Contoh SOP Perusahaan beserta Cara Membuatnya yang Benar, Standard Operational Procedure

Berniat menyusun SOP perusahaan? Simak artikel Mamikos berikut ini untuk penjelasan lengkapnya!

2 Agustus 2023 Sekarbumi

Contoh SOP Perusahaan beserta Cara Membuatnya yang Benar, Standard Operational Procedure – Setiap pekerjaan pasti memiliki SOP masing-masing.

Sebenarnya, SOP itu apa sih? Bagaimana cara membuatnya yang baik dan benar?

Tidak perlu bingung dan risau, Mamikos hadir dengan pembahasan mengenai contoh SOP perusahaan dan cara pembuatannya yang baik dan benar!

Daftar Isi

Definisi SOP
Cara Membuat SOP Perusahaan
Struktur SOP Perusahaan
Contoh SOP Perusahaan
Penutup

Definisi SOP

Sebelum Mamikos memberikan dan membahas mengenai contoh SOP perusahaan ini, simak dulu definisinya ya!

SOP adalah Standar Operasional Prosedur—atau dalam bahasa Inggrisnya Standard Operating Procedure—adalah instruksi langkah-langkah untuk operasi rutin suatu perusahaan.

Instruksi ini memang sengaja disusun untuk membantu para pekerjanya menjalankan kewajiban masing-masing secara maksimal.

Selain itu, SOP juga bertujuan untuk mencapai efisiensi, hasil yang berkualitas, dan keseragaman kinerja dalam suatu perusahaan.

Adanya SOP juga berguna untuk mengurangi miskomunikasi dan kegagalan pekerja dalam mematuhi peraturan perusahaan.

Apakah kamu sudah paham mengenai SOP? Kalau sudah, mari belajar cara membuat SOP yang baik dan benar.

Setelah itu, Mamikos akan memberikan contoh SOP perusahaan yang bisa kamu pelajari lebih lanjut.

Cara Membuat SOP Perusahaan

Sebelum masuk ke contoh SOP perusahaan yang baik dan benar, coba pelajari terlebih dahulu cara menyusunnya.

Berikut adalah cara menyusun atau membuat SOP yang baik dan benar:

1. Tentukan Objektif

Langkah pertama menyusun SOP perusahaan adalah menentukan objektif atau tujuan untuk SOP tersebut.

Secara analogi, ini sama saja seperti menentukan tujuan untuk berlibur. Untuk mengetahui rute, hotel, restoran, tempat wisata terbaik, kamu harus menentukan tujuan liburan yang jelas terlebih dahulu.

Nah, sama saja dengan SOP. Supaya kamu mengetahui alur, metode, penyelesaian masalah dalam suatu pekerjaan, kamu harus menentukan tujuan pembuatan SOP terlebih dahulu.

Cobalah untuk menentukan objektif suatu SOP dengan menjawab hal-hal di bawah ini:

Bagaimana SOP ini akan meningkatkan efisiensi dan kerja tim di antara karyawan?
Seperti apa layanan yang akan diterima pelanggan/konsumen ketika semua karyawan berpegang pada SOP?
Bagaimana penerapan SOP akan meningkatkan keuntungan perusahaan?

2. Tentukan Pemangku Kepentingan dan Penyusun SOP

Langkah selanjutnya adalah menentukan para pemangku kepentingan dan penyusun SOP.

Hal ini untuk memastikan pembuatan SOP tidak akan bertele-tele, efisien dan tertata dengan rapi.

Buatlah beberapa tim yang terdiri dari pemangku kepentingan (yang akan mengevaluasi dan menentukan hal-hal penting dalam SOP tersebut), dan tim penyusun (yang bertugas menyusun SOP sesuai arahan).

3. Tentukan Ruang Lingkup dan Format SOP

Selanjutnya, kamu harus menentukan ruang lingkup SOP beserta formatnya.

Ruang lingkup SOP meliputi:

Siapa saja yang akan menggunakan SOP ini?
Peralatan atau bahan apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan sesuai SOP ini?
Apa saja faktor yang sekiranya dapat mempengaruhi tugas atau proses yang dijelaskan dalam SOP tersebut?

Sementara itu, beberapa bentuk format yang lazim untuk SOP adalah sebagai berikut:

Daftar tertulis langkah demi langkah
Daftar hierarki
Flow chart
Daftar cek sederhana
Video
Kursus interaktif

Format yang dipilih akan menentukan kecepatan karyawanmu memahami SOP dan efisiensinya dalam bekerja sesuai SOP.

Untuk itu, pilihlah SOP yang paling sederhana dan mudah dipahami oleh setiap karyawan dalam perusahaanmu.

Baca Juga :

3 Cara Membuat KPI Karyawan Individu Perusahaan dan Contohnya

5. Kumpulkan Informasi

Yang dimaksud dalam langkah ini adalah mengumpulkan informasi relevan yang dapat membantu menyusun SOP tersebut.

