8 Macam Surat yang Sering Digunakan beserta Contoh dan Fungsinya Lengkap, Cek Jenis-jenisnya

b. Surat Keluar

Surat keluar adalah dokumen tertulis yang dikirim kepada pihak eksternal untuk menyampaikan informasi resmi, kebijakan, atau instruksi.

Fungsinya mencakup pengiriman informasi, komunikasi resmi, dan pembuktian tertulis terkait pesan yang disampaikan kepada pihak luar.

Baca Juga :

10 Contoh Surat Pribadi dan Surat Dinas Resmi Beserta Strukturnya

4. Surat berdasarkan Aktivitasnya

Jika dilihat dari kegiatannya, surat dapat dibedakan menjadi dua yakni

a. Surat Eksternal

Surat eksternal adalah dokumen tertulis yang dikeluarkan oleh suatu instansi baik swasta maupun pemerintahan yang berkaitan dengan pihak luar.

Fungsinya dari surat jenis ini selain digunakan sebagai sarana komunikasi juga digunakan untuk pengembangan hubungan, penyampaian informasi resmi, negosiasi, dan pengarsipan sebagai bukti tertulis.

b. Surat Internal

Surat internal adalah dokumen tertulis yang berhubungan dengan pihak dari dalam dan terkait dengan ruang lingkup internal sebuah perusahaan.

Fungsinya meliputi komunikasi internal, koordinasi dan pengorganisasian, pemberian instruksi dan kebijakan, dan untuk perekaman atau dokumentasi internal.

Baca Juga :

9 Contoh Surat Permohonan Beserta Cara Membuatnya yang Baik dan Benar

5. Surat berdasarkan Penyebarannya atau Sasarannya

Jika dilihat dari penyebarannya atau sasarannya dapat dibedakan menjadi dua, yakni:

a. Surat Biasa

Surat biasa adalah jenis surat yang disebarkan secara terbatas hanya kepada pihak yang terlibat, yakni pengirim dan penerima.

Fungsinya mencakup pertukaran pesan pribadi, menjaga kerahasiaan, komunikasi tertarget, dan sebagai dokumentasi personal.

b. Surat Edaran

Surat edaran adalah dokumen yang disebarkan secara luas untuk memberikan informasi, kebijakan, atau instruksi kepada anggota organisasi.

Fungsi utamanya dapat digunakan sebagai media penyebaran informasi, koordinasi kegiatan, pemberian instruksi resmi, pembaruan kebijakan, dan memfasilitasi komunikasi internal.

c. Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah dokumen yang digunakan untuk memberikan informasi atau berita penting kepada penerima.

Fungsinya penulisan jenis surat ini adalah untuk menyampaikan berita, peristiwa, atau informasi yang dianggap penting.

6. Surat berdasarkan Keamanan Isinya

Jika dilihat dari keamanan isinya, surat dapat dibedakan menjadi tiga macam, yakni:

a. Surat Biasa

Surat biasa adalah jenis surat yang memastikan kerahasiaan pesan antara pengirim dan penerima.

Fungsinya melibatkan pertukaran pesan pribadi tanpa berdampak buruk pada perusahaan atau pihak terkait.

b. Surat Rahasia

Surat rahasia (RHS atau R) dibuat untuk keamanan dan kerahasiaan informasi khusus.

Surat rahasia memiliki fungsi utama untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi tertentu.

Dengan kode seperti RHS atau R, surat ini dirancang untuk mencegah akses tidak sah, memastikan bahwa hanya pihak dengan kepentingan spesifik yang diizinkan membaca pesan, dan melindungi informasi sensitif dari potensi dampak buruk atau kebocoran.

Dengan demikian, surat rahasia berperan dalam menjaga integritas dan keamanan informasi yang sangat penting.