Pengertian Surat Dinas, Unsur, Ciri, Tujuan, Fungsi, Isi & Jenis
Pengertian Surat Dinas, Unsur, Ciri, Tujuan, Fungsi, Isi & Jenis – Anda mungkin sudah familiar dengan surat dinas, bukan? Namun, pada kenyataannya tidak semua orang paham mengenai pengertian surat dinas. Surat ini identik dengan penggunaan bahasa formal, dan biasanya dikeluarkan oleh suatu badan atau instansi, baik pemerintahan maupun swasta.
Karena sifatnya adalah kedinasan, pembuatan surat juga wajib mengacu ke Standar Surat Resmi, serta harus menggunakan bahasa resmi yang sesuai EYD. Oleh sebab itu, wajar apabila dalam proses penulisannya, seseorang harus selalu berpedoman pada hal-hal bersifat formal dan resmi.
Pengertian Surat Dinas
Daftar Isi
Daftar Isi
Surat dinas adalah surat resmi yang umum dibuat oleh suatu pihak lembaga atau instansi, baik pemerintah maupun swasta dengan tujuan kepentingan dinas. Dengan kata lain, surat berisi mengenai permasalahan dan hal-hal yang menyangkut kedinasan atau kerja pada tempat terkait.
Fungsi kedinasan tidak hanya merujuk pada pemerintahan, namun juga lembaga maupun instansi swasta. Isinya berupa urusan, seperti pemberian suatu izin, penyampaian pengumuman, pemberian tugas, dsb. Jadi, cakupan mengenai detail isi surat sebenarnya cukup luas.
Apabila ada surat yang dikirimkan oleh satu pihak untuk pihak lain dan isinya berkaitan dengan kegiatan dinas atau kepentingan tugas dari suatu instansi. Surat tersebut dapat dikategorikan dalam surat resmi, karena urat ditulis menggunakan bahasa, format, dan struktur resmi.
Unsur-Unsur Surat Dinas
- Format dibuat berdasarkan standar surat resmi dengan menerapkan format teratur.
- Bahasa yang digunakan dalam surat bersifat baku, mudah dimengerti, dan sopan.
- Isi dalam surat dinas harus ditulis secara jelas, namun padat dan singkat.
- Surat dapat memberikan citra sesuai karakteristik instansi atau lembaga tersebut.
- Penulisan format harus baik dan benar.
Ciri-Ciri Surat Dinas
Terdapat Kop Surat dari Lembaga atau Instansi Resmi
Kop surat berfungsi sebagai ID (Identitas) dari suatu instansi, lembaga, atau perusahaan yang membuat. Umumnya, kop surat berisi logo, alamat, nama dan kontak instansi, dan no telepon yang dapat dihubungi. Dengan begitu, surat lebih mudah dikenali oleh penerimanya.
Salam Pembuka dan Salam Penutup
Adanya salam pembuka memiliki fungsi tanda pembicaraan dibuka dan bentuk basa-basi untuk penghargaan atau penghormatan bagi penerima surat. Salam pembuka identik dengan penggunaan kalimat “Dengan Hormat”. Anda pastinya sudah sangat familiar dengan ini.
Sedangkan fungsi salam penutup adalah untuk menutup pembicaraan yang terdapat dalam isi surat. Di samping itu, juga berfungsi sebagai basa-basi untuk menghargai pembaca surat.
Nomor Surat
Urutan nomor dari sebuah surat yang dikeluarkan oleh pihak instansi biasanya berisi kode surat. Fungsi nomor surat adalah sebagai penanda guna memudahkan mengetahui jumlah dari surat yang telah dikeluarkan oleh pihak perusahaan, instansi, badan, atau lembaga.
Jadi, lebih mudah dalam mengarsipkan surat, dan mencari kembali surat tersebut oleh petugas pengarsipan. Khususnya ketika surat dibutuhkan untuk suatu keperluan tertentu.
Lampiran dan Perihal
Surat dinas juga wajib melampirkan bagian lampiran dan perihal. Lampiran adalah hal pelengkap surat dan biasanya berupa dokumen pendukung, serta merupakan satu kesatuan dengan surat pengantar. Tanpa pengantar, maka akan mengurangi keabsahan surat dinas.
Sementara perihal berfungsi memberikan petunjuk pada penerima surat tentang masalah pokok yang ingin dijelaskan. Perihal dibuat untuk mengutarakan isi atau poin utama dibuatnya surat. Misalnya pada surat undangan, maka perihalnya adalah undangan.
Menggunakan Bahasa Formal
Surat dinas menggunakan bahasa baku yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan EYD (Ejaan Yang Disempurnakan). Jadi, kalimat yang digunakan bersifat formal.
Stempel dan Tanda Tangan Instansi
Keberadaan tanda tangan adalah untuk keperluan memverifikasi atau mengidentifikasi hal-hal yang berhubungan dengan keabsahan surat dinas yang diterbitkan. Sementara stempel berfungsi sebagai pengenal atau identitas lembaga untuk memperkuat formalitasnya.
Tujuan Surat Dinas
Surat dinas dibuat bukan tanpa alasan, melainkan ada tujuannya. Berikut ini adalah beberapa tujuan pembuatan surat dinas secara umum:
- Menyampaikan suatu informasi
- Mengundang pihak tertentu
- Memberi perintah, seperti penugasan
Struktur Surat Dinas
Setelah mengetahui pengertian surat dinas beserta tujuan, fungsi, ciri-ciri, dan syaratnya. Untuk menulis surat dinas Anda juga harus mengetahui strukturnya. Sebenarnya, struktur pembentuk surat dinas sama dengan surat formal pada umumnya. Jadi, Anda mungkin sudah cukup familiar.
Di bawah ini adalah struktur dalam penulisan surat dinas:
Kepala Surat (Kop Surat)
Bagian ini meliputi: Logo agensi/institusi, nama agensi/institusi, serta alamat, nomor, telepon atau faks, dan agensi/lembaga.
Nomor Surat
Semua instansi atau lembaga yang hendak menerbitkan surat harus menyertakan nomor surat untuk mempermudah melihat seberapa banyak surat yang dikeluarkan dalam setahun.
Tanggal Surat
Pada surat resmi wajib tercantum tanggal. Ini berguna sebagai informasi kapan surat tersebut dibuat. Sehingga penerima mengetahui kapan surat akan atau harus dipergunakan.
Lampiran/Hal
Dalam beberapa kondisi, surat kadang menambahkan lampiran ke surat resmi, dalam bentuk dokumen pendukung lainnya.
Alamat Tujuan
Berisi alamat lengkap tujuan pengiriman surat untuk memudahkan proses mengirimkan surat, sehingga lebih tepat waktu dan sasaran.
Salam Pembuka
Kalimat dalam pengantar surat resmi menggunakan bahasa formal dan sopan.
Isi Surat
Ini adalah bagian yang tidak dapat dipisahkan dari surat resmi. Informasi yang disampaikan harus jelas, tepat, dan tidak bertele-tele.
Salam Penutup
Merujuk pada perilaku baik untuk menutup komunikasi yang dilakukan melalui surat resmi.
Tanda Tangan Pengirim Surat
Dimaksudkan untuk memasukkan nama serta merek dari kotak surat pengirim, atau tanda tanggung jawab kepada pemilik.
Tembusan
Salinan (Tembusan) bisa dilakukan apabila surat ingin diketahui oleh pihak lain.
Fungsi Surat Dinas
Surat dinas memiliki beberapa fungsi, di antaranya adalah sebagai berikut:
- Alat pengingat, sebab surat bisa dijadikan sebagai arsip bagi lembaga atau instansi.
- Pedoman pekerjaan, contohnya surat pemberian izin, intruksi, atau pengambilan keputusan.
- Sebagai alat bukti, khususnya surat perjanjian.
- Bukti perkembangan suatu badan/lembaga/instansi.
Isi Surat Dinas
Selain memahami maksud dan pengertian surat dinas, Anda juga perlu tahu bagaimana cara membuat surat tersebut berdasarkan kategori jenis-jenisnya, sebab isi setiap jenis surat berbeda.
Bagian isi surat dinas umumnya disesuaikan dengan jenis berdasarkan kebutuhan pihak yang bersangkutan (akan mengeluarkan surat). Di bawah ini adalah contoh isi dari surat dinas:
Surat Dinas – Jenis Undangan
KOP SURAT
Bantul, 15 Agustus 2021
Nomor : A.4444
Lampiran : –
Hal Undangan Rapat
Kepada
Yth.Ibu Kartika Suwandi
General Manager PT. Xx
Jl. Kapten Tendean, No. 1
Yogyakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pelaksanaan rapat kerja nasional ke-10 yang akan diadakan PT. Xx, maka dengan surat ini mengundang seluruh General Manager dan Manager Cabang di seluruh Indonesia supaya bisa menghadiri meeting/rapat kerja tersebut.
Rapat kerja nasional akan dilaksanakan pada :
Hari/Tanggal : Kamis, 2 September 2021
Jam : 08.30 – 15.00 WIB
Tempat : Hotel Melia Purosani Yogyakarta Jl. Mayor Suryotomo No. 31
Demikianlah surat undangan ini disampaikan, mengingat pentingnya acara ini, kami sangat berharap Bapak/Ibu dapat hadir tepat waktu. Atas perhatian yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Direktur UtamaPT. Xx Manajemen Pusat
Dr. Ir. H. Soetanto
Surat Dinas – Jenis Perjalanan Dinas
KOP SURAT
Surat Perjalanan Dinas
Nomor : 101/PT.Z—XX
Dalam rangka mengadakan perjanjian kerjasama dan perluasan bisnis ke daerah Palembang, kami akan memberikan tugas kepada :
Nama : Ricko Simatupang
Jabatan : Manager Marketing PT. Z
Alamat : Jl. Affandi No. 22 Gejayan Yogyakarta
Untuk dapat melakukan perjalanan dinas ke Palembang, adapun pelaksanaan tugas adalah sesuai ketentuan sebagai berikut :
Berangkat : 21 Agustus 2021
Kembali : 1 September 2021
Kendaraan : Pesawat
Akomodasi : Hotel
Semua biaya perjalanan selama dinas, termasuk konsumsi dan akomodasi selama penyelenggaraan perjalanan dinas akan ditanggung sepenuhnya oleh PT. Z Manajemen sesuai peraturan berlaku.
Demikian surat perjalanan dinas ini, harap Saudara bisa melaksanakannya. Kami juga mohon kepada semua pihak agar turut membantu kelancaran pelaksanaan perjalanan dinas tersebut.
Yogyakarta, 10 Juli 2021
Direktur Utama
PT. Z Manajemen
Joko Supardi
Surat Dinas – Jenis Mutasi Kerja
SURAT MUTASI KERJA
No. 001/V/STTB/2021
Memperhatikan : Surat permohonan Saudari Nindy Azizah untuk menjadi pegawai di PT. S
Mengingat : Kepentingan penempatan personilMenimbang : Kepentingan mengeluarkan Surat Mutasi Kerja
MEMUTUSKAN
Menetapkan :
Nama : Nindy Azizah
Tempat/Tgl. Lahir : Bukit Tinggi/1 Januari 1990
Alamat : Jl. C, RT. 01/RW. 02, Malang
Ijazah / No Ijazah : XX1
Terhitung sejak tanggal, 25 Agustus 2021 dengan menjadi pegawai di PT. S dengan jabatan sebagai Manager Marketing Cabang.Gaji per bulan Rp. 7.200.000Melaksanakan Surat Mutasi Kerja dengan tanggung jawab penuh, dan sanggup mematuhi peraturan dari PT. SDemikian Surat Mutasi Kerja ini dibuat, dan jika dikemudian hari terdapat kekeliruan, maka akan ditinjau kembali
Ditetapkan di : Semarang
Tanggal : 17 Agustus 2021
PT. S
Ahmad Tohari
Staff Personalia
Jenis Jenis Surat Dinas
Surat Undangan
Jenis ini umumnya digunakan untuk menyampaikan sebuah informasi tentang suatu kegiatan yang mengundang pihak dari luar. Penerima tentu akan merasa terhormat dan kehadirannya sangat diharapkan pada kegiatan tersebut dengan dikirimnya surat undangan.
Surat Pemberitahuan
Menyampaikan informasi pada suatu lembaga atau pihak lain dapat dilakukan menggunakan surat pemberitahuan. Jenis surat ini biasanya diterbitkan instansi pemerintah karena identik dengan informasi terbaru atau penyelenggaraan aktivitas tertentu.
Surat Perjalanan Dinas
Dikeluarkan oleh lembaga atau instansi kepada pejabat maupun karyawan guna melakukan perjalanan dinas. Surat menjadi bukti penugasan ke suatu tempat yang diberikan instansi tempatnya bekerja. Perjalanan dinas biasanya juga dilengkapi berbagai fasilitas, seperti:
- Pembiayaan perjalanan
- Akomodasi
- Dsb.
Surat Mutasi Karyawan
Jenis surat mutasi karyawan dikeluarkan ketika pegawai mengalami mutasi dari satu posisi atau tempat. Jadi, fungsinya sebagai pemberitahuan bahwa orang tersebut dimutasi dari tempat lama ke yang baru, sebab isinya adalah informasi mengenai hal-hal perpindahan.
Kalau sudah paham pengertian surat dinas dan melihat contoh isinya, sekarang pastinya akan lebih mudah bagi Anda dalam memulai pembuatan surat resmi ini. Sebab sebenarnya menulis surat dinas tidaklah sulit. Dengan catatan, tetap berpedoman pada struktur yang baik dan benar.
Klik dan dapatkan info kost di dekatmu:
Kost Denpasar Bali Harga Murah