Pengertian Jurnal Umum, Prinsip, Fungsi, Manfaat & Cara Membuatnya Lengkap
Dalam beberapa bidang, jurnal umum atau general journal memegang peranan yang sangat penting. Fungsinya adalah untuk mempermudah segala bentuk pekerjaan yang dilakukan sehingga bisa diselesaikan dengan cepat.
Jurnal dipakai untuk melakukan berbagai pencatatan dalam berbagai bentuk. Secara teknis, jurnal juga memiliki beberapa komponen. Itulah yang menjadikannya bisa diaplikasikan ke dalam beberapa bidang sekaligus.
Sebagai contoh, dalam bidan ilmu akuntansi, jurnal dipakai untuk melakukan pencatatan. Hal ini berkaitan dengan transaksi keuangan keluar masuk secara sistematis. Tentu saja akan sulit dipahami bagi orang awam.
Namun, bukan berarti kamu tidak bisa mempelajarinya secara perlahan. Ada beberapa informasi penting yang bisa kamu pahami secara bertahap. Hal ini bisa membuatmu memahami dasar-dasar jurnal lebih cepat.
Pengertian General Journal yang Memiliki Makna Lain
Daftar Isi
Daftar Isi
Jurnal pada dasarnya berasal dari Bahasa Perancis jour yang memiliki makna hari. Dalam perkembangannya, journal kemudian dipakai untuk menyebut aktifitas pencatatan rutin, terutama dalam beberapa bidang ekonomi.
Saat ini, jurnal umum dipakai untuk melakukan pencatatan semua jenis transaksi keuangan pada periode tertentu. Artinya, pencatatan bisa dalam bentuk harian, mingguan, bulanan, atau bahkan tahunan.
Pencatatan ini juga dilakukan secara sistematis dan kronologis berdasarkan tanggal, kelompok, hingga nominalnya. Metode yang digunakan dalam pencatatan ini juga berbeda-beda pada setiap instansi, tapi tetap saling berkaitan.
Adanya jurnal adalah untuk mempermudah pengelolaan keuangan sebuah instansi. Masalah keuangan jadi hal pokok untuk diperhatikan. Hal ini menyangkut masa depan instansi dalam mempertahankan eksistensi atau keberadaannya.
Perlu dipahami bahwa general journal bisa dipakai untuk menunjukkan status dari instansi tersebut. Ini biasanya berupa dalam bentuk laporan keuangan instansi. Laporan akan dipakai untuk melihat kinerja keuangan instansi.
Oleh sebab itulah di setiap akhir tahun, pencatatan ini akan dibuat dalam laporan khusus sebagai bentuk pertanggungjawaban instansi. Dengan begitu, pihak lain bisa menilai apakah instansi tersebut sehat atau tidak.
General Journal Memiliki Banyak Tujuan
General journal atau jurnal umum pada dasarnya memiliki banyak tujuan. Jika dilihat dari definisi sebelumnya, maka general journal memiliki beberapa tujuan. Setidaknya, ada 3 tujuan mengapa general journal harus ada.
1. Identifikasi transaksi
Salah satu tujuan mengapa harus ada general journal adalah untuk identifikasi transaksi. Dalam sebuah Riwayat transaksi, bisa jadi ada kesalahan pencatatan. Kesalahan tersebut bisa mengakibatkan hal yang tidak diinginkan.
Dengan melakukan pencatatan yang sesuai, maka akan bisa meminimalisir kesalahan tersebut. Laporan keuangan juga bisa diperbaiki menggunakan metode tertentu. Itulah mengapa general journal sangat penting bagi instansi.
2. Penilaian transaksi
General journal juga ditujukan untuk menilai sebuah transaksi apakah sudah sesuai apa tidak. Sering sekali terjadi kesalahan transaksi karena ketidaksengajaan. Biasanya, ini terjadi karena adanya kelalaian dalam pencatatan.
Dalam general journal, hal tersebut bisa dilihat dan dinilai. Jika ada kesalahan, maka bisa segera diperbaiki sebelum berpengaruh kepada pencatatan lainnya. Bahkan, pengaruhnya bisa menyebabkan kerancuan anggaran dana.
3. Pencatatan transaksi
Seperti yang sudah kamu ketahui dari definisinya, general journal ditujukan untuk segala bentuk dari pencatatan transaksi. Baik itu transaksi keluar atau masuk, semuanya harus dicatat secara detail.
Adanya kesalahan dalam mencatat bisa menyebabkan laporan tidak diterima. Apalagi, jika laporan menunjukkan ada nilai keuntungan padahal faktanya rugi akan jadi masalah besar. Disinilah mengapa general journal berperan sangat penting.
Prinsip Secara Mendasar Dasar Jurnal Umum
Tentunya, general journal memiliki prinsip dasar sendiri. Prinsip ini akan menjadi pengendali dalam membuat sebuah laporan transaksi keuangan. Terutama untuk menghindari kesalahan catat yang bisa terjadi kapan saja.
1. Proses identifikasi
Prinsip pertama adalah dengan adanya proses identifikasi terhadap semua bukti transaksi. Dalam akuntansi, bukti transaksi harus ada dan tidak boleh hilang. Ini akan dijadikan sebagai laporan pertanggungjawaban di akhir laporan.
Bukti transaksi ini bisa berupa memo, nota, kwitansi, atau invoice. Namun, dalam beberapa kasus, bukti ini tidak bisa diberikan. Ada beberapa hal yang menjadikan bukti transaksi tidak dapat dilampirkan.
2. Menentukan akun
Prinsip kedua adalah menentukan akun mana yang telah mengalami perubahan tertentu. Biasanya, dalam jurnal umum ada akun yang memiliki pengaruh terhadap riwayat transaksi, misalnya jenis utang, modal, atau bahkan aset.
3. Membuat catatan transaksi
Prinsip ketiga adalah melakukan semua bentuk pencatatan ke dalam jurnal secara umum. Namun, perlu diperhatikan bahwa pencatatan ini harus berdasarkan bukti transaksi. Tentu ini untuk menghindari kesalahan dalam pencatatan.
4. Melakukan identifikasi akun
Prinsip selanjutnya adalah melakukan identifikasi terhadap akun pada kasus tertentu. Identifikasi ini bisa berupa melakukan penambahan atau pengurangan terhadap akun yang memiliki hubungan dengan transaksi.
Di sisi lain, identifikasi ini juga bisa dilakukan untuk melakukan kredit ataupun mendebit akun. Tentu saja akun yang dilakukan identifikasi ini harus memiliki hubungan dengan transaksi.
Fungsi Jurnal Umum yang Penting
Dalam perkembangannya memiliki 5 fungsi. Bagi sebuah instansi, fungsi-fungsi sangat penting untuk mendukung eksistensi dan keberadaannya. Berikut beberapa fungsi dari general journal yang perlu kamu ketahui.
1. Fungsi historis
Fungsi historis maksudnya adalah semua bentuk pencatatan transaksi dicatat berdasarkan kronologis tanggal. Artinya, aktifitas keuangan akan tercatat bisa berupa harian, mingguan, hingga bulanan. Hal ini juga membuat laporan lebih sistematis.
2. Fungsi pencatatan
Fungsi pencatatan artinya bahwa semua bentuk transaksi keuangan yang ada dalam sebuah instansi akan tercatat. Dengan begitu, baik dari perubahan modal, nilai asset, hingga pendapatan bisa diketahui.
3. Fungsi analisis
Analisis juga merupakan salah satu fungsi adanya jurnal umum. Transaksi keuangan perlu dilakukan analisis untuk mendapatkan laporan dari waktu ke waktu. Kredit dan debit juga bisa dilihat secara realtime.
4. Fungsi instruktif
Pencatatan transaksi bukan hanya sebatas dokumen saja. Namun, pelaporan ini juga bisa berupa perintah dalam tingkatan tertentu. Ini juga jadi salah satu petunjuk kredit dan debet bagi instansi.
5. Fungsi informatif
Fungsi terakhir adalah sebagai sumber informasi bukti transaksi. Pelaporan tidak hanya berupa dokumen hasil saja. Namun, juga dilengkapi bukti untuk menunjukkan bahwa pelaporan tersebut benar.
Di sisi lain, fungsi ini juga bisa menunjukkan beberapa informasi tertentu. Misalnya, ada berapa kali transaksi yang terjadi pada bulan tertentu. Contoh lain adalah bulan apa yang memiliki intensitas tertinggi.
Manfaat General Journal yang Didapat
Kamu sudah mengetahui definisi dan beberapa informasi lainnya. Maka, sekarang kamu juga perlu memahami sejauh mana manfaat dari adanya general journal. Berikut beberapa manfaat yang bisa kamu dapatkan.
1. Mendapatkan informasi
Manfaat pertama yang akan didapatkan dengan adanya jurnal umum adalah mendapatkan berbagai informasi keuangan. Ini penting untuk melihat apakah ada penambahan atau pengurangan pada kas atau permodalan sebuah instansi.
Jika ada penambahan, maka instansi bisa melakukan langkah yang sesuai untuk memanfaatkan penambahan modal tersebut. Sedangkan jika ada pengurangan, maka bisa diketahui langkah apa yang harus dilakukan instansi untuk memperbaikinya.
2. Mengetahui jumlah transaksi
Ini sangat penting untuk mengetahui berapa besar jumlah transaksi. Misalnya, dalam satu bulan ada berapa kali pencatatan. Apakah jumlahnya lebih sedikit atau lebih banyak dari bulan sebelumnya.
Jumlah dari transaksi juga menunjukkan seberapa aktif instansi tersebut dalam mengelola keuangan. Jika hanya ada beberapa saja, maka bisa jadi instansi tersebut sedang mengalami masalah pada kas atau permodalannya.
3. Mengetahui jumlah debit dan kredit
Perlu dipahami bahwa debit dan kredit harus seimbang. Hal ini penting karena demi menjaga kas atau permodalan tetap berjalan dengan baik. Ketidakseimbangan bisa menyebabkan masalah serius pada instansi.
4. Mengetahui jumlah yang sudah diposting
Jurnal ini juga memiliki manfaat untuk mengetahui jumlah yang telah diposting. Jumlah ini akan diposting ke perkiraan yang tepat sesuai dengan nomor perkiraannya melalui sebuah tanda khusus (referensi).
Cara untuk Membuat Jurnal Umum
Untuk membuatnya, kamu tidak bisa membuatnya dengan cara asal-asalan. Ada beberapa hal yang perlu kamu pahami sebelum membuat laporan general journal. Berikut beberapa hal yang perlu kamu perhatikan.
1. Pahami persamaan akuntansi
Pertama, kamu harus memahami persamaan akuntansi untuk keperluan general journal. Hal ini penting untuk mengetahui bagaimana cara mencatat transaksi dalam jurnal. Jadi kamu bisa meletakkan posisi kredit debet dengan benar.
Ketika sudah memahami tentang persamaan, maka proses melakukan jurnal juga jauh lebih cepat. Kamu bahkan bisa dengan mudah mencatat tanpa membutuhkan bantuan. Oleh sebab itulah ini sangat penting untuk diperhatikan dalam jurnal umum.
2. Kumpulkan dan identifikasi bukti transaksi
Kedua, kamu juga harus mengumpulkan semua bukti transaksi. Bukti ini bisa berupa nota, kwitansi, atau faktur. Kemudian, kamu perlu melakukan identifikasi terhadap semua bukti transaksi tersebut sebelum mencatatnya.
Perlu kamu pahami bahwa hanya transaksi yang memiliki pengaruh atau memberikan perubahan pada posisi keuangan saja kamu bisa mencatatnya. Selain itu, dalam sebuah transaksi setidaknya ada dua akun yang terpengaruh.
3. Pencatatan
Terakhir, setelah melakukan semua bentuk identifikasi, maka kamu bisa mencatatnya. Perlu dipahami bahwa pencatatan menggunakan system double entry. Artinya, pencatatan akan mempengaruhi posisi keuangan pada debit dan kredit sekaligus.
Itulah mengapa dalam jurnal umum perlu dilakukan persamaan. Pelaporan tidak akan bisa dilakukan jika hanya satu sisi saja yang berubah. Hal tersebut akan membuat sebuah kesalahan laporan.
Jurnal yang Berkaitan dengan General Journal
Terakhir, kamu juga perlu memahami beberapa jenis jurnal umum. Secara teknis, general journal dibagi dalam 4 jurnal, yaitu pembelian, pengeluaran kas, penjualan, dan penerimaan kas.
1. Jurnal pembelian
Sama seperti Namanya, jurnal ini dipakai untuk mencatat segala bentuk pembelian. Jurnal pembelian sendiri dibedakan dalam beberapa jenis seperti pembelian tunai, pembelian kredit, diskon pembelian, serta potongan pembelian.
2. Jurnal pengeluaran kas
Jika jurnal pembelian dipakai untuk mencatat semua bentuk pembelian, maka jurnal pengeluaran kas dipakai untuk mencatat arus keluar kas. Pengeluaran kas ini juga harus berkaitan dengan operasional instansi.
3. Jurnal penjualan
Ini merupakan laporan yang mencatat segala bentuk transaksi penjualan. Ada beberapa jenis jurnal penjualan seperti penjualan tunai, penjualan kredit, diskon penjualan, serta penjualan retur dan potongan harga.
4. Jurnal penerimaan kas
Jurnal umum ini adalah laporan yang secara khusus digunakan untuk mencatat semua bentuk pemasukan kas. Pemasukan ini bisa datang dari berbagai sumber yang pastinya berkaitan dengan sumber bisnis instansi.
Jika dipahami secara teori saja, maka melakukan pencatatan akan terasa cukup sulit. Oleh sebab itulah kamu juga perlu berlatih melakukan penjurnalan. Lakukan penjurnalan untuk tingkat paling dasar.
Nantinya, kamu akan terbiasa dengan segala bentuk elemen penjurnalan. Dari aspek hingga prinsipnya kamu bisa memahaminya dengan mudah. Dengan begitu, kamu dapat melakukan pencatatan jurnal umum dengan baik.
Klik dan dapatkan info kost di dekatmu:
Kost Denpasar Bali Harga Murah