Beberapa informasi relevan yang perlu kamu kumpulkan untuk membuat SOP ini adalah sebagai berikut:

Informasi tentang tugas atau proses yang akan dicakup dalam SOP.
Informasi tentang karyawan yang memiliki keahlian dan wawasan untuk membantu menyusun SOP.
Informasi tentang kebijakan dan prosedur yang akan dimasukkan dalam SOP.
Informasi tentang tantangan yang akan dihadapi karyawan saat berusaha memahami SOP tersebut.
Informasi tentang format terbaik supaya para karyawan dapat memahami SOP dengan cepat dan tepat.

Seluruh informasi di atas akan membantumu dalam menyusun SOP bagi perusahaan yang baik dan benar.

6. Pendapat Pelanggan atau Konsumen

Selanjutnya, hal penting yang juga harus kamu pertimbangkan dalam penyusunan SOP adalah pendapat pelanggan atau konsumen.

Walaupun SOP dibuat untuk proses alur kerja internal suatu perusahaan, namun tentu hal tersebut juga akan sangat berpengaruh terhadap pelanggan atau konsumen.

Apalagi kalau perusahaan kamu kerap berhubungan erat dengan pelanggan atau konsumen.

Misalnya, kamu membuat alur kerja yang mengharuskan pelanggan untuk mengisi berbagai data diri sebelum bisa menyampaikan keluhan terkait jasa atau produk yang mereka beli.

Hal ini membuat pelanggan menjadi malas dan enggan menyampaikan masalah yang mereka hadapi.

Oleh sebab itu, kamu pun mengubah alur kerja dalam SOP supaya memudahkan pelanggan atau konsumen dalam menyampaikan keluhan mereka.

7. Tinjau dan Revisi

Kemudian, langkah terakhir adalah dengan rutin melakukan peninjauan dan revisi terhadap SOP.

Zaman terus berkembang dan pastinya alur kerja pun harus terus menyesuaikan keadaan.

Maka dari itu, jangan ragu untuk meninjau dan merevisi SOP perusahaanmu dengan rutin.

Jika ada karyawan yang menyampaikan keluhan terkait SOP, jangan ragu juga untuk meninjau dan merevisinya.

Ingatlah bahwa SOP bertujuan untuk membantu pekerjaan dalam perusahaanmu lebih efisien dan efektif.

Struktur SOP Perusahaan

Sebelum masuk ke contoh SOP perusahaan yang baik dan benar, ketahui terlebih dahulu beberapa struktur dalam SOP berikut ini!

1. Tujuan

Bagian ini menjelaskan objektif, tujuan atau alasan pembuatan SOP. Tidak perlu terlalu panjang, cukup berikan tujuan yang singkat, jelas dan padat.

2. Ruang Lingkup

Bagian ini menjelaskan tentang ruang lingkup kegiatan atau prosedur kerja yang akan dibahas dalam dokumen SOP tersebut.

3. Prosedur

Bagian ini berisi petunjuk langkah-langkah prosedur atau alur kerja yang harus dilakukan oleh karyawan perusahaan.

Tulislah langkah-langkah ini dengan kalimat yang lugas, singkat, jelas, padat, dan tidak mengandung ambiguitas.

4. Referensi

Bagian ini mencantumkan dokumen dan bahan pendukung lainnya yang diperlukan dalam langkah-langkah prosedur. Misalnya dokumen tentang kebijakan, template, format, dan sebagainya.

Selain empat struktur utama di atas, SOP perusahaan juga bisa mengandung beberapa hal di bawah ini:

Definisi (berisi daftar istilah dalam langkah-langkah prosedur yang memerlukan klarifikasi khusus)
Persyaratan (berisi persyaratan yang harus dipenuhi sebelum melaksanakan langkah-langkah prosedur)
Tanggung jawab (berisi penanggung jawab langkah-langkah prosedur tertentu)

Baca Juga :

5 Contoh Surat Lamaran Kerja Satpam atau Security di Perusahaan atau Sekolah

Contoh SOP Perusahaan

Nah, setelah kamu memahami mengenai definisi SOP dan langkah-langkah cara membuatnya, sekarang mari simak beberapa contoh SOP perusahaan di bawah ini!

Ada beberapa jenis contoh SOP perusahaan yang sudah Mamikos siapkan. Kamu hanya perlu mempelajarinya saja ya!

Contoh 1

Judul

Standar Operasional Prosedur Editor Artikel Perusahaan X

Tujuan

Tujuan Standar Operasional Prosedur ini adalah untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan dan ejaan dalam seluruh artikel yang akan dipublikasikan.

Penerapan

Seluruh editor harus menerapkan langkah-langkah berikut ini untuk mengurangi kesalahan penulisan dan ejaan dalam artikel yang akan dipublikasikan.

