Mengenal Tugas Seorang Customer Service serta Tanggung Jawabnya
Mengenal Tugas Seorang Customer Service serta Tanggung Jawabnya- Ketika memiliki keluhan terhadap produk yang kita beli atau jasa yang kita gunakan, kita tentu langsung mencari nomor customer service untuk menyampaikan keluhan tersebut. Maka tidak heran jika seorang customer service memiliki peran penting dalam perusahaan. Bisa dibilang, seorang CS merupakan garda terdepan perusahaan yang langsung berurusan dengan customer atau pelanggan.
Mengetahui Profesi Customer Service
Daftar Isi
Daftar Isi
Customer service atau layanan pelanggan merupakan salah satu bagian yang selalu dimiliki oleh perusahaan dengan berbagai bidang. Entah perusahaan tersebut merupakan penyedia jasa atau menawarkan produk dalam bentuk barang, customer service selalu hadir untuk memberikan berbagai informasi penting kepada pelanggan. Apabila kamu penasaran tentang profesi ini, kamu bisa coba mengenali lebih jauh tugas serta tanggung jawab CS lewat artikel Mamikos berikut ini.
Menyediakan Informasi Lengkap Pada Customer
Sesuai dengan namanya, tanggung jawab seorang CS tidak akan pernah lepas dari customer atau pelanggan. Ketika seseorang merasa tertarik dengan produk atau layanan perusahaan, CS harus siap sedia untuk menjelaskan keunggulan produk atau layanan tersebut. Artinya, seorang CS juga perlu memiliki keterampilan promosi dan komunikasi yang baik agar calon customer menjadi tertarik dengan produk yang ditawarkan oleh perusahaan.
Untuk memberikan informasi lengkap kepada calon pelanggan, CS harus benar-benar mengenal jasa atau produk yang ditawarkan oleh perusahaan tempatnya bekerja. Termasuk memberikan saran terkait produk atau layanan yang sekiranya sesuai untuk pelanggan. Meski terkadang ternyata informasi terkait produk atau layanan sudah tersedia cukup lengkap di website resmi perusahaan, beberapa pelanggan mungkin merasa lebih paham apabila mendapatkan informasi secara verbal.
Bukan hanya mampu berkomunikasi secara verbal, CS juga harus bisa menyampaikan informasi secara tertulis dengan runtut dan baik. Karena satu dan lain hal, ada kalanya customer memilih untuk menanyakan informasi produk secara panjang-lebar lewat e-mail.
Misalnya saja seorang CS bekerja di sebuah perusahaan kosmetik yang menjual berbagai macam serum untuk wajah. Calon pelanggan yang tertarik dengan serum buatan perusahaan tersebut tentu akan menanyakan kira-kira produk mana yang paling sesuai untuknya. Terlebih apabila si calon pelanggan cukup selektif dalam menggunakan kosmetik sehingga menanyakan hal-hal yang cukup rinci seperti kandungan yang terdapat pada serum wajah tersebut. Si pelanggan kemudian menyampaikan kondisi kulitnya pula. CS tentu wajib memahami dan mampu menjawab pertanyaan tersebut dengan berbekal pengetahuan yang luas akan produk perusahaannya.
Bertanggung Jawab Memberikan Solusi atas Masalah Pelanggan
Seperti yang kita tahu, customer service merupakan pihak yang harus siap sedia untuk menampung berbagai keluhan pelanggan. Berbekal kesabaran, seorang CS idealnya merupakan seorang pendengar yang baik. Bukan sekadar mendengarkan secara sepintas, CS harus punya kemampuan untuk benar-benar memahami permasalahan perlanggan. Permasalahan pelanggan sendiri dapat dibagi menjadi dua hal, yakni:
- Permasalahan yang dapat diselesaikan oleh produk atau layanan perusahaan
- Permasalahan yang diakibatkan oleh produk atau layanan perusahaan
Lebih jauh, keluhan atau permasalahan dari pelanggan ini dapat pula dijadikan sebagai masukan bagi perusahaan agar dapat berkembang ke arah yang lebih baik. Bukan tidak mungkin apabila keluhan ini justru berkembang menjadi layanan atau jenis produk baru.
Ketika seorang pelanggan mengajukan keluhan pada CS, mereka tentu tidak sekadar ingin didengarkan saja. Para pelanggan ini juga butuh solusi yang tepat untuk mengatasi masalah yang mereka alami. Untuk itu, seorang CS harus senantiasa sigap dan cepat tanggap dalam memberikan alternatif solusi berdasarkan kebijakan perusahaan. Ketika ternyata persoalan pelanggan membutuhkan penyelesaian dari divisi lain, CS harus segera menjembatani pelanggan dengan divisi terkait.
Sebagai contoh, seorang pelanggan mengeluhkan internet rumahnya yang tidak bisa digunakan selama seharian penuh. Si pelanggan kemudian menyampaikan keluhannya pada customer service. Sesudah mendengarkan dan memahami keluhan pelanggan, CS dapat menanyakan beberapa informasi seperti lokasi rumah serta nomor pelanggan yang terdaftar. CS juga bisa memberikan saran mengenai hal-hal apa saja yang mungkin bisa coba dilakukan oleh pelanggan agar internetnya dapat digunakan kembali seperti memeriksa kondisi router. Jika tidak berhasil, CS dapat menghubungi teknisi agar segera datang ke lokasi.
Dalam menanggapi keluhan pelanggan, seorang CS juga harus senantiasa berkepala dingin. Terlebih ketika menghadapi pelanggan yang kesal atau terdengar marah. CS juga harus tetap sabar manakala pelanggan tidak dapat lekas menangkap atau menerima saran dari CS. Dengan kata lain, CS harus dapat meyampaikan maksudnya dengan menggunakan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami.
Berkontribusi dalam Kepuasan dan Loyalitas Pelanggan
Banyak cara untuk mencapai kepuasan pelanggan. Selain mengupayakan kualitas produk yang maksimal, seorang CS juga turut andil dalam menciptakan kepuasan pelanggan. Terlebih di era media sosial seperti sekarang di mana semua orang bisa dengan bebas memposting pendapatnya. Apabila seorang CS membuat pelanggan kecewa karena tidak mampu melayani pelanggan secara sopan dan layak, bukan tidak mungkin pelanggan tersebut kemudian menyampaikan keluhan di media sosial. Jika sudah begini, nama atau brand perusahaan tentu yang akan dibawa-bawa.
Di sisi lain, keramahan, kesabaran, serta kemampuan CS dalam memberikan solusi dapat sekaligus membangun citra baik bagi brand maupun perusahaan. Maka tidak heran apabila untuk menduduki posisi CS diperlukan pelatihan yang matang. Apabila CS dapat melayani seluruh pelanggan dengan ramah dan baik, tentu akan banyak pula yang bersedia menjadi customer yang loyal.
Memiliki customer yang loyal tentu dapat dipandang sebagai bentuk pencapaian bagi sebuah brand atau perusahaan. Customer jenis ini patut untuk dipertahankan karena bisa jadi mereka turut mempromosikan produk atau layanan secara suka rela. Mereka pun tidak akan ragu untuk membeli produk-produk keluaran terbaru.
Memahami Administrasi Perusahaan
Sebagai pihak yang menyediakan solusi bagi masalah pelanggan, seorang customer service juga harus dibekali kemampuan administrasi. Contoh tanggung jawab CS yang berkaitan dengan administrasi adalah melakukan pendataan keluhan yang disampaikan oleh pelanggan. Di era teknologi seperti sekarang ini, terkadang pelanggan menyampaikan keluhannya lewat komentar atau pesan singkat di media sosial. Meski perusahaan memiliki admin tersendiri untuk media sosial, keluhan tersebut akan lebih baik apabila disampaikan secara lebih rinci kepada CS. Selain mendata keluhan, CS juga terlibat dalam administrasi penjualan. Intinya, seorang CS harus memiliki kemampuan komputer dasar.
Sekian dulu artikel Mamikos mengenai tugas serta tanggung jawab seorang customer service. Semoga bisa berguna bagi kamu yang ingin mengenal lebih lanjut profesi ini. Jangan lupa, temukan tulisan menarik tentang dunia kerja lainnya di website Mamikos. Untuk kamu yang tengah mencari tempat kost idaman, download dan install aplikasi Mamikos di gadget kamu.
Klik dan dapatkan info kost di dekatmu:
Kost Denpasar Bali Harga Murah