Contoh Memo Korespondensi Bisnis Singkat Formal dan Tidak Formal
Contoh Memo Korespondensi Bisnis Singkat Formal dan Tidak Formal – Banyak cara yang bisa dilakukan untuk dapat mengingat hal-hal penting.
Salah satunya adalah dengan menggunakan catatan kecil atau yang biasa disebut dengan memo. Di dalam penggunaannya memo dapat dibedakan menjadi dua yakni memo resmi dan memo tidak resmi.
Perbedaan memo resmi dan tidak resmi dibedakan dari siapa pembuat memo. Biasanya memo resmi merupakan memo yang dibuat perusahaan/instansi, sementara memo tidak resmi dibuat individu. Yuk, simak ulasan lengkap tentang memo di bawah ini!
Ciri-ciri Memo
Daftar Isi
Daftar Isi
- Memo umumnya singkat dan langsung ke pokok permasalahan, dengan menggunakan kalimat yang jelas dan mudah dipahami.
- Memo harus memiliki tujuan yang jelas dan mudah dipahami.
- Memo biasanya memiliki struktur yang teratur, dimulai dengan judul atau subjek, diikuti oleh bagian pembukaan yang mencantumkan pengirim, tanggal, dan penerima, dan kemudian isi pesan.
- Memo umumnya ditulis dengan bahasa yang formal dan sesuai dengan konteks bisnis atau organisasi tempatnya digunakan.
- Memo seringkali tersedia untuk referensi di masa mendatang, baik dalam bentuk cetak maupun digital.
- Memo dapat dibagikan kepada sekelompok orang atau departemen tertentu yang relevan dengan pesan yang disampaikan.
- Memo biasanya digunakan untuk komunikasi internal dalam sebuah organisasi, meskipun dalam beberapa kasus dapat juga digunakan untuk komunikasi dengan pihak eksternal.
- Memo bisa ditandai dengan”Mendesak” atau”Penting” jika pesan yang disampaikan memiliki urgensi yang tinggi atau memerlukan perhatian segera.
- Tanggapan yang Diinginkan: Jika memo meminta tanggapan atau tindakan dari penerima, hal ini biasanya disebutkan dengan jelas dalam isi pesan.
- Memo biasanya mencantumkan tanggal pengiriman atau tanggal efektif untuk memastikan kesesuaian informasi dengan waktu tertentu.
Tujuan Memo
- Menyampaikan informasi penting tentang perubahan kebijakan, jadwal rapat, atau proyek tertentu kepada staf atau departemen terkait.
- Meminta tindakan tertentu dari penerima, seperti menyelesaikan tugas tertentu, menghadiri pertemuan, atau memberikan umpan balik tentang suatu masalah.
- Mengoordinasikan kegiatan antara departemen atau tim dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama atau menyelesaikan proyek tertentu.
- Mengingatkan staf tentang aturan, prosedur, atau kebijakan tertentu yang harus diikuti dalam menjalankan tugas mereka.
- Merencanakan acara khusus, seperti pesta perusahaan atau pelatihan, dan memberikan detail tentang waktu, tempat, dan agenda acara.
- Mengapresiasi kinerja atau kontribusi karyawan yang luar biasa atau mengucapkan terima kasih atas kerja keras mereka.
- Memberikan peringatan terhadap perilaku yang tidak diinginkan atau pelanggaran aturan dalam organisasi.
- Menyampaikan pemberitahuan penting seperti perubahan dalam struktur organisasi, promosi, atau penghargaan.
- Memberikan instruksi yang jelas tentang cara melakukan tugas tertentu atau menggunakan sistem atau perangkat yang baru.
- Mengumumkan keputusan manajemen yang penting, seperti perubahan dalam kebijakan penggajian atau penambahan produk baru.
Struktur Penulisan Memo
1. Kepala Memo
Kepala Memo: Sebagaimana manusia memiliki kepala, demikian pula memo memiliki bagian kepala yang terletak di bagian atas.
Kop Memo: Identifikasi visual perusahaan atau organisasi yang mencakup logo, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya.
Nama Pengirim: Nama individu atau departemen yang mengirimkan memo.
Nama Penerima: Nama individu atau departemen yang menjadi penerima memo.
2. Isi Memo
Bagian ini adalah inti dari memo, yang berisi informasi atau pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima. Isi memo terstruktur dengan baik untuk memudahkan pemahaman.
3. Penutup Memo
Bagian terakhir dari memo, yang berisi:
Tanggal: Tanggal penulisan memo untuk referensi dan pelacakan waktu.
Tanda Tangan: Tanda tangan dari pengirim untuk menunjukkan keabsahan dan dukungan terhadap pesan yang disampaikan.
Nama Pengirim: Nama lengkap atau jabatan dari pengirim untuk identifikasi yang jelas.
Nah, sekarang Mamikos akan memberimu contoh penulisan Memo bisnis resmi atau tidak resmi yang bisa kamu pelajari.
Contoh Memo Korespondensi Bisnis
Di bawah ini adalah contoh penulisan memo korespondensi bisnis singkat formal dan tidak formal.
Contoh Memo Korespondensi Bisnis Singkat Formal
Contoh 1
SINAR JAYA YOGYAKARTA
Jl. Kusuma Bangsa No. 97, Yogyakarta
MEMO
Yogyakarta, 10 Juli 2024
Kepada: Seluruh karyawan PT. Sinar Jaya Yogyakarta
Dengan hormat,
Sehubung dengan waktu cuti, diberitahukan kepada seluruh karyawan PT. Sinar Jaya Yogyakarta, bahwa:
- Karyawan yang akan melakukan pengambilan waktu cuti, diharuskan mengisi formulir permohonan cuti di ruang sekretaris.
- Karyawan yang sudah menjalani waktu cuti, diwajibkan untuk segera kembali masuk kerja sesuai dengan waktu yang telah diajukan.
- Diharapkan seluruh karyawan untuk melakukan hal-hal yang sudah tercantum dalam formulir cuti dari perusahaan.
- Jika ada karyawan yang sudah selesai menjalani waktu cuti, tetapi saat ini sedang sakit, maka diwajibkan untuk mengirimkan surat keterangan sakit dari dokter. Jika tidak ada surat keterangan sakit, maka yang bersangkutan akan dianggap sebagai alpa.
- Surat permohonan cuti harus sudah diserahkan seminggu sebelum karyawan kembali masuk kantor untuk aktif bekerja.
- Diwajibkan untuk segera melapor ke ruang sekretaris ketika sudah selesai mengambil cuti, kemudian memberikan laporannya ke Departemen Sumber Daya Manusia masing-masing.
Demikianlah pemberitahuan ini disampaikan. Terima kasih.
Manager Personalia
Sabda Pamulang
Contoh 2
Memo Rapat Pemasaran Produk Baru
Kepada: Tim Pemasaran
Dari: Manajemen Pemasaran PT. Berkah Maju
Tanggal: 18 April 2024
Dengan ini kami ingin mengundang Anda untuk hadir dalam rapat pemasaran terkait peluncuran produk baru kami,”InovateX”, yang akan diadakan pada:
Tanggal: 25 April 2024
Waktu: Pukul 09:00
Tempat: Ruang Konferensi Utama
Pada rapat ini, kami akan membahas strategi pemasaran, target pasar, serta langkah-langkah implementasi yang akan dilakukan. Mohon untuk mempersiapkan segala hal yang diperlukan dan hadir tepat waktu.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Manajemen Pemasaran PT. Berkah Maju
Contoh 3
Memo Pemberitahuan Pemeliharaan Sistem IT
Kepada: Seluruh Karyawan
Dari: Tim IT PT. Bumi Berkah
Tanggal: 3 Mei 2024
Dengan hormat,
Mohon diperhatikan bahwa akan ada pemeliharaan sistem IT rutin yang akan dilakukan pada:
Tanggal: 10 Mei 2024
Waktu: 20:00 – 02:00
Lokasi: Kantor Pusat
Selama periode tersebut, sebagian layanan IT mungkin tidak tersedia. Mohon untuk menyimpan pekerjaan Anda dengan aman sebelum waktu pemeliharaan dimulai. Kami meminta maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin timbul dan berterima kasih atas pengertian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Tim IT PT. Bumi Berkah
Contoh 4
Memo Perubahan Kebijakan Cuti
Kepada: Seluruh Karyawan
Dari: Manajemen SDM PT. Bumi Sejahtera
Tanggal: 20 Juni 2024
Dengan hormat,
Kami ingin memberitahukan bahwa kebijakan cuti perusahaan telah mengalami perubahan. Berikut adalah beberapa poin penting yang perlu Anda ketahui:
- Proses pengajuan cuti kini dilakukan melalui aplikasi karyawan online.
- Setiap permohonan cuti harus disetujui oleh atasan langsung.
- Batas waktu pengajuan cuti adalah dua minggu sebelum tanggal mulai cuti.
Mohon untuk mematuhi ketentuan-ketentuan baru ini dalam mengatur waktu cuti Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi Departemen SDM.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Manajemen SDM PT. Bumi Sejahtera
Contoh 5
Memo Pengumuman Program Pelatihan
Kepada: Seluruh Karyawan
Tanggal: 5 Juli 2024
Dengan hormat,
Kami dengan senang hati ingin mengumumkan pelaksanaan Program Pelatihan Karyawan yang akan diadakan pada:
Tanggal: 20-24 Juli 2024
Waktu: Pukul 09:00 – 16:00
Tempat: Ruang Pelatihan
Program ini bertujuan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan dalam berbagai aspek pekerjaan. Peserta diharapkan untuk hadir penuh selama pelaksanaan program.
