Cara Buat Laporan Hasil Meeting / Rapat dengan Format yang Benar

Tagged: Meeting

Cara Buat Laporan Hasil Meeting – Kamu tentu pernah mendengar bahwa cara buat laporan hasil Meeting / rapat perusahaan diharuskan menggunakan format yang baik dan benar, bukan? Ya, hal ini umumnya menjadi hal yang penting untuk diperhatikan baik – baik bagi seorang pembuat laporan atau sering dikenal dengan istilah notulis. 

Meski demikian, membuat laporan hasil rapat umumnya harus memuat beberapa hal penting agar perusahaan lebih mudah dalam hal mengkoordinasikan hasil rapat yang telah selesai dilaksanakan sebelumnya.

Bagi kamu yang mungkin penasaran mengenai bagaimana cara membuat laporan hasil meeting / rapat, bisa menyimak penjelasan lengkapnya di bawah ini.

Cara Buat Laporan Hasil Meeting

unsplash.com

Apa saja fungsi notulen dalam membuat laporan hasil Meeting?

Tahukah kamu, seorang notulen rapat umumnya banyak dibutuhkan untuk memudahkan perusahaan dalam melakukan pertemuan dengan pihak internal perusahaan maupun dengan pihak klien dari luar perusahaan. Dengan adanya notulen rapat, maka perusahaan bisa mengetahui hasil rapat yang telah dilaksanakan dan dapat dijadikan sebagai dokumentasi kegiatan rapat.

Di samping itu, notulen juga dapat dijadikan sebagai media dalam mengulas dan meningkatkan usaha dengan ide – ide baru yang sebelumnya telah didiskusikan. 

Sebelum membahas lebih lanjut mengenai cara mudah dalam membuat laporan hasil Meeting / rapat, ada baiknya kamu mengetahui terlebih dahulu mengenai apa itu notulen rapat.

Notulen rapat sendiri merupakan ringkasan yang mencakup hal – hal penting jalannya rapat yang sebelumnya telah dibicarakan dan diputuskan bersama dari awal hingga akhir rapat berlangsung. Adapun fungsi dari adanya notulen rapat antara lain sebagai berikut :

  1. Dapat dijadikan sebagai bukti dokumentasi tertulis yang mengatakan jika Meeting / rapat telah selesai diadakan oleh suatu perusahaan.
  2. Berperan penting dalam mengukur sukses atau tidaknya suatu rapat dilaksanakan.
  3. Sebagai sarana pelaksanaan kegiatan yang dihasilkan dari keputusan rapat yang telah disepakati bersama oleh pihak – pihak yang terkait.

Adapun dalam membuat hasil laporan Meeting / rapat sendiri, biasanya ada seorang notulis yang memiliki tugas / peranan penting di antaranya sebagai berikut :

  1. Menuliskan topik, judul permasalahan dan isi Meeting / rapat secara lengkap dan jelas.
  2. Menuliskan waktu dan tempat rapat yang akan dilaksanakan dalam menentukan rapat selanjutnya.
  3. Mencatat dan mendata informasi penting maupun jumlah peserta rapat yang hadir secara lebih detail.
  4. Menyimak serta menulis dan mencatat segala proses yang berlangsung dalam diskusi rapat.
  5. Menulis dan merangkum kesimpulan / hasil akhir rapat yang telah dilaksanakan.
  6. Membuat dokumentasi catatan diskusi yang berlangsung, baik berupa tulisan maupun foto.

Format Isi Susunan dalam Membuat Laporan Hasil Meeting / Rapat

Mengingat laporan hasil Meeting / rapat sangat penting untuk dituliskan oleh seorang notulis, maka perlu mengetahui format laporan yang baik dan benar agar memudahkan perusahaan dalam merealisasikan hasil diskusi rapat ke depannya. Adapun format isi susunan dalam membuat laporan hasil Meeting / rapat ini antara lain sebagai berikut :

  1. Memuat tujuan kegiatan rapat / diskusi yang dilaksanakan.
  2. Mencantumkan hal – hal penting yang telah dibahas dalam sebuah rapat.
  3. Memuat isi saran dan keputusan yang telah disepakati bersama dalam pelaksanaan rapat.
  4. Mencantumkan kapan waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan rapat dilakukan.
  5. Menuliskan pihak – pihak yang hadir dalam rapat yang telah dilangsungkan.
  6. Menuliskan bagian penting seperti kata pembuka, pembahasan, pembacaan keputusan dan waktu / jam rapat selesai dilakukan.
  7. Menuliskan nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat, pangkat maupun NIP.
  8. Mencantumkan penandatangan dari pihak – pihak terkait.

