Sebagai seorang HR atau pemilik bisnis, ketahui cara menghitung gaji prorate karyawan yang bekerja tidak penuh sebulan karena berbeda dengan karyawan reguler.

Situasi karyawan yang bekerja kurang dari satu bulan namun tidak ditangani secara tepat ini bisa memicu pelanggaran regulasi di Indonesia. Jadi, simak cara menghitung prorated salary pada artikel berikut ini.

Cara Menghitung Gaji Prorate Karyawan

Baca Juga :

8 Contoh Slip Gaji Karyawan Outsourcing Sederhana yang Bisa Jadi Inspirasi 

Apakah kamu pernah menjumpai kasus saat karyawan baru mulai bekerja pada pertengahan bulan? Atau justru ada karyawan yang resign pada tanggal 15?

Sebagai pemilik usaha, tentu kamu tetap wajib memberikan hak berupa gaji pada karyawan. Namun, besar gaji tersebut tidak penuh karena masa kerjanya tidak penuh selama satu bulan.

Tentu kamu tidak bisa asal-asalan menghitung gaji karena di kemudian hari bisa menimbulkan masalah sampai melanggar regulasi yang berlaku.

Perlu kamu ketahui bahwa ada istilah ‘gaji prorate’, yaitu pembayaran upah kepada karyawan yang bekerja hanya untuk sebagian periode (dari total masa kerja satu bulan penuh).

Baca Juga :

Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Perusahaan beserta Cara Membuatnya yang Benar

Perhitungan gaji prorate diatur dalam regulasi terkait perhitungan upah per jam atau pemotongan upah karena karyawan tidak masuk kerja. Standardisasi penetapan rumus baku penyusunan payroll ini diatur dalam Undang-Undang dan Kepmenakertrans berikut:

• PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan (diperbarui PP No. 51 Tahun 2023): merupakan aturan turunan dari UU Cipta Kerja yang menjadi dasar utama perhitungan upah berbasis jam dan proporsional.
• Kepmenakertrans No. KEP.102/MEN/VI/2004 tentang Waktu Kerja Lembur dan Upah Kerja Lembur: mengatur formula upah sejam (1/173) dan upah sehari, yang lazim diadopsi perusahaan sebagai basis perhitungan gaji prorate meskipun regulasi ini sebenarnya ditujukan untuk perhitungan upah lembur.
• UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 94: tentang aturan komponen gaji pokok minimal 75% dari total upah (gaji pokok dan tunjangan tetap). Hal ini relevan karena umumnya hanya gaji pokok dan tunjangan tetap yang dimasukkan dalam perhitungan prorate.

Baca Juga :

Apakah Uang THR Karyawan Dikenakan Pajak dan Berapa Persen? Ini Ketentuan PPh 21 Pajak THR untuk Karyawan

Metode untuk Menghitung Gaji Prorate

Terdapat dua metode legal yang kerap dipakai HR untuk menentukan nominal gaji prorate yang didasarkan pada kebijakan perusahaan dan sistem hari kerja di kantor.

1. Metode Penentuan Gaji Prorate Berdasarkan Jumlah Hari Kerja

Pada metode ini, perhitungan upah didasarkan pada rasio jumlah hari kerja dengan total hari kerja efektif yang dijalani karyawan pada bulan tersebut.

Metode ini terbilang adil untuk diterapkan di perusahaan dengan hari kerja kalender stabil. Namun, kelemahannya adalah nominal upah harian bisa berbeda setiap bulan tergantung jumlah tanggal merah dan hari dalam bulan tersebut.

Rumus Metode Hari Kerja Aktual

Digunakan jika perusahaan menggunakan dasar hari kerja bulanan yang berjalan

Gaji Prorate = (Jumlah Hari Kerja Aktif / Total Hari Kerja Efektif Sebulan) × Total Gaji Bulanan

Rumus Metode Hari Kerja Standar Perusahaan

Digunakan jika perusahaan menetapkan angka rata-rata hari kerja tetap (contoh: 22 hari untuk 5 hari kerja per minggu atau 25 hari untuk 6 hari kerja per minggu) sebagai pembagi.

Gaji Prorate = (Jumlah Hari Kerja Aktif / Hari Kerja Standar) × Total Gaji Bulanan

2. Metode Penentuan Gaji Prorate Berdasarkan Jumlah Jam Kerja

Penerapan metode berdasarkan jumlah jam kerja mengacu pada aturan perhitungan upah per jam dalam Pasal 15 PP No. 36/2021. Pemerintah menetapkan angka 173 sebagai jumlah jam kerja rata-rata karyawan dalam satu bulan.

Jika menerapkan metode ini, karyawan akan mendapatkan kepastian angka upah per jam yang konstan. Namun, kelemahannya adalah membutuhkan ketelitian tinggi saat menghitung akumulasi jam kerja secara aktual agar perusahaan dan karyawan tidak ada yang dirugikan.

Rumus Metode Jam Kerja (Standar Hukum 1/173)

Upah per Jam = (1 / 173) × Total Gaji Bulanan
Gaji Prorate = Jumlah Hari Kerja Aktif × Jam Kerja per Hari × Upah per Jam

(Catatan: Jam kerja per hari umumnya adalah 7 jam untuk 6 hari kerja/minggu, atau 8 jam untuk 5 hari kerja/minggu).

Setiap metode mempunyai kekurangan dan kelebihan. Oleh karena itu, pengambilan keputusan secara matang sangat dibutuhkan untuk menghindari masalah di kemudian hari.

Baca Juga :

Ringkasan Penting Isi Perpu Cipta Kerja 2023 Terbaru, Apa Dampaknya?

Kapan Perusahaan Perlu Menerapkan Gaji Prorate?

Jangan sampai kamu bingung menentukan kapan waktu yang tepat untuk memberikan gaji prorate. Sebab, karyawan sudah memiliki hak untuk mendapatkan gaji sesuai masa kerjanya.

Biasanya, masalah yang kerap dijumpai di lapangan adalah sebagai berikut:

1. Karyawan baru mulai masuk kerja pada pertengahan bulan, sehingga tanggal efektif mulai kerja tidak jatuh pada tanggal 1 awal bulan perhitungan payroll.
2. Karyawan yang resign pada pertengahan bulan (mid–month resignation), sehingga masa kerjanya berakhir sebelum periode payroll bulan berjalan selesai.
3. Karyawan yang mengambil jatah cuti di luar tanggungan (unpaid leave). Bagi perusahaan yang menganut prinsip ‘no work no pay’, upah karyawan tersebut bisa dipotong secara proporsional sesuai jumlah hari absen.
4. Karyawan yang menjalani mutasi atau perubahan status, misalnya karyawan paruh waktu menjadi penuh waktu pada pertengahan bulan.
5. Karyawan kontrak yang masa kerjanya belum genap 12 bulan saat perhitungan uang kompensasi

Jika menemukan kasus di atas, maka kamu bisa mempertimbangkan pemberian gaji prorate.

Contoh Studi Kasus Perhitungan Gaji Prorate

Setelah membaca metode dan rumus gaji prorate, cobalah untuk menerapkan rumus tersebut pada kasus nyata agar tidak bingung saat mendapati masalah serupa di tempat kerja.

Kasus 1

Kasus ini berkaitan dengan perhitungan karyawan baru (metode hari kerja).

Nastya diterima bekerja di PT Kreasi Anak Negeri dengan total gaji (gaji pokok dan tunjangan tetap) sebesar Rp8.000.000 per bulan. Nastya mulai aktif bekerja pada tanggal 15 Juni 2026. Perusahaan tersebut menerapkan sistem 5 hari kerja seminggu (Senin-Jumat). Berapa gaji yang diterima Nastya?

Pembahasan:

Data Kalender Juni 2026:
Total hari kerja efektif dalam bulan Juni 2026 (Senin–Jumat): 22 hari
Jumlah hari kerja aktif Nastya dari tanggal 15 Juni sampai akhir bulan: 12 hari

Perhitungan menggunakan rumus hari kerja aktual:

Gaji Prorate = (12 / 22) × Rp8.000.000
Gaji Prorate = 0,54545 × Rp8.000.000
Gaji Prorate = Rp4.363.636

Jadi, gaji prorate yang diterima Nastya pada akhir bulan Juni 2026 adalah Rp 4.363.636.

Kasus 2

Kasus ini membahas tentang karyawan resign dengan metode jam kerja standar 1/173.

Sammy adalah seorang penulis berita di PT Media Literasi Mandiri dengan gaji Rp7.000.000 per bulan. Namun, Sammy mengajukan resign dan hari terakhirnya bekerja (Last Day on Site) pada 10 Maret 2026. Sebagai tambahan informasi, perusahaan menggunakan standar 5 hari kerja seminggu (8 jam sehari). Berapa gaji yang diterima Sammy?

Pembahasan:

Data kerja Sammy dari tanggal 1 hingga 10 Maret 2026 menunjukkan bahwa dia telah bekerja selama 7 hari kerja aktif.
Total jam kerja aktual: 7 hari × 8 jam/hari = 56 jam

Langkah 1: menentukan upah per jam Sammy

Upah per jam = (1 / 173) × Rp7.000.000
Upah per jam = Rp40.462,43

Langkah 2: mengalikan dengan akumulasi jam kerja

Gaji Prorate = 56 jam × Rp40.462,43
Gaji Prorate = Rp2.265.896

Jadi, hak upah yang diterima Sammy adalah Rp2.265.896.

Kasus 3

Kasus ini membahas tentang pemotongan cuti di luar tanggungan (unpaid leave).

Nanda, seorang karyawan tetap di PT Sepatu Kanan Kiri dengan gaji Rp9.000.000 per bulan mengambil unpaid leave selama 5 hari kerja di bulan Agustus 2026 karena menikah. PT Sepatu Kanan Kiri menggunakan pembagi hari kerja standar tetap: 22 hari per bulan. Berapa gaji yang diterima Nanda setelah dipotong unpaid leave?

Pembahasan:

Jumlah hari kerja aktif Nanda:
22 hari – 5 hari = 17 hari

Perhitungan Gaji:

Gaji Prorate = (17 / 22) × Rp9.000.000
Gaji Prorate = 0,77273 × Rp9.000.000
Gaji Prorate = Rp6.954.545

Setelah dipotong unpaid leave, Nanda akan menerima Rp6.954.545.

Kesalahan Saat Menghitung Gaji Prorate Karyawan

Meskipun sudah ada panduan rumus untuk menghitung gaji prorate, masih ada kesalahan yang seringkali terjadi seperti:

1. Mengabaikan tanggal cut-off payroll perusahaan. Perhitungan didasarkan kalender 1-30 atau 1-31. Padahal, seharusnya perhitungan dilakukan mengikuti tanggal cut-off payroll sehingga kasus salah bayar atau underpayment bisa dihindari.
2. Turut menghitung tunjangan tidak tetap pada gaji prorate. Biasanya, uang makan dan uang transportasi karyawan diikutkan. Padahal, komponen tidak tetap tersebut sifatnya conditional (tergantung kehadiran riil). Jika di-prorate secara struktural, karyawan berisiko terkena pemotongan ganda.
3. Tidak konsisten menerapkan metode, misalnya perusahaan terkadang menggunakan metode hari kerja dan metode jam kerja secara bergantian tanpa dasar kebijakan tertulis. Hal ini bisa merugikan karyawan dan melanggar asas kepastian hukum ketenagakerjaan.
4. Tidak mencantumkan metode prorate pada kontrak kerja atau perjanjian kerja, sehingga saat karyawan menemukan ada selisih perhitungan, karyawan tidak bisa mengajukan komplain secara formal.
5. Keliru membedakan basis gaji pokok dan gaji kotor. Hal ini bisa berpengaruh pada hasil perhitungan upah per jam.

Penutup

Demikian informasi cara menghitung gaji prorate karyawan yang dapat kamu jadikan sebagai acuan dalam memberikan hak para pekerja.

Untuk memudahkan perhitungan,pemerintah telah memberikan formula baku lewat metode jam kerja 1/173 (Kepmenakertrans No. KEP.102/MEN/VI/2004).

Sementara itu, metode hari kerja efektif merupakan praktik umum yang biasa dipakai perusahaan karena lebih mudah dipahami karyawan, walaupun tidak ada aturan secara eksplisit dalam regulasi.

Sebagai pemilik bisnis atau HR, pastikan untuk menerapkan aturan yang dipilih secara konsisten dan transparan agar kepatuhan hukum perusahaan tetap terjaga dan terhindar dari masalah di kemudian hari.

Dapatkan informasi lain terkait pemberian gaji bagi karyawan dan tips kerja lainnya di blog Mamikos. Semoga bermanfaat.

FAQ

Klik dan dapatkan info kost di dekatmu:

Kost Jogja Murah

Kost Jakarta Murah

Kost Bandung Murah

Kost Denpasar Bali Murah

Kost Surabaya Murah

Kost Semarang Murah

Kost Malang Murah

Kost Solo Murah

Kost Bekasi Murah

Kost Medan Murah

The post Cara Menghitung Gaji Prorate Karyawan beserta Contoh Perhitungannya yang Benar appeared first on Blog Mamikos.