Mengapa Ada Surat Dinas Selain Surat Pribadi sebagai Alat Korespondensi? Berikut Penjelasannya

Mengapa Ada Surat Dinas Selain Surat Pribadi sebagai Alat Korespondensi? Berikut Penjelasannya – Di antara berbagai jenis surat sebagai media komunikasi, surat dinas adalah salah satunya. 

Surat dinas sering kali dipakai oleh lembaga swasta maupun pemerintahan. Namun, tentunya surat dinas ini memiliki beberapa perbedaan yang membuatnya tidak sama dengan surat pribadi. Mengapa bisa demikian?

Berikut, adalah penjelasannya lebih jauh. Yuk, simak bersama.

Mengenal Surat Dinas yang Sering Dipakai Instansi

Adanya surat dinas yang dipakai sebagai alat korespondensi selain surat pribadi karena surat dinas memiliki fungsi berbeda di mana bersifat lebih resmi dan formal. Selain itu, surat dinas dipakai untuk berkomunikasi yang berhubungan dengan kedinasan dengan isi dan bentuk resmi yang berpola tetap. 

Berbeda halnya dengan surat pribadi yang tidak memiliki aturan baku, surat dinas memiliki ketentuan dan struktur tertentu, seperti penggunaan kop surat yang mencantumkan identitas perusahaan, nomor surat, lampiran, hingga bagian tembusan.

Surat dinas biasanya dipakai untuk surat tugas, surat pengantar, surat kuasa, surat undangan dinas, surat pemberian izin, surat keterangan, surat pemberitahuan, surat penyampaian, dan sebagainya. 

Mengutip dari laman Kompas, surat dinas menjadi suatu bukti resmi yang mempunyai kekuatan hukum. Surat dinas yang dipakai dalam organisasi bisa menjadi alat bukti historis dan mengingatkan berbagai aktivitas yang telah dilakukan oleh suatu lembaga. 

Sehingga, surat dinas menjadi surat resmi yang dibuat dengan aturan dan kaidah tertentu yang sudah ditentukan, seperti penggunaan bahasa baku, isi surat yang jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai keperluannya.

Selain sebagai bukti historis, adapun berbagai fungsi lainnya dari surat dinas, yaitu:

1. Sarana pemberitahuan atau informasi tentang hal-hal khusus yang disampaikan kepada pihak lain.
2. Pedoman kerja dalam melakukan kegiatan yang mencantumkan berbagai langkah kerja atau suatu keperluan tertentu.
3. Pengingat bagi penerima surat, baik yang ditujukan untuk perorangan, organisasi, atau lembaga.
4. Surat dinas sebagai suatu bukti autentik, contohnya dalam sebuah perjanjian. Di mana pembuatan surat dinas bertujuan untuk mencegah sengketa atau perselisihan di kemudian hari.
5. Wakil atau duta penulisnya, karena secara tidak langsung surat dinas menjadi cerminan dari identitas instansi atau lembaga.

Penutup

Jadi, dapat disimpulkan jika surat dinas memiliki ketentuan tertentu dan lebih formal dibandingkan dengan surat pribadi, sehingga fungsinya berbeda dan digunakan sesuai kebutuhannya. Semoga membantu.

---

Klik dan dapatkan info kost di dekat kampus idamanmu:

Kost Dekat UGM Jogja

Kost Dekat UNPAD Jatinangor

Kost Dekat UNDIP Semarang

Kost Dekat UI Depok

Kost Dekat UB Malang

Kost Dekat Unnes Semarang

Kost Dekat UMY Jogja

Kost Dekat UNY Jogja

Kost Dekat UNS Solo

Kost Dekat ITB Bandung

Kost Dekat UMS Solo

Kost Dekat ITS Surabaya

Kost Dekat Unesa Surabaya

Kost Dekat UNAIR Surabaya

Kost Dekat UIN Jakarta