11 Contoh Notulen Rapat dan Cara Membuatnya yang Baik dan Benar

11 Contoh Notulen Rapat Berbagai Keperluan, Lengkap! – Notulen rapat adalah bentuk dokumentasi tertulis yang dibuat apabila mengikuti rapat, pertemuan, atau acara tertentu.

Notulen paling sering dibuat oleh karyawan perusahaan, anggota dinas, atau sekretaris.

Ketika ada acara pertemuan khusus, rapat penting, hingga acara yang membutuhkan pencatatan, notulen sangat diperlukan.

Berikut ini Mamikos akan memberikan contoh notulen rapat dan cara membuatnya yang baik dan benar untuk referensimu. Yuk, simak!

Contoh Notulen Rapat

Notulen rapat berfungsi sebagai bukti dokumentasi tertulis setelah mengikuti suatu kegiatan atau acara tertentu.

Notulen tidak hanya diperlukan untuk acara skala kecil saja, tetapi juga acara skala besar, bahkan di tingkat internasional.

Tidak jarang ada profesi khusus sebagai notulen karena menjadi seorang notulen membutuhkan kecermatan dan kecepatan.

Dengan membaca notulen, seseorang dapat mengetahui proses berjalannya suatu kegiatan, mulai dari tahap awal hingga selesai acara.

Selain itu, notulen pun dapat digunakan sebagai bentuk evaluasi terkait kegiatan yang sudah dilakukan saat itu.

Semakin lengkap suatu notulen, akan semakin bagus pula hasilnya. Jika kamu membutuhkan referensi notulen yang akan digunakan untuk kegiatan-kegiatan di sekitar,

Mamikos akan memberikan contoh notulen. Kamu dapat melakukan modifikasi pada notulen sesuai kebutuhan.

Peran Notulis

Notulis atau orang yang menulis hasil diskusi rapat mempunyai peran yang penting.

Notulis akan menyimak pembahasan rapat dan menuliskan hal yang disampaikan narasumber mulai dari awal hingga akhir.

Selain itu, notulis juga mencatat permasalahan pada rapat, keterangan waktu dan tempat rapat, jumlah peserta yang hadir pada rapat, diskusi dan tanya jawab saat rapat, beserta kesimpulannya.

Notulis juga bertugas mendokumentasikan catatan terkait diskusi rapat.

Seorang notulis perlu bersikap objektif karena pada hasil rapat tidak diizinkan menambah pendapat pribadi dan opini.

Tujuan dan Fungsi Notulen Rapat

Notulen rapat mempunyai tujuan dan fungsi khusus, yaitu:

Tujuan:

1. Sumber informasi untuk peserta rapat yang berhalangan hadir karena memberikan gambaran rapat secara keseluruhan.
2. Sebagai pedoman untuk menjalankan rapat selanjutnya agar tidak tumpang tindih. Hal yang menjadi pembahasan pada rapat selanjutnya dapat diperbaiki atau diperdalam.
3. Dokumentasi rapat agar peserta dapat mengetahui jalannya rapat dan hal-hal penting saat rapat
4. Mengingatkan peserta rapat terkait hal-hal yang sudah pernah dibahas pada rapat sebelumnya, sehingga jika ada rapat lanjutan peserta sudah mempunyai gambaran
5. Parameter kelancaran jalannya rapat dengan melihat hal-hal yang ditulis pada notulen, hasil, tindak lanjut, dan kesimpulan.

Fungsi:

1. Alat dokumentasi rapat untuk memudahkan peserta atau pihak yang terlibat dalam rapat mengetahui proses jalannya rapat, hal yang dibahas, keputusan yang diambil, dan hal-hal yang ditanyakan serta jawabannya.
2. Sebagai perbandingan untuk mengambil keputusan pada rapat selanjutnya.
3. Melihat kesuksesan jalannya rapat
4. Meninjau kembali hasil keputusan rapat. Hasil rapat yang dibuat notulis akan menunjukkan suatu kebijakan diterima atau tidak, sehingga pengambilan kebijakan dapat disesuaikan.

Cara Membuat Notulen Rapat

Bagaimana cara membuat notulen rapat yang baik dan benar?

Pertanyaan tersebut wajar ditanyakan oleh kamu yang belum pernah menulis notulen.

Sebagai hasil ringkasan suatu acara atau kegiatan, notulen hendaknya memuat semua informasi penting.

Tentu kamu tidak perlu mencatat semua kata-kata yang disampaikan narasumber atau pembicara, tetapi kamu akan diminta menyimpulkan poin-poin pentingnya saja.

Harapannya, seseorang yang tidak mengikuti jalannya acara atau melewatkan acara tersebut tetap bisa memahami hal penting hasil pembahasannya.

Terdapat poin-poin penting yang perlu ditulis untuk membuat sebuah notulen rapat:

1. Judul rapat atau judul acara

Isilah keterangan judul rapat dengan nama rapat atau acara yang sedang diikuti. Judul tersebut juga sekaligus menunjukkan judul notula.

Contoh: Notulen Rapat Koordinasi Penguatan Sistem Kerja di Kabupaten Sleman.

2. Lokasi pelaksanaan rapat atau tempat mengadakan acara

Sangat penting untuk mencantumkan lokasi diadakannya rapat. Bisa saja terdapat agenda dengan pembahasan sama, tetapi dilaksanakan di tempat berbeda dengan audiens yang berbeda pula.

Tentu kegiatan yang berjalan juga akan berbeda, sehingga dengan mencantumkan lokasi rapat, evaluasi dapat lebih menyeluruh.

3. Waktu pelaksanaan rapat atau acara

Cantumkan durasi waktu berjalannya suatu rapat atau acara. Tuliskan pula jika ada jeda istirahat atau coffee break agar kegiatan rapat atau acara dapat dievaluasi seandainya kurang efektif.

4. Peserta rapat atau peserta acara

Dengan adanya daftar peserta rapat, pembaca notulen akan tahu tingkat kepentingan acara dan hasil pertemuan.

Pembahasan atau isi notulen bahkan bisa diketahui dari peserta yang ikut dan hadir.

5. Pemimpin rapat atau pemimpin acara

Pada suatu rapat atau pertemuan diperlukan pencatatan data pemimpin rapat.

Hal ini dimaksudkan agar jalannya rapat dapat diketahui dan dievaluasi dengan bertanya pada pemimpin rapat.

Terlebih lagi jika ada catatan pada notulen yang kurang atau perlu dilengkapi.

6. Acara kegiatan rapat atau acara

Daftar kegiatan acara rapat perlu dicantumkan dalam sebuah notulen.

7. Berita jalannya rapat atau berita acara

Hal yang Perlu Dicantumkan pada Notulen Rapat

Notulen rapat yang baik memuat informasi berikut ini:

1. Kop instansi atau organisasi untuk menunjukkan identitas
2. Rincian kegiatan yang berlangsung, mulai dari pembukaan, sesi tanya jawab, hingga penutup
3. Isi kegiatan
4. Tanda tangan notulis

1. Contoh Notulen Rapat Kantor

PT Cahaya Abadi

Jl. Marinir Sejahtera 18, Jakarta
Hari : Jumat
Tanggal : 14 April 2023
Waktu : 15.00 WIB – 16.00 WIB
Hal : Efisiensi Pengeluaran Perusahaan Pasca Pandemi Covid-19
Tempat : Ruang Rapat Lantai 2

Susunan Acara

Pembukaan : dibuka moderator
Sambutan: Direktur PT Cahaya Abadi
Pembahasan Masalah : Efisiensi Pengeluaran Perusahaan Pasca Pandemi Covid-19
Penutup : moderator

Pokok Pembahasan

• Langkah Efisiensi Pengeluaran Perusahaan Pasca Pandemi Covid-19
• Alternatif lokasi pembelian bahan baku

Isi Rapat

• Efisiensi perusahaan dilakukan dengan merumahkan karyawan
• Karyawan tetap mendapatkan 50% gaji dengan skema kerja dari rumah
• Pembelian bahan baku dilakukan secara online
• Kegiatan produksi dipangkas 50%
• Tim marketing melakukan sosialisasi online

Penutup

• Rapat ditutup oleh moderator

Notulis

Andini

2. Contoh Notulen Rapat Sekolah

Sekolah Menengah Atas 20 Yogyakarta

Hari : Rabu
Tanggal : 5 April 2023
Waktu : 08.00 WIB – 10.00 WIB
Hal : Pelaksanaan Ujian Akhir Sekolah
Tempat : Ruang Guru Lantai 1

Susunan Acara

Pembukaan : dibuka moderator dengan membaca doa
Sambutan: Kepala SMA 20 Yogyakarta
Pembahasan Masalah : Pelaksanaan Ujian Akhir Sekolah
Penutup : moderator

Pokok Pembahasan

Teknis pelaksanaan Ujian Akhir Sekolah dan batas pengumpulan soal.

Isi Rapat

• Ujian Akhir Sekolah dilaksanakan bulan Juni – Juli 2023
• Seluruh mata pelajaran diujikan, kecuali pelajaran keterampilan menggunakan ujian praktik
• Guru menyerahkan soal paling lambat 15 Juni 2023
• Tim penyusun soal menyerahkan soal pada bagian fotokopi untuk diperbanyak

Penutup

• Rapat ditutup oleh moderator

Notulis

Aminah

3. Contoh Notulen Rapat Dinas

Hari : Selasa
Tanggal : 22 Mei 2023
Waktu : 08.00 WIB – 10.00 WIB
Hal : Kunjungan Universitas Pelita Cahaya
Tempat : Gedung Rektorat (Ruang Rapat Lt.2)

Daftar Peserta : 10 Orang
1. Hadir: 10 Orang
2. Tidak Hadir : – Orang

Yogyakarta, Mei 2023

Penulis Notulen
Pambudi

4. Contoh Notulen Rapat Desa

Notulen Rapat Pembentukan Kepanitiaan Lomba Ulang Tahun Desa

Hari : Minggu
Tanggal : 16 Mei 2023
Waktu : 19.00 WIB – 21.00 WIB
Hal : Pembentukan Kepanitiaan Lomba Ulang Tahun Desa
Tempat : Balai Desa Winongo
Pemimpin Rapat: Bapak Alex
Jumlah Peserta : 40

Susunan Acara

Pembukaan : dibuka moderator dengan membaca doa
Sambutan: Bapak Alex
Pembahasan Masalah : Pembentukan Kepanitiaan Lomba Ulang Tahun Desa
Penutup : moderator

Pokok Pembahasan

Pembentukan Kepanitiaan Lomba Ulang Tahun Desa dan teknis pelaksanaannya.

Isi Rapat

• Perayaan Lomba Ulang Tahun Desa dilakukan 21 April 2023
• Jenis lomba: membuat tumpeng, menghias gapura desa, mural tembok desa
• Pembentukan kepanitiaan

Ketua Pelaksana: Arman
Sekretaris: Alex
Bendahara: Mufidah
Koordinator Seksi Acara: Sitta
Koordinator Seksi Humas: Donita
Koordinator Perlengkapan: Marmun
Koordinator Seksi Konsumsi: Fidi
Koordinator Seksi Keamanan: Joni

• Rapat lanjutan dilakukan dengan membentuk grup whatsapp

Penutup
• Rapat ditutup oleh moderator

Notulis

Arman

5. Contoh Notulen Rapat OSIS

OSIS SMA Negeri 12 Maju Jaya
Jl. Prakarya 19, Lembang, Bandung
Notulen Rapat Pembentukan Kepanitiaan Hari Kartini

Hari : Minggu
Tanggal : 5 Maret 2023
Waktu : 09.00 WIB – 12.00 WIB
Hal : Pembentukan Kepanitiaan Peringatan Hari Kartini
Tempat : Ruang ICT
Pemimpin Rapat: Sandra
Jumlah Peserta : 15

Susunan Acara

Pembukaan : dibuka moderator dengan membaca doa
Sambutan: Sandra (Ketua OSIS)
Pembahasan Masalah : Pembentukan Kepanitiaan Hari Kartini
Penutup : moderator

Pokok Pembahasan

Pembentukan Kepanitiaan Hari Kartini dan perlombaan yang diadakan.

Isi Rapat

• Perayaan Hari Kartini dilakukan 21 April 2023
• Perlombaan ditujukan bagi siswa siswi, guru, dan karyawan sekolah.
• Pembentukan kepanitiaan

Ketua Pelaksana: Sandra
Sekretaris: Marinda
Bendahara: Ilma
Koordinator Seksi Acara: Sitta
Koordinator Seksi Humas: Donita
Koordinator Perlengkapan: Marmun
Koordinator Seksi Konsumsi: Fidi
Koordinator Seksi Keamanan: Joni

• Rapat lanjutan dilakukan dengan membentuk grup whatsapp

Penutup
• Rapat ditutup oleh moderator

Notulis

Stella

6. Contoh Notulen Rapat Organisasi

Daftar Peserta : 80 Orang
1. Hadir: 45 Orang
2. Tidak Hadir : 35 Orang

Yogyakarta, Mei 2023
Penulis Notulen

Amarina

7. Contoh Notulen Rapat Puskesmas

Puskesmas Tingkat I Bandung
Jl. Wirowiri 19, Bandung, Jawa Barat

Notulen Rapat Sosialisasi Penanganan Pasien Selama Pandemi Covid-19

Hari : Kamis
Tanggal : 4 Mei 2023
Waktu : 09.00 WIB – 12.00 WIB
Hal : Sosialisasi Penanganan Pasien Selama Pandemi Covid-19
Tempat : Ruang Rapat Lantai 1
Pemimpin Rapat: dr. Muandana
Jumlah Peserta : 25

Susunan Acara

Pembukaan : dibuka moderator dengan membaca doa
Sambutan: dr. Nareswari
Pembahasan Masalah : Cara Penanganan Pasien Selama Pandemi Covid-19
Penutup : oleh dr. Maimunah

Pokok Pembahasan

Sosialisasi Penanganan Pasien Selama Pandemi Covid-19, mulai dengan protokol kedatangan, pengobatan, hingga pengambilan obat.

Isi Rapat

• Kedatangan: memastikan pasien menggunakan masker dan sudah cuci tangan. Tempat cuci tangan disediakan di bagian depan puskesmas.
• Pemeriksaan: dokter menggunakan APD, menjaga interaksi dengan pasien. Resep diberikan sesuai ketentuan. Apabila ada pasien yang mengeluhkan gejala Covid-19, dokter segera memberi rujukan.
• Pembaruan format rekam medis
1. Nama dan identitas pasien
2. Nomor registrasi dan nomor rekam medis
3. Tanggal pemeriksaan
4. Usia dan berat badan pasien
5. Riwayat penyakit pasien, penyakit keluarga, dan penyakit saat ini
6. Pemeriksaan fisik dan pemeriksaan penunjang
7. Pemeriksaan tanda-tanda vital pasien (suhu, denyut nadi, tekanan darah, dan pernafasan)
8. Diagnosis penyakit pasien
9. Pengobatan yang diberikan

• Pengambilan obat: dilakukan di apotek puskesmas dengan memperhatikan physical distancing.

Penutup
• Rapat ditutup oleh dr. Maimunah

Notulis

Yuniarna

8. Contoh Notulen Rapat Karang Taruna

Karang Taruna Desa Balapan Kemakmuran

Sekretariat: Jl. Kemakmuran 21, Jakarta
Hari : Selasa
Tanggal : 9 Mei 2023
Waktu : 19.00 WIB – 21.00 WIB
Hal : Pembentukan Kepanitiaan Lomba Takbiran
Tempat : Balai RW 20
No Undangan : KT02/PP.01/5/2023
Pemimpin Rapat: Syahril
Jumlah Peserta : 30

Pembukaan

1. Rapat dibuka oleh Sdr. Ajudan sebagai moderator
2. Sambutan oleh Kepala Desa Balapan Kemakmuran

Keputusan Rapat

• Kegiatan lomba takbiran dilakukan 24 Mei 2023
• Peserta yang mengikuti kegiatan wajib membayar Rp 100.000
• Pembentukan kepanitiaan
Ketua Pelaksana: Ajudan
Sekretaris: Marinda
Bendahara: Ilma
Koordinator Seksi Acara: Sitta
Koordinator Seksi Humas: Donita
Koordinator Perlengkapan: Marmun
Koordinator Seksi Konsumsi: Fidi
Koordinator Seksi Keamanan: Joni
• Koordinasi lomba takbiran akan dilakukan oleh kepanitiaan

Penutup
Rapat ditutup oleh Sdr. Daruma sebagai moderator

Notulis,
Stella

9. Contoh Notulen Rapat Perusahaan

PT Lancar Jaya
Jl. Raya Tuanku Imam Bonjol KM 17 Padang, Sumatera Utara

Hari : Minggu
Tanggal : 14 Mei 2023
Waktu : 09.00 WIB – 17.00 WIB
Hal : Peningkatan Skill Karyawan PT Lancar Jaya
Tempat : Ruang Rapat Mawar Lt. 3
No Undangan : UND-01/RK-2/5/2023
Pemimpin Rapat: Dr. Musafa
Jumlah Peserta : 45

Materi Rapat

• Peningkatan skill karyawan untuk menyukseskan target ekspor PT Lancar Jaya.
• Program peningkatan kemampuan bagi karyawan PT Lancar Jaya.
• Kompensasi dan biaya yang akan didapatkan

Pembukaan

1. Rapat dibuka oleh Sdr. Daruma sebagai moderator
2. Sambutan oleh direktur PT Lancar Jaya, Dr. Musafa

Keputusan Rapat

• Peningkatan skill karyawan dilakukan dengan kegiatan pembekalan.
• Karyawan wajib mengikuti program peningkatan kemampuan 2x satu minggu.
• Karyawan akan mendapatkan biaya transportasi (untuk pelatihan offline) dan biaya pembelian kuota internet (untuk pelatihan online)
• Kegiatan pelatihan dimulai bulan Juni 2023

Penutup
Rapat ditutup oleh Sdr. Daruma sebagai moderator

Notulis,
Karmini

10. Contoh Notulen Diskusi

Notulensi Diskusi Online “Complete Guide To Build Your Personal Branding”

Tanggal : 25 April 2017
Tempat : Online via WhatsApp
Waktu : 19.30 – 21.30 WIB
Pembicara : Aruma Rahmawati (aruma@ptmajubersama.com)

Biodata Pembicara
Pekerjaan: Perusahaan Teknologi & Komunikasi bernama PT Maju Bersama
Pendidikan: Lulusan Ilmu Komputer – Universitas Negeri, mengambil master of international business di Hult International Business School, San Francisco.
Pengalaman : Co-founder Indonesia Bebas Gaptek

Isi Diskusi:
• Personal Branding : Citra individu yang ingin ditampilkan kepada dunia luar, tidak hanya berupa barang atau produk. Orang yang outstanding berpeluang mendapat recognition lebih.

• 3 alasan pentingnya personal branding:

1. Nilai jual individu akan semakin mahal. Kita dibayar atas karya, pengalaman, pelajaran, dan kegagalan yang pernah kita alami. Jika bisa membalutnya dengan personal branding yang bagus, karya otomatis semakin mahal.

2. Lebih dikenal orang. Personal branding yang baik membuat nama kita diingat banyak orang. Membuat kesempatan semakin besar untuk mengambil peluang-peluang lebih besar.

3. Lebih fokus untuk belajar dan menghasilkan karya.

• Cara membangun personal branding:

1. Mulai bangun prestasi.
2. Mengikuti kursus pengembangan diri.

• Cara membangun personal branding yang kuat:

1. Koneksi online maupun offline
2. Komitmen
3. Konsistensi

Kesimpulan
Membangun personal branding yang baik dapat meningkatkan peluang individu.

11. Contoh Notulen Seminar

Seminar Internasionalisasi Tingkat Perguruan Tinggi

Hari : Minggu
Tanggal : 14 Mei 2023
Waktu : 08.00 WIB – 16.00 WIB
Hal : Workshop Internasionalisasi Tingkat Perguruan Tinggi
Tempat : Gedung pertemuan Lt.2
No Undangan : Un.02/M.3/BK.00.2/5/2023

Daftar Peserta : 70 Orang
5. Hadir : 60 Orang
6. Tidak Hadir : 10 Orang

Yogyakarta, Mei 2023
Penulis Notulen

Amarina

Penutup

Sudah mendapatkan referensi dari berbagai contoh notulen rapat berbagai keperluan secara lengkap?

Lakukan mofidikasi pada komponen notulen sesuai kebutuhanmu.

Tapi, jangan lupa untuk memasukkan komponen notulen yang perlu dicantumkan agar orang yang membaca notulen hasil rapat atau acara dapat memahaminya. Selamat membuat notulen rapat!

---

Klik dan dapatkan info kost di dekat mu:

Kost Jogja Murah

Kost Jakarta Murah

Kost Bandung Murah

Kost Denpasar Bali Murah

Kost Surabaya Murah

Kost Semarang Murah

Kost Malang Murah

Kost Solo Murah

Kost Bekasi Murah

Kost Medan Murah