Contoh Surat Undangan Rapat atau Meeting Perusahaan Lengkap dengan Kop Surat untuk Acara Resmi
Meskipun sudah banyak aplikasi yang memudahkan untuk mengundang seseorang, surat masih digunakan sebagai alat komunikasi hingga sekarang.
Bagian-bagian Surat Undangan Rapat
Sebelum membuat surat undangan rapat sendiri, ada baiknya kamu mengetahui terlebih dahulu bagian-bagian yang wajib harus ada di dalam surat undangan rapat tersebut.
Hampir sama dengan surat resmi pada umumnya, berikut ini adalah bagian-bagian surat undangan rapat:
1. Kop surat
Surat undangan rapat yang bersifat resmi harus diawali dengan adanya kop surat.
Di mana kop surat atau kepala surat berisi nama lembaga atau instansi dengan huruf kapital. Kemudian terdapat alat dan logo perusahaan atau instansi.
Advertisement
2. Nomor surat
Advertisement
Nomor surat merupakan urutan surat yang akan dikirimkan. Dalam penulisannya, nomor surat harus dituliskan dengan benar karena berhubungan dengan arsip atau dokumen surat keluar.
3. Lampiran
Jika surat undangan rapat disertai dengan beberapa lembaran dokumen atau surat lainnya, maka lampiran akan dicantumkan. Mencantumkan lampiran dalam surat undangan rapat tidak bersifat wajib.
Mengingat lampiran hanya berlaku sebagai dokumen untuk memperjelas atau melengkapi isi surat undangan dengan untuk memperjelas topik pelaksanaan acara agar penerima mengetahui secara detail tentang acara rapat tersebut.
Salah satu contoh lampiran adalah lampiran mengenai rundown acara rapat.
Advertisement
4. Perihal
Bagian ini berisikan tujuan dan maksud dari surat undangan yang dibuat dan dikirimkan tersebut.
Advertisement
5. Tanggal
Layaknya surat pada umumnya, tanggal pada surat undangan resmi ditulis lengkap mulai dari tanggal, bulan, dan tahun surat tersebut dibuat. Umumnya, tanggal ditulis di bagian sebelah kanan sejajar dengan nomor surat.
6. Alamat surat
Bagian ini mencantumkan nama orang atau instansi yang dituju, lengkap dengan alamat tujuan.
7. Pembukaan
Bagian ini berisi salam pembuka untuk mengawali isi surat undangan. Mengingat surat undangan rapat yang kamu berikan bersifat resmi, maka kamu wajib menggunakan bahasa yang resmi juga.
8. Isi surat
Bagian ini berisi informasi jelas dan lengkap mengenai acara yang diadakan, mulai dari hari, tanggal, waktu, tempat, dan keterangan tambahan.
Dalam bagian ini, kamu wajib membuat ajakan kepada penerima surat untuk menghadiri acara resmi tertentu. Jangan lupa untuk mencantumkan maksud dan tujuan pembuatan surat undangan rapat tersebut, serta informasi penunjang lainnya.