Detail lebih lanjut mengenai jadwal dan materi pelatihan akan diinformasikan lebih lanjut. Terima kasih atas perhatian dan partisipasinya.
Hormat kami,
Manajemen SDM PT. Karya Mandiri
Contoh Memo Korespondensi Bisnis Tidak Formal
Contoh 1
Memo : Pengumpulan Ide Untuk Acara Karyawan
Kepada : Tim Acara Karyawan
Dari: Koordinator Acara Karyawan
Hey Tim, saya harap semuanya baik-baik saja! Saya ingin mengajak kalian semua untuk berkontribusi dengan ide-ide segar untuk acara karyawan bulan depan.
Ayo kumpulkan ide-ide kreatif kita dalam dokumen bersama di Google Drive sebelum tanggal 15 Juni 2024.
Mari kita pastikan acara kali ini menjadi momen yang menyenangkan dan berkesan untuk semua karyawan.
Terima kasih
Sukma Ayu
Koordinator Acara Karyawan
Contoh 2
Memo : Penjadwalan Pertemuan Evaluasi Proyek
Kepada : Tim Proyek Indonesia Maju
Dari : Manger Indonesia Maju
Hai semua, dengan proyek Indonesia Maju memasuki tahap akhir, mari kita jadwalkan pertemuan evaluasi pada hari Sabtu 04 Mei 2024, pukul 10 pagi di ruang konferensi kecil.
Mari diskusikan kemajuan, hambatan, dan strategi terakhir untuk menyelesaikan proyek ini dengan sukses.
Terima kasih,
Andi Utama
Manajer Proyek Indonesia Maju
Contoh 3
Memo: Pengumuman Karyawan Bulan Ini
Kepada: Seluruh Tim
Hi Semuanya! Saya senang mengumumkan bahwa Karyawan Bulan ini adalah [Nama Karyawan].
Selamat untuk [Nama Karyawan] atas dedikasinya dan kontribusinya yang luar biasa! Mari berikan applause yang hangat untuknya dan dukungan untuk kinerja yang lebih baik lagi di masa mendatang.
Salam,
Bangun Nusantara
Manajer Tim
Contoh 4
Memo: Pembahasan Penawaran Harga Dari Vendor
Kepada: Tim Pembelian
Dari: Manajer Pembelian
Hai semua, saya ingin kita fokus pada pembahasan penawaran harga dari vendor Segitiga Emas untuk proyek kita.
Silakan lihat dokumen terlampir untuk detailnya. Kita akan melakukan pertemuan singkat besok pukul 9 pagi di ruang rapat kecil untuk membahasnya lebih lanjut.
Mari pastikan kita mendapatkan kesepakatan terbaik untuk perusahaan Segitiga Emas. Terima kasih,
[Nama Anda]
Manajer Pembelian
Contoh 5
Memo : Pengingat Pembaruan Kebijakan WFH
Kepada : Seluruh Karyawan
Dari : HR Manager
Hai semuanya, sekadar pengingat, kami telah memperbarui kebijakan kerja dari rumah (WFH). Pastikan Anda telah membaca kebijakan terbaru yang tersedia di website perusahaan. Jika ada pertanyaan, jangan ragu untuk menanyakannya ke HR.
Terima kasih,
[Nama Anda]
HR Manager
Demikian informasi yang bisa disampaikan tentang memo resmi dan memo tidak resmi. Semoga artikel ini bermanfaat.
FAQ
Memo resmi adalah jenis komunikasi bisnis yang dibuat dengan format dan gaya formal. Biasanya, memo resmi digunakan untuk mengirim pesan yang penting atau berkaitan dengan kebijakan, prosedur, atau pengumuman resmi perusahaan.
Memo tidak resmi lebih santai dalam gaya dan formatnya. Ini sering digunakan untuk komunikasi internal yang tidak terlalu penting atau formal. Memo tidak resmi bisa lebih bebas dalam bahasa dan tidak selalu mengikuti protokol resmi.
Memo resmi digunakan untuk mengirim pesan penting, kebijakan, pengumuman, perubahan prosedur, atau instruksi yang memerlukan dokumentasi resmi.
Memo tidak resmi digunakan untuk komunikasi internal yang lebih santai, seperti undangan rapat informal, pengingat, atau permintaan informasi kecil.
Untuk menulis memo resmi gunakan bahasa formal, jelas dan langsung, serta pastikan semua informasi penting disertakan dengan jelas dan terstruktur.
Sementara untuk menulis memo tidak resmi gunakan bahasa yang lebih santai dan beri sentuhan pribadi sesuai dengan situasi. Pastikan tetap sopan namun tidak terlalu kaku.
Klik dan dapatkan info kost di dekatmu:
Kost Jogja Murah
Kost Jakarta Murah