Hal-hal yang Harus dipersiapkan Sebelum Memulai Cara Buat Laporan Hasil Meeting 

Demi mendukung kelancaran hasil rapat yang nantinya akan dilaksanakan, seorang notulen perlu untuk mempersiapkan beberapa hal seperti berikut ini agar tidak mengalami kesulitan nantinya.

1. Mempersiapkan berbagai daftar penting yang harus diisi

Daftar penting yang harus dipersiapkan diantaranya yakni seperti tanggal dan waktu rapat, lokasi, tujuan, nama pemimpin perusahaan dan peserta yang diundang dan lain sebagainya.

2. Memilih metode pencatatan notulen yang tepat

Agar proses mencatat hasil rapat bisa berjalan dengan lancar, maka sebaiknya seorang notulen diharuskan bisa memilih metode pencatatan yang tepat, baik berupa penulisan melalui laptop maupun dengan cara merekam proses rapat menggunakan smartphone.

3. Mengetahui secara jelas peserta rapat yang akan hadir

Sebelum membuat hasil laporan Meeting, kamu perlu tahu bahwa seorang notulen juga diharuskan untuk mengetahui siapa saja pihak yang hadir di rapat yang akan dilaksanakan nantinya. Dengan begitu, maka hal ini akan memudahkan dalam mencatat informasi penting yang diucapkan oleh pihak terkait.

4. Mencatatkan poin penting dalam rapat

Mencatatkan poin – poin penting dalam diskusi yang dibahas menjadi tugas yang harus diperhatikan baik – baik seorang notulen agar mudah menuliskan hasil rapat nantinya.

Bagaimana menuliskan laporan hasil Meeting yang baik dan benar?

Dari sekian banyaknya contoh laporan hasil rapat yang ada di berbagai sumber, kamu tentunya penasaran mengenai bagaimana cara membuat format laporan hasil rapat yang baik dan benar, bukan? Oleh karena itu, untuk lebih jelasnya bisa menyimak lebih jelas mengenai poin – poin penting dalam pembuatan format laporan di bawah ini.

1. Gunakan kop organisasi atau instansi perusahaan terkait

Hal yang paling penting dalam pembuatan hasil laporan Meeting / rapat yakni dengan membubuhkan kop surat organisasi atau instansi perusahaan terkait. Dalam kop ini biasanya memuat beberapa hal penting seperti alamat, nomor telepon dan alamat email dari organisasi / instansi perusahaan terkait.

Akan tetapi, bagi komunitas yang bukan merupakan organisasi biasanya tidak mencantumkan kop surat. Hanya saja, akan menuliskan nama dari komunitasnya.

2. Menuliskan kegiatan rapat secara detail

Dalam membuat laporan hasil akhir dari sebuah rapat, seorang notulen biasanya diminta untuk menuliskan rincian kegiatan rapat secara detail. Yakni mulai dari awal kegiatan rapat hingga akhir rapat dilaksanakan.

Adapun agenda rapat yang biasanya ditulis dalam laporan kegiatan ini berisi mengenai hari / tanggal rapat, waktu pelaksanaan rapat, tempat penyelenggaraan rapat, berbagai topik yang dibahas serta jumlah peserta yang hadir dalam pelaksanaan rapat yang telah dilaksanakan.

3. Menuliskan isi Meeting / rapat yang telah dilaksanakan

Isi Meeting ini umumnya memuat beberapa hal penting seperti halnya usulan, tanggapan usulan serta hasil kegiatan rapat dilaksanakan. Dalam laporan hasil Meeting ini, kamu perlu tahu bahwa isi rapat biasanya akan memuat beberapa poin – poin penting dari kegiatan rapat yang telah dilaksanakan.

Setelah menuliskan isi dari laporan hasil Meeting / rapat, maka selanjutnya laporan akan ditandatangani oleh pemimpin rapat dan notulis sebagai bukti bahwa laporan yang telah dibuat dikatakan sesuai dengan hasil pelaksanaan rapat yang berlangsung.

Demikianlah ulasan penting bagi kamu mengenai bagaimana cara buat laporan hasil Meeting / rapat dengan format yang baik dan benar untuk memudahkan perusahaan dalam merealisasikan poin – poin penting dalam sebuah diskusi yang telah berlangsung sebelumnya. 


Klik dan dapatkan info kost di dekatmu:

Kost Jogja Harga Murah

Kost Jakarta Harga Murah

Kost Bandung Harga Murah

Kost Denpasar Bali Harga Murah

Kost Surabaya Harga Murah

Kost Semarang Harga Murah

Kost Malang Harga Murah

Kost Solo Harga Murah

Kost Bekasi Harga Murah

Kost Medan Harga Murah