Contoh Memo Korespondensi Bisnis Singkat Formal dan Tidak Formal

Contoh Memo Korespondensi Bisnis Singkat Formal dan Tidak Formal – Banyak cara yang bisa dilakukan untuk dapat mengingat hal-hal penting.

Salah satunya adalah dengan menggunakan catatan kecil atau yang biasa disebut dengan memo. Di dalam penggunaannya memo dapat dibedakan menjadi dua yakni memo resmi dan memo tidak resmi.

Perbedaan memo resmi dan tidak resmi dibedakan dari siapa pembuat memo. Biasanya memo resmi merupakan memo yang dibuat perusahaan/instansi, sementara memo tidak resmi dibuat individu. Yuk, simak ulasan lengkap tentang memo di bawah ini!

Ciri-ciri Memo

• Memo umumnya singkat dan langsung ke pokok permasalahan, dengan menggunakan kalimat yang jelas dan mudah dipahami.
• Memo harus memiliki tujuan yang jelas dan mudah dipahami.
• Memo biasanya memiliki struktur yang teratur, dimulai dengan judul atau subjek, diikuti oleh bagian pembukaan yang mencantumkan pengirim, tanggal, dan penerima, dan kemudian isi pesan.
• Memo umumnya ditulis dengan bahasa yang formal dan sesuai dengan konteks bisnis atau organisasi tempatnya digunakan.
• Memo seringkali tersedia untuk referensi di masa mendatang, baik dalam bentuk cetak maupun digital.
• Memo dapat dibagikan kepada sekelompok orang atau departemen tertentu yang relevan dengan pesan yang disampaikan.
• Memo biasanya digunakan untuk komunikasi internal dalam sebuah organisasi, meskipun dalam beberapa kasus dapat juga digunakan untuk komunikasi dengan pihak eksternal.
• Memo bisa ditandai dengan”Mendesak” atau”Penting” jika pesan yang disampaikan memiliki urgensi yang tinggi atau memerlukan perhatian segera.
• Tanggapan yang Diinginkan: Jika memo meminta tanggapan atau tindakan dari penerima, hal ini biasanya disebutkan dengan jelas dalam isi pesan.
• Memo biasanya mencantumkan tanggal pengiriman atau tanggal efektif untuk memastikan kesesuaian informasi dengan waktu tertentu.

Tujuan Memo

• Menyampaikan informasi penting tentang perubahan kebijakan, jadwal rapat, atau proyek tertentu kepada staf atau departemen terkait.
• Meminta tindakan tertentu dari penerima, seperti menyelesaikan tugas tertentu, menghadiri pertemuan, atau memberikan umpan balik tentang suatu masalah.
• Mengoordinasikan kegiatan antara departemen atau tim dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama atau menyelesaikan proyek tertentu.
• Mengingatkan staf tentang aturan, prosedur, atau kebijakan tertentu yang harus diikuti dalam menjalankan tugas mereka.
• Merencanakan acara khusus, seperti pesta perusahaan atau pelatihan, dan memberikan detail tentang waktu, tempat, dan agenda acara.
• Mengapresiasi kinerja atau kontribusi karyawan yang luar biasa atau mengucapkan terima kasih atas kerja keras mereka.
• Memberikan peringatan terhadap perilaku yang tidak diinginkan atau pelanggaran aturan dalam organisasi.
• Menyampaikan pemberitahuan penting seperti perubahan dalam struktur organisasi, promosi, atau penghargaan.
• Memberikan instruksi yang jelas tentang cara melakukan tugas tertentu atau menggunakan sistem atau perangkat yang baru.
• Mengumumkan keputusan manajemen yang penting, seperti perubahan dalam kebijakan penggajian atau penambahan produk baru.