7 Cara Menentukan Skala Prioritas Saat Semua Kerjaan Deadline
7 Cara Menentukan Skala Prioritas Saat Semua Kerjaan Deadline – Tantangan menyelesaikan berbagai macam pekerjaan dalam waktu yang sama bisa membuat pusing, bahkan mengakibatkan stress. Apalagi jika deadline pekerjaan diberikan dalam waktu yang sama. Kamu pun dituntut untuk bisa membagi waktu dengan baik agar semua pekerjaan bisa terselesaikan tepat waktu.
Cara Menyelesaikan Deadline Berdasarkan Skala Prioritas
Banyaknya pekerjaan yang menuntut untuk diselesaikan tepat waktu membuat kamu perlu lebih cermat dalam membuat skala prioritas. Skala tersebut merupakan urutan pengerjaan pekerjaan sebelum mencapai deadline. Jika kamu berhasil menentukan prioritas dengan tepat, semua pekerjaanmu dapat selesai tepat waktu. Sebaliknya, jika kamu tidak bisa membuat prioritas deadline atau salah menentukan prioritas, pekerjaan tersebut akan selesai melebihi deadline yang sudah ditentukan.
Kemampuan untuk menentukan prioritas dalam menyelesaikan deadline sangat penting. Ditambah lagi jika kesibukan yang kamu lakukan tidak hanya bekerja saja, tetapi juga menyelesaikan studi. Kali ini Mamikos akan memberikan informasi terkait cara menyelesaikan deadline yang disusun berdasarkan prioritas agar pekerjaanmu selesai sebelum deadline.
1. Membuat Daftar Pekerjaan (To Do List)
Untuk bisa menyelesaikan semua pekerjaan sesuai target, kamu perlu membuat daftar pekerjaan yang perlu diselesaikan. Biasanya, daftar tersebut dibuat dalam bentuk ‘to do list’ atau daftar pekerjaan untuk dilakukan. Buatlah to do list dengan baik dan teratur di kertas khusus, buku, gadget, atau pada laptop.
Tulis hal-hal yang perlu diselesaikan berdasarkan deadline terdekat. Membuat deadline tulisan mulai mendesak hingga yang tidak mendesak akan membuatmu lebih mudah menentukan pekerjaan yang perlu diselesaikan. Contoh pembuatan to do list berdasarkan deadline bisa kamu lakukan berdasarkan waktu perjam, harian, mingguan, atau bulanan. Semakin rinci daftar pekerjaan yang kamu buat, akan semakin terencana pula kegiatanmu. Bahkan, kamu bisa menentukan agenda mendesak yang perlu dilakukan.
2.Menandai Pekerjaan yang Penting
Hanya membuat to do list berupa daftar pekerjaan yang perlu diselesaikan tanpa menandai bagian yang penting sebenarnya akan membuatmu bingung. Apalagi jika semua pekerjaan tersebut menuntut waktu penyelesaian yang cepat. Memberikan tanda pada pekerjaan yang kamu anggap penting tidak berarti meremehkan pekerjaan yang lain. Justru hal ini membuatmu semakin mudah ketika harus menyelesaikan satu persatu pekerjaan.
Dengan memberikan tanda pekerjaan yang penting dan mendesak, kamu pun lebih mudah meluangkan waktu untuk menyelesaian pekerjaan tersebut. Secara tidak langsung, kamu akan lebih mudah dalam mengatur waktu penyelesaian dan mempersiapkan waktu untuk mengerjakan tugas lain.
Jika kamu merasa kesulitan menentukan jenis pekerjaan yang penting, cobalah menentukan prioritas berdasarkan konsekuensi. Misalnya saja ada pekerjaan A yang akan mendapatkan hukuman jika tidak selesai tepat waktu, atau pekerjaan B yang tidak mendapatkan sanksi apabila terlambat dikumpulkan, maka kamu bisa menyelesaikan pekerjaan A terlebih dahulu.
3.Meminta Bantuan Rekan Kerja
Masih merasa sanggup menyelesaikan semua pekerjaan sendiri tanpa bantuan orang lain? Mungkin pada awalnya kamu akan merasa bangga berhasil mengerjakan tugas sendirian. Namun, jika tugas sudah menumpuk dan semuanya menuntut untuk diselesaikan dalam waktu yang sama, cobalah untuk meminta bantuan pada teman kerja. Apabila status pekerjaanmu di kantor adalah pimpinan, mendelegasikan pekerjaan adalah hal yang wajar. Namun, jika kamu akan meminta bantuan rekan kerja, mintalah dengan baik dengan menanyakan waktu luang mereka terlebih dahulu. Rekan kerja yang baik pastinya akan meluangkan waktu untuk membantumu menyelesaikan pekerjaanmu.
Apabila meminta bantuan pada rekan kerja, hindari memaksa mereka atau bahkan mengancam. Setiap orang memiliki kesibukan masing-masing dan sudah semestinya saling memahami. Biasanya, pekerjaan yang bisa kamu serahkan pada rekan kerja adalah pekerjaan yang tidak terlalu penting, tetapi sifatnya mendesak dan perlu segera diselesaikan. Contoh pekerjaan tersebut misalnya adalah mengoreksi atau melengkapi laporan, memperbanyak dokumen, memeriksa email, melakukan follow up, dan sebagainya. Selagi rekan kerja membantu tugasmu, kamu bisa menyelesaikan tanggung jawabmu yang lebih mendesak.
4.Menyelesaikan Pekerjaan Sedikit Demi Sedikit
Waktu deadline yang panjang bukanlah alasan bagi kamu untuk terus menunda pekerjaan tersebut. Justru sebaliknya, kamu perlu berusaha menyelesaikan pekerjaan tersebut sedikit demi sedikit. Jika pekerjaan yang berat kamu selesaikan sekaligus, pastinya kamu akan kesulitan. Lain halnya jika pekerjaan berat tersebut kamu kerjakan bertahap. Pekerjaan tersebut akan terasa ringan dan tidak akan membebani. Selagi menyelesaikan pekerjaan utama yang sulit, gunakan waktumu untuk menyelesaikan pekerjaan dengan deadline mendesak.
5.Menghindari Multitasking
Banyak orang beranggapan bahwa multitasking atau mengerjakan banyak pekerjaan dalam satu waktu adalah hal yang hebat. Memang tidak sepenuhnya salah. Namun, kamu perlu tahu bahwa jika kamu menyelesaikan pekerjaan utama sambil menyelesaikan tugas lain, hasilnya tidak akan maksimal. Lain halnya jika kamu menyelasaikan pekerjaan satu persatu.
Tips agar tetap bisa melewati semua deadline tugas adalah dengan mengerjakan tugas tersulit dan mendesak terlebih dahulu. Selesaikan tugas yang membutuhkan waktu cukup banyak, kemudian kamu dapat beralih pada pekerjaan lainnya. Usahakan untuk menjauhkan benda-benda pendistraksi atau pengganggu fokus, seperti gadget, televisi, atau bahkan waktu curhat bersama teman. Tunda dulu aktivitas tambahan selain yang berkaitan dengan tugas utamamu. Sikap fokus yang kamu miliki akan membuat pekerjaan cepat selesai.
6.Menghapus Pekerjaan dari To Do List
Setelah selesai mengerjakan suatu pekerjaan, hapus pekerjaan tersebut dari to do list yang kamu buat. Dengan demikian, kamu bisa tahu pekerjaan yang masih perlu dijadikan prioritas dan pekerjaan yang sudah selesai. Menghapus daftar pekerjaan juga bisa membuatmu merasa lega sekaligus termotivasi untuk menyelesaikan pekerjaan selanjutnya. Lain halnya jika kamu tidak pernah menghapus pekerjaan yang sudah selesai dari daftar, maka kamu akan kebingungan dengan pekerjaan lainnya. Bahkan, pikiran bisa bingung atau justru kehilangan semangat meneruskan tugas karena merasa tidak ada kemajuan.
7.Fokus
Kunci untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan dengan deadline agar tepat waktu adalah tetap fokus. Kamu dapat mengatakan pada teman, rekan kerja, atau keluarga jika kamu memerlukan waktu untuk bekerja. Beri batas waktu untuk pekerjaan tersebut, sehingga orang yang ingin bertemu tidak menunggu terlalu lama. Selain itu, kamu juga bisa lebih tenang karena sudah menentukan waktu yang pasti untuk agenda lain.
Hindari distraktor atau pengganggu yang berpotensi membuatmu menjadi tidak fokus pada tugas. Apabila memungkinkan, mematikan gadget dan berdiam diri di ruangan sepi bisa kamu lakukan. Ketika fokus, kamu bisa menentukan jenis pekerjaan yang mendesak dan harus segera diselesaikan.
Demikian informasi 7 cara menentukan skala prioritas saat semua kerjaan deadline yang bisa kamu terapkan. Tidak perlu panik sekalipun semua tugas tersebut perlu diselesaikan dalam waktu bersamaan. Jika kamu bisa memanfaatkan waktu dengan baik, semua tugas pasti dapat selesai tepat waktu. Semoga berhasil!
Klik dan dapatkan info kost di dekatmu:
Kost Denpasar Bali Harga Murah