11 Contoh Notulen Rapat dan Cara Membuatnya yang Baik dan Benar

11 Contoh Notulen Rapat Berbagai Keperluan, Lengkap! – Notulen rapat adalah bentuk dokumentasi tertulis yang dibuat apabila mengikuti rapat, pertemuan, atau acara tertentu.

Notulen paling sering dibuat oleh karyawan perusahaan, anggota dinas, atau sekretaris.

Ketika ada acara pertemuan khusus, rapat penting, hingga acara yang membutuhkan pencatatan, notulen sangat diperlukan.

Berikut ini Mamikos akan memberikan contoh notulen rapat dan cara membuatnya yang baik dan benar untuk referensimu. Yuk, simak!

Contoh Notulen Rapat

Notulen rapat berfungsi sebagai bukti dokumentasi tertulis setelah mengikuti suatu kegiatan atau acara tertentu.

Notulen tidak hanya diperlukan untuk acara skala kecil saja, tetapi juga acara skala besar, bahkan di tingkat internasional.

Tidak jarang ada profesi khusus sebagai notulen karena menjadi seorang notulen membutuhkan kecermatan dan kecepatan.

Dengan membaca notulen, seseorang dapat mengetahui proses berjalannya suatu kegiatan, mulai dari tahap awal hingga selesai acara.

Selain itu, notulen pun dapat digunakan sebagai bentuk evaluasi terkait kegiatan yang sudah dilakukan saat itu.

Semakin lengkap suatu notulen, akan semakin bagus pula hasilnya. Jika kamu membutuhkan referensi notulen yang akan digunakan untuk kegiatan-kegiatan di sekitar,

Mamikos akan memberikan contoh notulen. Kamu dapat melakukan modifikasi pada notulen sesuai kebutuhan.

Peran Notulis

Notulis atau orang yang menulis hasil diskusi rapat mempunyai peran yang penting.

Notulis akan menyimak pembahasan rapat dan menuliskan hal yang disampaikan narasumber mulai dari awal hingga akhir.

Selain itu, notulis juga mencatat permasalahan pada rapat, keterangan waktu dan tempat rapat, jumlah peserta yang hadir pada rapat, diskusi dan tanya jawab saat rapat, beserta kesimpulannya.

Notulis juga bertugas mendokumentasikan catatan terkait diskusi rapat.

Seorang notulis perlu bersikap objektif karena pada hasil rapat tidak diizinkan menambah pendapat pribadi dan opini.

Tujuan dan Fungsi Notulen Rapat

Notulen rapat mempunyai tujuan dan fungsi khusus, yaitu:

Tujuan:

1. Sumber informasi untuk peserta rapat yang berhalangan hadir karena memberikan gambaran rapat secara keseluruhan.
2. Sebagai pedoman untuk menjalankan rapat selanjutnya agar tidak tumpang tindih. Hal yang menjadi pembahasan pada rapat selanjutnya dapat diperbaiki atau diperdalam.
3. Dokumentasi rapat agar peserta dapat mengetahui jalannya rapat dan hal-hal penting saat rapat
4. Mengingatkan peserta rapat terkait hal-hal yang sudah pernah dibahas pada rapat sebelumnya, sehingga jika ada rapat lanjutan peserta sudah mempunyai gambaran
5. Parameter kelancaran jalannya rapat dengan melihat hal-hal yang ditulis pada notulen, hasil, tindak lanjut, dan kesimpulan.

Fungsi:

1. Alat dokumentasi rapat untuk memudahkan peserta atau pihak yang terlibat dalam rapat mengetahui proses jalannya rapat, hal yang dibahas, keputusan yang diambil, dan hal-hal yang ditanyakan serta jawabannya.
2. Sebagai perbandingan untuk mengambil keputusan pada rapat selanjutnya.
3. Melihat kesuksesan jalannya rapat
4. Meninjau kembali hasil keputusan rapat. Hasil rapat yang dibuat notulis akan menunjukkan suatu kebijakan diterima atau tidak, sehingga pengambilan kebijakan dapat disesuaikan.

Cara Membuat Notulen Rapat

Bagaimana cara membuat notulen rapat yang baik dan benar?

Pertanyaan tersebut wajar ditanyakan oleh kamu yang belum pernah menulis notulen.

Sebagai hasil ringkasan suatu acara atau kegiatan, notulen hendaknya memuat semua informasi penting.

Tentu kamu tidak perlu mencatat semua kata-kata yang disampaikan narasumber atau pembicara, tetapi kamu akan diminta menyimpulkan poin-poin pentingnya saja.

Harapannya, seseorang yang tidak mengikuti jalannya acara atau melewatkan acara tersebut tetap bisa memahami hal penting hasil pembahasannya.

Terdapat poin-poin penting yang perlu ditulis untuk membuat sebuah notulen rapat:

1. Judul rapat atau judul acara

Isilah keterangan judul rapat dengan nama rapat atau acara yang sedang diikuti. Judul tersebut juga sekaligus menunjukkan judul notula.

Contoh: Notulen Rapat Koordinasi Penguatan Sistem Kerja di Kabupaten Sleman.

2. Lokasi pelaksanaan rapat atau tempat mengadakan acara

Sangat penting untuk mencantumkan lokasi diadakannya rapat. Bisa saja terdapat agenda dengan pembahasan sama, tetapi dilaksanakan di tempat berbeda dengan audiens yang berbeda pula.

Tentu kegiatan yang berjalan juga akan berbeda, sehingga dengan mencantumkan lokasi rapat, evaluasi dapat lebih menyeluruh.