6 Contoh Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja Karyawan dari HRD beserta cara penyampaiannya

Aturan yang Wajib Diperhatikan saat Membuat Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja

Selain menggunakan format surat yang tepat, HRD juga perlu memperhatikan ketentuan ketenagakerjaan agar proses berakhirnya kontrak sesuai ketentuan dan hak karyawan tetap terpenuhi. 

Berikut beberapa hal yang perlu diperiksa sebelum menyampaikan surat pemberitahuan.

1. Sampaikan Pemberitahuan Sebelum Kontrak Berakhir

HRD sebaiknya menyampaikan keputusan tidak memperpanjang kontrak sebelum masa PKWT berakhir agar karyawan memiliki waktu untuk mempersiapkan langkah selanjutnya. Pastikan tanggal berakhirnya kontrak sesuai dengan perjanjian kerja dan sampaikan keputusan secara jelas melalui pemberitahuan tertulis.

2. Membayarkan Uang Kompensasi PKWT sesuai Ketentuan

Karyawan PKWT yang telah bekerja minimal satu bulan secara terus-menerus berhak atas uang kompensasi saat kontrak berakhir. Hak ini berbeda dari pesangon yang berlaku dalam ketentuan PHK.

Berdasarkan PP Nomor 35 Tahun 2021, uang kompensasi dihitung secara proporsional berdasarkan masa kerja dan upah. Karyawan dengan masa kerja 12 bulan berhak menerima kompensasi sebesar satu bulan upah, sedangkan masa kerja lainnya dihitung dengan rumus berikut:

Uang kompensasi = (Masa kerja dalam bulan ÷ 12) × 1 bulan upah

Baca Juga :

12 Alasan Cuti Kerja yang Masuk Akal dan Bisa Diterima

3. Siapkan Paklaring atau Surat Keterangan Kerja

Paklaring atau surat keterangan kerja menjelaskan riwayat kerja karyawan di perusahaan dan dapat digunakan untuk melamar pekerjaan baru atau keperluan administrasi lainnya. 

Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengalaman kerja yang membantu karyawan menunjukkan jabatan dan masa kerjanya kepada calon pemberi kerja.

4. Selesaikan hak dan administrasi karyawan

Sebelum hubungan kerja berakhir, HRD perlu memastikan proses administrasi berjalan tertib seperti: 

• Serah terima pekerjaan, dokumen, akun, dan aset perusahaan.
• Pembayaran upah terakhir serta uang kompensasi yang menjadi hak karyawan.
• Administrasi kepesertaan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan sesuai ketentuan.
• Penerbitan dokumen keterangan kerja yang diperlukan.
• Dokumentasi penerimaan surat pemberitahuan dan penyelesaian administrasi.

Jika terlambat memenuhi kewajiban uang kompensasi bisa menimbulkan konsekuensi administratif sesuai peraturan yang berlaku. Maka, pastikan HRD perlu mendokumentasikan perhitungan dan pembayaran hak karyawan secara transparan.

5. Sampaikan Keputusan secara Profesional

Penyampaian keputusan tidak memperpanjang kontrak sebaiknya dilakukan secara personal sebelum HRD menyerahkan surat resmi. 

Tujuannya untuk memberi kesempatan kepada karyawan untuk memahami keputusan perusahaan, mengajukan pertanyaan, dan mengetahui tahapan administrasi yang perlu diselesaikan. HRD dapat mengikuti alur berikut:

1. Persiapkan informasi. Pastikan alasan keputusan, tanggal berakhirnya kontrak, dan perhitungan hak karyawan telah diverifikasi.
2. Jadwalkan pertemuan. Sampaikan keputusan secara langsung atau melalui pertemuan daring yang privat.
3. Serahkan surat resmi. Cantumkan tanggal berakhirnya kontrak dan informasi administrasi yang relevan.
4. Jelaskan tahapan berikutnya. Informasikan proses serah terima pekerjaan, penyelesaian hak karyawan, dan dokumen akhir masa kerja.

Baca Juga :

10 Jenis Pekerjaan dengan Gaji Fantastis di Indonesia, Bisa Mencapai Rp300 Juta per Bulan

Tips untuk HRD: Sebelum menyerahkan surat, periksa kembali nama karyawan, jabatan, nomor kontrak, dan tanggal berakhirnya masa kerja agar tidak ada kesalahan administratif. Pastikan surat ditandatangani oleh pihak yang berwenang dan simpan bukti penyerahannya sebagai dokumentasi perusahaan. 

Jika surat dikirim melalui email, gunakan alamat email yang benar dan minta konfirmasi penerimaan agar HRD dapat memastikan pemberitahuan telah diterima karyawan.

Sampaikan Keputusan Tidak Memperpanjang Kontrak dengan Baik

Menyampaikan keputusan tidak memperpanjang kontrak memang bukan percakapan yang mudah bagi HRD. 

Namun, proses informasi yang jelas, komunikasi yang menghargai karyawan, dan pemenuhan hak sesuai ketentuan bisa membantu mengakhiri hubungan kerja secara profesional. 

Karyawan pun tetap merasa dihargai atas kontribusinya, sementara perusahaan dapat menjaga hubungan baik meski masa kerja telah berakhir.

Semoga artikel Mamikos tentang contoh surat tidak perpanjang kontrak kerja karyawan dari HRD ini bermanfaat!

FAQ

Apakah HRD wajib memberi surat jika kontrak tidak diperpanjang?

HRD sebaiknya memberikan pemberitahuan tertulis agar keputusan perusahaan memiliki bukti yang jelas. Periksa perjanjian kerja dan ketentuan yang berlaku untuk memastikan prosedurnya tepat.

Bolehkah pemberitahuan disampaikan lewat email atau WhatsApp?

Boleh, selama pemberitahuan disampaikan dengan jelas dan dapat didokumentasikan. Untuk keperluan resmi, HRD sebaiknya mengirimkan surat melalui email dan menyimpan bukti penerimaannya.

Apakah karyawan yang kontraknya tidak diperpanjang mendapat pesangon?

Tidak otomatis mendapat pesangon, tetapi karyawan PKWT berhak atas uang kompensasi jika memenuhi persyaratan. Besarnya dihitung berdasarkan masa kerja dan ketentuan PP Nomor 35 Tahun 2021.