Langkah-langkah Prosedur

Seluruh editor junior harus membaca artikel dengan saksama dan memberikan tinjauan serta revisi yang relevan untuk naskah tersebut.
Editor senior menerima naskah yang telah diperiksa dan diberikan catatan tinjauan.
Editor senior melakukan revisi sesuai dengan hasil tinjauan dari editor junior.
Editor senior memberikan timbal balik kepada editor junior apabila ada kesalahan dalam meninjau atau memberikan catatan revisi.
Editor senior mengirimkan naskah-naskah yang telah ditinjau dan diperbaiki kepada manajer editor.
Manajer editor memeriksa naskah-naskah tersebut.
Manajer editor mengirimkan naskah-naskah yang sudah lolos pengecekan kepada divisi Publikasi untuk dipublikasikan.

Referensi

Untuk keperluan pengecekan kualitas naskah artikel, silakan pelajari dokumen tambahan berikut ini:

Panduan format/template
Panduan penulisan
Panduan pemilihan foto
Kamus Besar Bahasa Indonesia

Contoh 2

Judul: Standar Operasional Prosedur Divisi SDM Perusahaan Y

Identifikasi: Dokumen Standar Operasional Prosedur ini telah diperkenalkan pada 25 Juli 2023 oleh Karyawan A. Update: 1 Agustus 2023 (Karyawan B).

Ruang Lingkup: Dokumen Standar Operasional Prosedur ini akan digunakan oleh seluruh anggota divisi SDM perusahaan Y dari awal hingga akhir proses perekrutan karyawan baru.

Tujuan: Untuk memandu divisi SDM dalam merekrut karyawan baru.

Prosedur:

Divisi SDM menerima surat resmi permohonan tambahan staf dari divisi lain dalam Perusahaan Y.
Tim media sosial SDM menyusun iklan lowongan kerja yang mencakup seluruh kualifikasi yang dicari oleh divisi yang membutuhkan tersebut.
Tim media sosial SDM mengunggah iklan lowongan kerja di LinkedIn dan Glints.
Surat lamaran para kandidat dikumpulkan selama dua minggu. Kemudian akan ditinjau dan 20 kandidat yang memenuhi kriteria diseleksi.
Perwakilan SDM menjalankan wawancara pertama. Kemudian, menyeleksi 10 kandidat yang menunjukkan potensi paling baik untuk wawancara selanjutnya.
Kandidat terpilih diwawancarai oleh Kepala Divisi SDM dan divisi yang membutuhkan staf tersebut. Kemudian, menyeleksi 3 kandidat yang paling terbaik.
Kandidat yang tersisa menjalani tes pengetahuan dasar dan kepribadian.
Kepala divisi yang membutuhkan staf tersebut meninjau hasil tes pengetahuan dasar. Sementara Kepala Divisi SMD meninjau hasil tes kepribadian.
Kedua kepala divisi kemudian berdiskusi untuk menentukan kandidat terbaik yang akan direkrut.
Penawaran kerja dikirimkan kepada kandidat terbaik.
Bila penawaran diterima, divisi SDM menyiapkan kontrak kerja dan mengirimkannya ke kandidat melalui DocuSign.

Referensi:

Template deskripsi pekerjaan
Pedoman dan kebijakan untuk iklan lowongan kerja
Kebijakan wawancara
Tes Kepribadian
Deskripsi Perusahaan

Baca Juga :

21 Contoh Deskripsi Profil Perusahaan Singkat dan Menarik

Nah, dari contoh SOP perusahaan di atas, kira-kira sudahkah kamu memahami cara membuat SOP?

Kalau belum, yuk, simak satu lagi contoh SOP perusahaan di bawah ini!

Contoh 3

Judul: SOP Konten untuk Divisi Penulis Artikel

Ruang Lingkup: SOP ini berlaku untuk content creator, editor, pakar SEO, dan staf lain yang terlibat dalam proses publikasi blog.

Tujuan: Memastikan semua artikel blog dipublikasikan dengan benar dan konsisten, mengikuti praktik terbaik SEO, dan strategi konten merek.

Langkah-langkah Prosedur:

Para content creator menulis artikel blog mengikuti tema dan judul yang telah diberikan Ketua Tim SEO.
Naskah yang telah selesai ditulis dikirimkan kepada editor untuk ditinjau dan dikoreksi sesuai dengan ejaan KBBI dan EYD V.
Setelah selesai ditinjau dan dikoreksi, naskah diberikan kepada pakar SEO untuk dioptimalkan kata kunci, tag meta, tag, kategori dan tautan internal dan eksternal.
Jadwalkan atau publikasikan postingan menggunakan sistem manajemen konten (CMS.
Promosikan artikel melalui saluran yang sesuai, seperti buletin email atau media sosial.

Referensi: