8 Macam Surat yang Sering Digunakan beserta Contoh dan Fungsinya Lengkap, Cek Jenis-jenisnya
8 Macam Surat yang Sering Digunakan beserta Contoh dan Fungsinya Lengkap, Cek Jenis-jenisnya – Surat merupakan alat komunikasi yang telah digunakan manusia sebagai sarana komunikasi sejak ribuan tahun lamanya.
Meski zaman sekarang sudah modern dengan segala kemajuan teknologinya yang serba digital, surat yang ditulis secara fisik dengan kertas masih terus digunakan sampai saat ini.
Apabila diteliti lebih jauh, ternyata surat dapat dibedakan menjadi beberapa jenis. Jika kamu ingin tahu seluk-beluknya, simak ulasannya di bawah ini, ya!
Fungsi Surat
Daftar Isi
- Fungsi Surat
- Macam-macam Surat dan Jenisnya serta Contohnya
- 1. Surat berdasarkan Sifatnya
- 2. Surat berdasarkan Wujudnya
- 3. Surat berdasarkan Asalnya
- 4. Surat berdasarkan Aktivitasnya
- 5. Surat berdasarkan Penyebarannya atau Sasarannya
- 6. Surat berdasarkan Keamanan Isinya
- 7. Surat berdasarkan Penyelesaiannya
- 8. Surat berdasarkan Tujuannya
Daftar Isi
- Fungsi Surat
- Macam-macam Surat dan Jenisnya serta Contohnya
- 1. Surat berdasarkan Sifatnya
- 2. Surat berdasarkan Wujudnya
- 3. Surat berdasarkan Asalnya
- 4. Surat berdasarkan Aktivitasnya
- 5. Surat berdasarkan Penyebarannya atau Sasarannya
- 6. Surat berdasarkan Keamanan Isinya
- 7. Surat berdasarkan Penyelesaiannya
- 8. Surat berdasarkan Tujuannya
Sebelum membahas lebih jauh mengenai jenis-jenisnya.
Rasanya tidak ada salahnya apabila kita bahas terlebih dahulu fungsi surat secara umum. Nah, fungsi surat secara umum adalah:
- Sebagai suatu sarana komunikasi dengan orang lain
- Sebagai tanda melakukan kerja sama
- Sebagai tanda perjanjian atau kesepakatan bersama
- Sebagai suatu perintah atau petunjuk
- Sebagai suatu penanda atau bukti tertulis
- Sebagai petunjuk atau panduan melakukan pekerjaan
Setelah memahami fungsi surat secara umum, di bawah ini kamu akan diberikan sejumlah contoh tentang macam-macam surat yang dilengkapi dengan contoh dan fungsinya.
Macam-macam Surat dan Jenisnya serta Contohnya
Di bawah ini adalah macam-macam surat yang sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari.
1. Surat berdasarkan Sifatnya
Jika dilihat dari sifatnya, surat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yakni:
a. Surat Pribadi
Surat pribadi merupakan jenis surat yang secara jelas dapat diidentifikasi sebagai surat yang ditulis oleh seorang individu.
Ciri utamanya adalah hubungannya dengan pengirim, yang mencakup ruang kehidupan pribadi dan bersifat kekeluargaan, terbatas pada lingkup yang relatif kecil.
b. Surat Resmi Pribadi
Surat resmi pribadi adalah jenis surat yang dibuat oleh individu atau perseorangan, tetapi melibatkan kerjasama dengan instansi atau perusahaan.
Contoh surat yang termasuk surat resmi pribadi antara lain surat lamaran pekerjaan, surat pengunduran diri, dan surat sejenisnya.
c. Surat Dinas
Surat dinas merupakan jenis surat resmi yang dikeluarkan oleh lembaga, organisasi, atau instansi dengan format dan kop surat.
Ada dua jenis surat dinas yang ditemui dalam kehidupan sehari-hari, yakni satu untuk instansi atau pemerintahan dan yang lainnya untuk swasta.
d. Surat Niaga
Surat niaga adalah jenis surat perdagangan atau jual beli yang dikeluarkan oleh perusahaan atau instansi terkait dengan aktivitas perdagangan.
2. Surat berdasarkan Wujudnya
Jika dilihat wujudnya surat dapat dibedakan menjadi enam macam, yakni:
a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang ditulis di atas kertas oleh pengirim, kemudian dimasukkan ke dalam amplop atau sampul sebelum diberikan kepada penerima secara langsung maupun melalui pihak ketiga.
b. Nota dan Memo
Nota dan memo adalah jenis surat yang diciptakan di dalam lingkungan internal perusahaan atau instansi tertentu.
Jenis surat ini umumnya digunakan sebagai alat untuk menyampaikan perintah dan petunjuk antar pejabat dalam organisasi.
c. Surat Tanda Bukti
Surat tanda bukti adalah dokumen tertulis yang digunakan untuk membuktikan atau mencatat suatu peristiwa, transaksi, atau kejadian tertentu.
Fungsinya adalah sebagai bukti resmi yang dapat dipergunakan untuk mendukung atau menegaskan suatu pernyataan atau peristiwa yang terjadi.
d. Surat Perjanjian Kerja
Surat perjanjian kerja adalah dokumen tertulis yang mengatur persetujuan antara pengusaha dan pekerja mengenai syarat-syarat pekerjaan.
Isi dari jenis surat ini umumnya mencakup detail mengenai tugas, tanggung jawab, gaji, waktu kerja, dan ketentuan lainnya yang berkaitan dengan hubungan kerja antara kedua belah pihak.
Surat ini memiliki tujuan untuk memberikan panduan yang jelas dan saling mengikat bagi kedua belah pihak selama periode kerja yang ditentukan.
e. Surat Terbuka
Surat terbuka adalah jenis surat yang ditujukan untuk kelompok atau individu tertentu, namun disampaikan melalui media massa sehingga dapat diakses oleh khalayak umum.
Fungsi dari surat terbuka ini antara lain adalah untuk menyampaikan keberatan, mendorong dilakukannya dialog atau diskusi, dan sebagai cara untuk menyampaikan keberatan atau keprihatinan.
e. Surat Tertutup
Surat tertutup adalah jenis surat yang kebalikan dari surat terbuka, di mana isinya tidak diketahui oleh pihak pengirim dan penerima dalam peredaran.
Fungsinya umumnya adalah untuk menjaga kerahasiaan dan privasi pesan yang disampaikan. Surat ini dirancang agar hanya dapat dibuka oleh penerima yang sah.
Sehingga, informasi yang terkandung di dalamnya tetap terjaga dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan.
3. Surat berdasarkan Asalnya
Jika dilihat dari asal-usulnya surat dapat dibedakan menjadi dua macam, yakni:
a. Surat Masuk
Surat masuk adalah dokumen yang diterima dari pihak eksternal oleh kelompok, individu, atau instansi tertentu.
Fungsi utama dari surat jenis ini antara lain untuk penerimaan informasi, komunikasi antarpihak, arsip dan dokumentasi, tindak lanjut, pengelolaan informasi, dan memfasilitasi pengambilan keputusan.
Selain itu, surat jenis ini juga merupakan alat komunikasi, surat masuk memainkan peran penting dalam pertukaran informasi dan keputusan di berbagai konteks.
b. Surat Keluar
Surat keluar adalah dokumen tertulis yang dikirim kepada pihak eksternal untuk menyampaikan informasi resmi, kebijakan, atau instruksi.
Fungsinya mencakup pengiriman informasi, komunikasi resmi, dan pembuktian tertulis terkait pesan yang disampaikan kepada pihak luar.
4. Surat berdasarkan Aktivitasnya
Jika dilihat dari kegiatannya, surat dapat dibedakan menjadi dua yakni
a. Surat Eksternal
Surat eksternal adalah dokumen tertulis yang dikeluarkan oleh suatu instansi baik swasta maupun pemerintahan yang berkaitan dengan pihak luar.
Fungsinya dari surat jenis ini selain digunakan sebagai sarana komunikasi juga digunakan untuk pengembangan hubungan, penyampaian informasi resmi, negosiasi, dan pengarsipan sebagai bukti tertulis.
b. Surat Internal
Surat internal adalah dokumen tertulis yang berhubungan dengan pihak dari dalam dan terkait dengan ruang lingkup internal sebuah perusahaan.
Fungsinya meliputi komunikasi internal, koordinasi dan pengorganisasian, pemberian instruksi dan kebijakan, dan untuk perekaman atau dokumentasi internal.
5. Surat berdasarkan Penyebarannya atau Sasarannya
Jika dilihat dari penyebarannya atau sasarannya dapat dibedakan menjadi dua, yakni:
a. Surat Biasa
Surat biasa adalah jenis surat yang disebarkan secara terbatas hanya kepada pihak yang terlibat, yakni pengirim dan penerima.
Fungsinya mencakup pertukaran pesan pribadi, menjaga kerahasiaan, komunikasi tertarget, dan sebagai dokumentasi personal.
b. Surat Edaran
Surat edaran adalah dokumen yang disebarkan secara luas untuk memberikan informasi, kebijakan, atau instruksi kepada anggota organisasi.
Fungsi utamanya dapat digunakan sebagai media penyebaran informasi, koordinasi kegiatan, pemberian instruksi resmi, pembaruan kebijakan, dan memfasilitasi komunikasi internal.
c. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah dokumen yang digunakan untuk memberikan informasi atau berita penting kepada penerima.
Fungsinya penulisan jenis surat ini adalah untuk menyampaikan berita, peristiwa, atau informasi yang dianggap penting.
6. Surat berdasarkan Keamanan Isinya
Jika dilihat dari keamanan isinya, surat dapat dibedakan menjadi tiga macam, yakni:
a. Surat Biasa
Surat biasa adalah jenis surat yang memastikan kerahasiaan pesan antara pengirim dan penerima.
Fungsinya melibatkan pertukaran pesan pribadi tanpa berdampak buruk pada perusahaan atau pihak terkait.
b. Surat Rahasia
Surat rahasia (RHS atau R) dibuat untuk keamanan dan kerahasiaan informasi khusus.
Surat rahasia memiliki fungsi utama untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi tertentu.
Dengan kode seperti RHS atau R, surat ini dirancang untuk mencegah akses tidak sah, memastikan bahwa hanya pihak dengan kepentingan spesifik yang diizinkan membaca pesan, dan melindungi informasi sensitif dari potensi dampak buruk atau kebocoran.
Dengan demikian, surat rahasia berperan dalam menjaga integritas dan keamanan informasi yang sangat penting.
c. Surat Sangat Rahasia
Surat Sangat Rahasia (SSR) adalah jenis surat dengan tingkat kerahasiaan tertinggi, dirancang khusus untuk melindungi informasi sangat rahasia.
Fungsinya adalah untuk menciptakan keamanan maksimal, perlindungan informasi sensitif, pencegahan akses tidak sah, keterlibatan pihak khusus, dan kepatuhan hukum serta kebijakan.
SSR bertujuan memberikan lapisan perlindungan tinggi terhadap informasi yang krusial dan sangat rahasia.
7. Surat berdasarkan Penyelesaiannya
Jika dilihat berdasarkan penyelesaiannya, surat dapat dibedakan menjadi tiga macam, yakni:
a. Surat Biasa
Surat biasa adalah jenis surat yang penyelesaiannya dilakukan secara urut, mengikuti proses penerimaan yang tidak mendesak.
Fungsi dari surat jenis ini dapat untuk keperluan yang tidak memerlukan penanganan segera, seperti informasi umum atau permintaan standar.
b. Surat Segera
Surat segera adalah surat yang membutuhkan penyelesaian dalam waktu yang cepat.
Fungsi dari surat jenis ini antara lain digunakan untuk keperluan yang memerlukan penanganan segera, seperti permintaan informasi mendesak atau keputusan yang harus diambil dengan cepat.
c. Surat Sangat Segera
Surat sangat segera adalah surat yang memerlukan penanganan secepat mungkin dan dianggap sangat mendesak.
Fungsi dari surat jenis ini biasanya digunakan untuk keperluan yang membutuhkan tindakan instan, seperti keadaan darurat atau keputusan yang harus diambil segera.
8. Surat berdasarkan Tujuannya
Jika dilihat berdasarkan tujuannya surat dapat dibedakan menjadi tiga macam, yakni:
a. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan merupakan surat yang ditulis untuk memberitahu informasi kepada pihak penerima atau pihak tertentu.
Surat jenis ini biasanya digunakan untuk menyampaikan berita, peristiwa, atau informasi lainnya dengan jelas dan formal kepada penerima.
b. Surat Perintah
Surat perintah merupakan sebuah surat yang penulisannya ditujukan untuk memberikan suatu perintah kepada penerima.
Fungsi dari surat jenis ini adalah instruksi resmi yang diberikan dengan tujuan agar penerima melaksanakan tugas atau tindakan tertentu sesuai dengan yang diinstruksikan.
c. Surat Permintaan
Surat permintaan digunakan untuk memberikan suatu permintaan terkait barang atau jasa kepada penerima.
Tujuannya adalah agar permintaan tersebut dapat terwujud, dan surat ini sering digunakan dalam konteks bisnis atau kegiatan formal lainnya.
Demikian contoh surat yang dapat disampaikan Mamikos. Semoga artikel ini bermanfaat bagi yang sedang memerlukan.
Klik dan dapatkan info kost di dekat kampus idamanmu: