan mengacu pada SOP parsial tidak dianggap sebagai produk utama.
2. SOP Final
Sedangkan SOP final merupakan dokumen yang menampilkan prosedur suatu kegiatan yang outputnya berupa produk akhir.
SOP final disusun agar produk akhir yang menjadi produk utama dapat diwujudkan sesuai harapan.
Fungsi Standar Operasional Prosedur
Keberadaan SOP memang tidak boleh diremehkan karena memegang fungsi yang krusial dalam suatu instansi, perusahaan atau organisasi.
Selain sebagai pedoman kerja bagi atasan dan seluruh karyawan, SOP masih memiliki banyak fungsi lain. Apa saja fungsi SOP? Berikut rinciannya.
1. Dokumen acuan sekaligus dasar hukum apabila ditemukan adanya kesalahan atau penyimpangan yang dilakukan individu maupun tim saat melaksanakan tanggung jawab yang diberikan;
2. Bahan evaluasi terhadap kesulitan yang dihadapi sehingga memudahkan dalam penyusunan strategi untuk mengatasi hambatan tersebut;
3. Parameter untuk menilai mutu kerja;
4. Pedoman pelaksanaan kerja yang memastikan setiap individu konsisten dalam menyelesaikan tugas masing-masing tanpa merugikan pihak perusahaan;
5. Dokumen acuan yang membantu para pekerja untuk memahami peran dan deskripsi job yang menjadi tanggung jawab masing-masing selama bekerja di perusahaan, instansi atau organisasi tertentu;
6. Kerangka kerja yang memudahkan karyawan baru untuk beradaptasi dan lebih cepat melaksanakan tugas sesuai yang diharapkan oleh perusahaan.
SOP juga melatih karyawan baru untuk mandiri tanpa memiliki ketergantungan pada rekan kerja dalam penyelesaian tugas.
Bagaimana Cara Membuat Standar Operasional Prosedur?
Perlu diketahui bahwa macam-macam Standar Operasional Prosedur yang sudah kamu pelajari tadi, membutuhkan langkah sistematis dalam pembuatannya.
SOP tidak boleh disusun sesuka hati si pembuat karena wajib menyesuaikan dengan kebutuhan penggunaan di lapangan.
Agar kamu memiliki gambaran yang lebih jelas, berikut 5 tahap penyusunan SOP dari awal sampai akhir.
1. Tahap Persiapan
Persiapan merupakan langkah paling awal dalam pembuatan SOP.
Dalam penyusunan SOP berskala besar dalam lingkup perusahaan, umumnya membutuhkan tim khusus yang anggotanya diambil dari tiap divisi atau unit dalam perusahaan tersebut.
Sedangkan pembuatan SOP dalam skala yang lebih kecil, umumnya hanya akan membutuhkan tim kecil atau bahkan perseorangan yang dianggap berkompeten dalam penanganan SOP.
Nantinya, tim yang sudah terbentuk akan merundingkan beberapa hal penting seperti output akhir yang ingin dicapai. Dengan menentukan hasil akhir, maka penyusunan garis besar SOP akan lebih mudah.
Selain itu, penentuan format SOP juga termasuk dalam tahap persiapan.
Perusahaan yang sudah memiliki dokumen SOP, biasanya akan menggunakan salah satu template yang ada dengan beberapa penyesuaian sesuai kebutuhan.
2. Tahap Penilaian Kebutuhan
Langkah selanjutnya dalam penyusunan SOP adalah melakukan penilaian kebutuhan. Pada tahap ini, ruang lingkup juga perlu ditentukan terlebih dahulu. Ruang lingkup berkaitan erat dengan batasan penggunaan SOP.
Jika SOP tersebut akan diterapkan pada 3 divisi dalam perusahaan, maka pastikan tim penyusun terdiri dari perwakilan 3 divisi tersebut.
Pastikan semua orang yang bertanggung jawab mematuhi dan melaksanakan SOP sudah memahami dengan baik pedoman tersebut.
Dalam melakukan penilaian kebutuhan atau identifikasi audiens, ada beberapa contoh pertanyaan yang bisa kamu ajukan yakni:
- Apakah target SOP merupakan karyawan baru? Jika memang karyawan baru, maka SOP yang ideal harus disusun lebih terperinci;
- Apakah mereka sudah mengenal prosedur dan istilah yang dimiliki oleh perusahaan?
- Apa saja bahasa yang mereka kuasai? Seberapa bagus keterampilan bahasa yang mereka miliki?
- Siapa saja yang terlibat dan bersinggungan dengan SOP yang akan dibuat? Apakah mereka berasal dari divisi berbeda dengan peran yang beragam? Hal ini penting untuk menentukan format penulisan, apakah harus detail, jelas dan hierarkis atau tidak.
3. Tahap Penulisan
Setelah melakoni langkah di atas, maka saatnya untuk menulis SOP. Secara umum, draft SOP memuat bagian yang terdiri dari:
- Judul dan nomor identifikasi SOP;
- Tanggal publikasi;
- Nama jabatan, nama divisi, nama organisasi atau nama perusahaan tempat SOP tersebut akan diterapkan;
- Nama lengkap dan tanda tangan dari pihak yang terlibat saat mempersiapkan, menyusun hingga menyetujui dokumen tersebut;
- Daftar isi;
- Tujuan, ruang lingkup, cara penggunaan, batasan, peran dan tanggung jawab serta persyaratan yang harus dipatuhi;
- Prosedur langkah demi langkah untuk melakukan pekerjaan yang diberikan serta peringatan hingga pemecahan masalah atas hambatan yang berisiko mengganggu dalam pencapaian tujuan.
4. Tahap Pengembangan
Walaupun sudah disusun, bukan berarti SOP tersebut bisa langsung diterapkan. Ada tahap pengembangan yang wajib dilewati untuk memastikan apakah SOP tersebut sudah layak atau masih perlu direvisi.
Tahap pengembangan meliputi kegiatan peninjauan, pengujian hingga pengeditan. Dalam tahap ini, input dari semua anggota tim penyusun sangat penting untuk menyempurnakan dokumen.
Cobalah untuk meminta mereka menganalisis tata bahasa yang digunakan untuk mengetahui apakah kalimatnya dapat dipahami atau masih ambigu.
Saran tambahan yang relevan juga dibutuhkan apabila masih ditemukan kekurangan pada SOP tersebut.
5. Tahap Evaluasi
Setelah SOP sudah diterapkan, maka tahap evaluasi harus dilakukan. Idealnya, evaluasi SOP dilaksanakan antara 6 hingga 12 bulan sekali sejak dokumen tersebut digunakan.
Namun, kamu bisa mengevaluasi kapan pun jika memang perlu untuk melakukan hal tersebut.
Tujuan evaluasi SOP antara lain:
- Mengecek apakah pedoman bisa diikuti dengan baik oleh para pihak yang terlibat atau tidak;
- Mengetahui apakah tujuan akhir yang ditentukan bisa tercapai atau tidak;
- Mengetahui hambatan yang muncul selama penerapan SOP;
- Menyusun ulang berdasarkan informasi yang didapat dan analisis yang dilakukan bersama tim.
Macam-macam Standar Operasional Prosedur dibuat berdasarkan kategori tertentu yang meliputi jenis kegiatan, skala kegiatan, sifat kegiatan hingga kelengkapan kegiatan.
SOP berfungsi sebagai pedoman pelaksanaan kerja sehingga harus disusun dengan jelas dan diakses dengan mudah.
Sekian penjelasan dari Mamikos mengenai macam-macam SOP dan fungsinya. Semoga bermanfaat, ya.
Klik dan dapatkan info kost di dekat mu: