24 Contoh Komunikasi dalam Organisasi beserta Penjelasannya, Apa Pentingnya?
24 Contoh Komunikasi dalam Organisasi beserta Penjelasannya, Apa Pentingnya? – Sebagai makhluk sosial, manusia membutuhkan komunikasi sebagai bentuk interaksi untuk menyampaikan pesan, informasi, maupun gagasan lainnya.
Begitu pula dalam organisasi yang memerlukan komunikasi untuk dapat berkoordinasi, menyampaikan aturan, pengambilan keputusan, hingga menciptakan hubungan kerja yang harmonis.🤝
Lalu, seperti apa, sih, contoh komunikasi dalam organisasi yang sering terjadi? Yuk, simak penjelasan Mamikos mengenai komunikasi dalam organisasi, contoh, hingga fungsinya melalui artikel ini.📚
Pengertian Komunikasi Organisasi
Daftar Isi
Daftar Isi
Komunikasi organisasi merupakan proses pertukaran berbagai informasi, ide, maupun pesan yang terjadi di dalam organisasi untuk tercapainya tujuan bersama.
Berbeda dari komunikasi antarpribadi, komunikasi organisasi membutuhkan interaksi antara individu, kelompok, atau unit dalam organisasi, baik secara formal maupun informal dan menggunakan berbagai media. Seperti bertatap muka, maupun menggunakan alat komunikasi lainnya.
Sedangkan pengertian komunikasi organisasi menurut ahli, Shannon dan Weaver, disebut sebagai proses transmisi informasi yang dilakukan oleh pengirim kepada penerima melalui saluran tertentu.
Menurut Goldhaber, komunikasi organisasi merupakan proses menciptakan dan menukar pesan dalam jaringan hubungan yang saling bergantung untuk mengatasi lingkungan yang berubah-ubah.
Keadaan tersebut menunjukkan bagaimana komunikasi bukan hanya tentang pertukaran informasi, tetapi sekaligus membangun hubungan.
Jenis-jenis Komunikasi dalam Organisasi
Sebelum Mamikos membahas tentang berbagai contoh komunikasi dalam organisasi, akan lebih baik kamu untuk belajar mengenali jenis-jenis komunikasinya terlebih dahulu. Komunikasi dalam organisasi terbagi dalam dua jenis, yaitu:
1. Komunikasi Internal
Komunikasi internal dalam komunikasi organisasi berarti terjadinya pertukaran pesan berada dalam tubuh organisasi itu sendiri.
Baik penerima maupun pengirim pesan berada di dalam organisasi yang sama dengan tujuan untuk memastikan koordinasi yang baik, meningkatkan efisiensi, hingga menjaga keselarasan bersama.
2. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal adalah proses komunikasi yang dilakukan oleh anggota maupun kelompok dalam organisasi dengan pihak di luar, seperti pelanggan, mitra kerja, atau masyarakat umum.
Tujuannya adalah membangun citra positif, memperkuat hubungan, atau menyampaikan informasi yang relevan kepada pihak eksternal.
Bentuk Komunikasi dalam Organisasi
Di dalam organisasi juga masih terbagi lagi beberapa bentuk komunikasi, tergantung pada siapa pengirim dan penerima pesannya. Berikut adalah bentuk-bentuk komunikasi dalam organisasi:
1. Komunikasi Vertikal
Bentuk komunikasi organisasi yang disebut vertikal terjadi dari atas bawah, atau dari bawah ke atas. Misalnya komunikasi yang disampaikan pimpinan kepada bawahan dan komunikasi dari bawahan kepada pimpinannya.
2. Komunikasi Horizontal
Selanjutnya adalah bentuk komunikasi organisasi yang mendatar atau bisa disebut dengan komunikasi horizontal. Bentuk pertukaran pesan yang satu ini dilakukan oleh antarindividu atau kelompok yang mempunyai level yang sama, seperti komunikasi antarkaryawan.
3. Komunikasi Diagonal
Sedangkan bentuk komunikasi diagonal sering juga disebut dengan komunikasi silang. Proses pertukaran pesannya dilakukan oleh antarindividu atau kelompok dalam level maupun posisi yang berbeda, tetapi tidak mempunyai wewenang langsung kepada lain.
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Dalam buku Komunikasi Dalam Organisasi: Teori dan Aplikasi, fungsi komunikasi dalam organisasi terbagi dalam 4 fungsi utama, yaitu informatif, regulatif, persuasif, dan integratif. Simak penjelasan tentang fungsi komunikasi dalam organisasi di bawah ini, ya.
1. Fungsi Informatif
Organisasi dipandang sebagai sebuah sistem informasi. Artinya, seluruh anggota dalam organisasi tersebut berharap dapat memperoleh informasi yang lebih baik, banyak, serta lebih tepat.
2. Fungsi Regulatif
Fungsi komunikasi dalam organisasi ini berhubungan erat dengan berbagai peraturan yang berlaku dalam organisasi. Baik bagi atasan maupun bawahan yang harus mendapat kewenangan dan hak.
3. Fungsi Persuasif
Fungsi persuasif lebih pada fungsi untuk memberikan perintah. Tentu hal tersebut berarti fungsi persuasif dilakukan oleh pemimpin organisasi untuk mempersuasi anggotanya, dibandingkan dengan memberikan perintah.
Fungsi tersebut dianggap mempermudah dengan cara yang lebih halus dan lebih dihargai oleh anggotanya.
4. Fungsi Integratif
Terakhir adalah fungsi integratif yang berkaitan dengan organisasi harus berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan atau anggotanya dapat melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan baik.
Berbagai Contoh Komunikasi dalam Organisasi
1. Rapat Tim untuk Diskusi Proyek
Ketika sebuah tim mengadakan rapat untuk membahas perkembangan proyek, kegiatan tersebut sudah masuk dalam contoh komunikasi dalam organisasi yang bersifat horizontal.
Dalam rapat ini, anggota tim saling bertukar informasi, memberikan masukan, dan menetapkan langkah berikutnya. Tujuan utamanya adalah memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama.
2. Email Arahan dari Manajer ke Staf
Seorang manajer mengirimkan email kepada timnya untuk menjelaskan tugas-tugas dalam sebuah kampanye pemasaran. Email seperti ini biasanya formal dan memberikan detail spesifik, seperti tenggat waktu atau prosedur yang sesuai.
Selain merupakan contoh komunikasi kelompok, email arahan tersebut juga termasuk komunikasi ke yang telah Mamikos sebutkan tadi sebagai komunikasi vertikal ke bawah, karena informasi disampaikan dari atasan kepada bawahan.
3. Laporan Mingguan ke Pimpinan
Seorang karyawan menyusun laporan mingguan tentang pencapaian dan kendala yang dihadapi, kemudian menyerahkannya kepada atasannya.
Berbeda dari contoh komunikasi dalam organisasi nomor 2 tadi, contoh kali ini termasuk komunikasi ke atas. Dilakukan oleh karyawan yang membantu manajemen memahami situasi di lapangan dan mengambil keputusan berdasarkan data yang disampaikan.
4. Pengumuman Perubahan Kebijakan melalui Memo
Ketika organisasi mengubah kebijakan kerja seperti jam kerja fleksibel, pemberitahuannya sering dilakukan melalui memo resmi yang diedarkan ke seluruh staf, dengan tujuan menjangkau semua anggota organisasi secara seragam.
5. Diskusi Santai di Pantry
Contoh komunikasi dalam organisasi ini terjadi ketika dua rekan kerja berbincang tentang cara menyelesaikan tugas tertentu di pantry sambil minum kopi.
Jangan salah, meskipun terlihat sederhana, percakapan semacam ini sering kali menghasilkan solusi yang kreatif dan mempererat hubungan antarpegawai, lho.
6. Pelatihan untuk Karyawan Baru
Biasanya, perusahaan mengadakan pelatihan bagi karyawan baru yang bertujuan memperkenalkan nilai-nilai, struktur, dan prosedur organisasi kepada anggota baru.
7. Presentasi Produk ke Klien
Nah, selanjutnya adalah contoh komunikasi organisasi eksternal. Terjadi ketika tim pemasaran mempresentasikan fitur produk terbaru kepada klien potensial untuk menarik perhatian dan membangun hubungan bisnis yang lebih baik.
8. Publikasi Pers melalui Media Sosial
Organisasi sering menggunakan media sosial sebagai alat komunikasi sekaligus untuk mengumumkan pencapaian atau acara penting kepada masyarakat.
Misalnya, peluncuran produk baru yang diumumkan melalui Instagram atau TikTok adalah contoh komunikasi massa dalam organisasi yang menjangkau audiens luas.
9. Negosiasi dengan Mitra Bisnis
Diskusi antara dua perusahaan untuk membahas kerja sama strategis adalah contoh komunikasi dalam organisasi secara eksternal yang berorientasi pada membangun kesepakatan. Negosiasi ini melibatkan keterampilan persuasi dan diplomasi untuk mencapai hasil yang saling menguntungkan.
10. Penanganan Keluhan Pelanggan
Pernahkah kamu menghubungi layanan pelanggan atau customer service? Nah, bagi perusahaan yang menyediakan layanan tersebut, bentuk saling tukar pesan tersebut termasuk contoh komunikasi dalam organisasi, lho.
Pihak perusahaan yang diwakili oleh customer service akan memberikan solusi yang memuaskan, yang tentunya akan memperkuat hubungan dengan pelanggan dan meningkatkan reputasi organisasi.
11. Grup Chat untuk Koordinasi
Perusahaan atau organisasi dapat menggunakan grup chat di aplikasi seperti Teams atau Slack untuk saling mengabarkan perkembangan tugas.
Informasi bisa cepat disampaikan tanpa harus melalui saluran formal, sehingga lebih fleksibel untuk hal-hal mendesak.
12. Evaluasi Kinerja Tahunan
Pada akhir tahun, seorang atasan melakukan evaluasi kinerja dengan setiap anggota timnya. Dalam sesi ini, atasan memberikan feedback, saran pengembangan, dan mendengarkan masukan dari karyawan.
13. Papan Pengumuman di Kantor
Contoh komunikasi dalam organisasi yang menggunakan media massa adalah papan pengumuman untuk menyampaikan informasi penting, seperti jadwal rapat umum atau peringatan keselamatan.
14. Perencanaan Strategi saat Outing
Selama acara, pimpinan dan tim manajemen sering mengadakan diskusi untuk menetapkan visi dan strategi baru. Kegiatan tersebut adalah contoh komunikasi organisasi internal strategis yang melibatkan ide-ide besar dan perencanaan jangka panjang.
17. Konferensi Pers tentang Kebijakan Baru
Saat sebuah organisasi pemerintahan mengumumkan kebijakan besar, seperti inisiatif ramah lingkungan, undang-undang, atau peraturan lainnya melalui konferensi pers sering diadakan. Fungsinya tentu untuk menyebarluaskan informasi dan pesan kepada masyarakat luas sekali waktu.
18. Brainstorming Antar Divisi
Kegiatan ini berupa dua divisi yang berdiskusi untu pengembangan produk dan pemasaran, duduk bersama untuk mencari ide inovasi baru.
Kalau kamu ingat, ini adalah contoh komunikasi internal secara horizontal yang bertujuan untuk menciptakan solusi kreatif melalui kolaborasi lintas fungsi.
19. Feedback dari Survei Karyawan
Survei internal sering dilakukan untuk mengetahui kepuasan karyawan atau mengevaluasi program kerja. Hasil survei ini kemudian dianalisis dan disampaikan kembali kepada tim manajemen dan sudah termasuk contoh komunikasi ke atas dalam organisasi.
20. Media Internal seperti Newsletter
Selain email dan memo, banyak organisasi menggunakan newsletter internal untuk menyampaikan kabar terbaru, seperti promosi jabatan, program pelatihan, atau pengumuman penting lainnya.
21. Penanganan Krisis oleh Juru Bicara
Dalam situasi krisis, misalnya insiden yang merugikan, organisasi menunjuk juru bicara untuk menyampaikan pernyataan resmi kepada media. Komunikasi eksternal seperti ini sangat penting untuk memitigasi dampak buruk terhadap reputasi organisasi.
22. Kolaborasi Virtual melalui Video Conference
Dengan berkembangnya teknologi, banyak organisasi menggunakan platform seperti Zoom atau Microsoft Teams untuk berkomunikasi. Ini adalah contoh komunikasi dalam organisasi secara internal yang efektif untuk menghubungkan anggota tim dari berbagai lokasi geografis.
23. Panduan Karyawan Baru (Employee Handbook)
Dokumen panduan yang diberikan kepada karyawan baru berisi informasi tentang budaya kerja, nilai-nilai organisasi, dan prosedur operasional.
24. Penawaran Kerja Sama melalui Proposal Bisnis
Saat organisasi menawarkan kolaborasi kepada pihak luar, mereka sering menyusun proposal bisnis yang mencakup rincian proyek dan manfaat kerja sama.
Penutup
Berbagai contoh komunikasi dalam organisasi yang Mamikos sebutkan di atas sama-sama memiliki tujuan untuk menciptakan alur informasi yang jelas, meningkatkan koordinasi antarindividu atau tim, serta memastikan setiap anggota organisasi memahami perannya dengan baik.👌
Nah, sampai sekian dulu penjelasan Mamikos seputar komunikasi dalam organisasi dan contohnya. Kamu masih bisa menemukan berbagai artikel menarik tentang materi komunikasi di blog Mamikos, lho. Jangan lupa mampir!😉
Referensi:
Komunikasi dalam Organisasi [Daring/Jurnal]. Tautan: https://media.neliti.com/media/publications/77643-ID-komunikasi-dalam-organisasi.pdf
Komunikasi dalam Organisasi (Teori dan Aplikasi) [Daring/PDF]
Klik dan dapatkan info kost di dekat kampus idamanmu: