Contoh Surat Undangan Rapat atau Meeting Perusahaan Lengkap dengan Kop Surat untuk Acara Resmi

Contoh Surat Undangan Rapat atau Meeting Perusahaan Lengkap dengan Kop Surat untuk Acara Resmi – Biasanya, surat undangan rapat digunakan sebagai pemberitahuan atau ajakan kepada seseorang untuk menghadiri suatu rapat.

Mengingat keberadaannya yang penting dan banyak dibutuhkan, tentunya kamu harus tahu bukan bagaimana cara membuat hingga contoh surat undangan rapat yang baik dan benar untuk acara resmi.

Jika kamu tertarik untuk menggali informasinya lebih banyak lagi, kamu bisa baca informasi di bawah ini.📖😊

Berikut Contoh Surat Undangan Rapat atau Meeting Perusahaan

Dalam lingkup, surat menjadi suatu dokumen yang mempunyai tujuan dan fungsi tertentu. Salah satu surat yang sering kamu temui adalah surat undangan rapat atau meeting perusahaan.

Rapat sendiri adalah kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mencari sebuah keputusan secara musyawarah.

Umumnya, rapat diadakan dengan dihadiri oleh pihak yang akan membahas mengenai bagaimana cara mengatasi suatu permasalahan.

Surat undangan rapat sendiri difungsikan untuk mengundang pihak-pihak yang terlibat dalam rapat tersebut.

Untuk itu, penting sekali bagi kamu guna mengetahui cara membuat hingga contoh surat undangan rapat yang baik dan benar dapat memberikan representasi yang baik bagi penerima.

Apa itu Surat Undangan Rapat?

Surat undangan rapat adalah ajakan atau undangan secara resmi kepada suatu instansi atau perorangan untuk datang dan hadir pada rapat sesuai dengan tempat dan waktu yang terlebih dahulu sudah ditentukan.

Jenis surat yang satu ini bisa masuk ke dalam jenis undangan resmi maupun tidak resmi.

Jika surat undangan rapat bersifat resmi, maka surat tersebut dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan lengkap dengan adanya stempel pada surat tersebut.

Hal ini dikarenakan surat undangan resmi adalah surat yang mewajibkan orang yang diundang datang pada acara tersebut.

Apa Fungsi Surat Undangan Rapat?

Merujuk pada modul Kemdikbud Bahasa Indonesia karya Dian Astuti, surat dinas atau surat resmi memiliki beberapa fungsi, yaitu:

• Sebagai pedoman pekerjaan, bisa berupa surat tugas, surat intruksi, surat izin atau surat pengambilan keputusan.
• Alat pengingat, karena surat resmi dapat dijadikan arsip bagi lembaga.
• Sebagai bukti mengenai perkembangan suatu lembaga, sekaligus alat bukti, terutama pada surat perjanjian.

Bagian-bagian Surat Undangan Rapat

Sebelum membuat surat undangan rapat sendiri, ada baiknya kamu mengetahui terlebih dahulu bagian-bagian yang wajib harus ada di dalam surat undangan rapat tersebut.

Hampir sama dengan surat resmi pada umumnya, berikut ini adalah bagian-bagian surat undangan rapat:

1. Kop surat

Surat undangan rapat yang bersifat resmi harus diawali dengan adanya kop surat.

Di mana kop surat atau kepala surat berisi nama lembaga atau instansi dengan huruf kapital. Kemudian terdapat alat dan logo perusahaan atau instansi.

2. Nomor surat

Nomor surat merupakan urutan surat yang akan dikirimkan. Dalam penulisannya, nomor surat harus dituliskan dengan benar karena berhubungan dengan arsip atau dokumen surat keluar.

3. Lampiran

Jika surat undangan rapat disertai dengan beberapa lembaran dokumen atau surat lainnya, maka lampiran akan dicantumkan. Mencantumkan lampiran dalam surat undangan rapat tidak bersifat wajib.

Mengingat lampiran hanya berlaku sebagai dokumen untuk memperjelas atau melengkapi isi surat undangan dengan untuk memperjelas topik pelaksanaan acara agar penerima mengetahui secara detail tentang acara rapat tersebut.

Salah satu contoh lampiran adalah lampiran mengenai rundown acara rapat.

4. Perihal

Bagian ini berisikan tujuan dan maksud dari surat undangan yang dibuat dan dikirimkan tersebut.

5. Tanggal 

Layaknya surat pada umumnya, tanggal pada surat undangan resmi ditulis lengkap mulai dari tanggal, bulan, dan tahun surat tersebut dibuat. Umumnya, tanggal ditulis di bagian sebelah kanan sejajar dengan nomor surat.

6. Alamat surat

Bagian ini mencantumkan nama orang atau instansi yang dituju, lengkap dengan alamat tujuan.

7. Pembukaan

Bagian ini berisi salam pembuka untuk mengawali isi surat undangan. Mengingat surat undangan rapat yang kamu berikan bersifat resmi, maka kamu wajib menggunakan bahasa yang resmi juga.

8. Isi surat

Bagian ini berisi informasi jelas dan lengkap mengenai acara yang diadakan, mulai dari hari, tanggal, waktu, tempat, dan keterangan tambahan.

Dalam bagian ini, kamu wajib membuat ajakan kepada penerima surat untuk menghadiri acara resmi tertentu. Jangan lupa untuk mencantumkan maksud dan tujuan pembuatan surat undangan rapat tersebut, serta informasi penunjang lainnya.

9. Penutup

Salam penutup dengan melengkapi keterangan jabatan, tanda tangan, nama lengkap pembuat surat. Jika ada nomor induk pegawai (NIP) bisa disematkan. Hal ini untuk memperkuat surat. 

10. Tembusan

Tembusan dalam surat undangan resmi adalah pihak-pihak yang juga mendapatkan salinan surat undangan, selain dari pihak yang dituju.

Contoh Surat Undangan Rapat atau Meeting Perusahaan

Di bawah ini merupakan contoh surat undangan rapat atau meeting perusahaan yang bisa kamu jadikan sebagai bahan referensi.

Contoh 1

PT. SEGAR ALAM ABADI
Ruko Edelwis Permai Blok AB3 No. 4  Jl. Raya  Wangi Teh Melati Km. 3,8 Bandung 670977
Telp. 022 332769 Fax. 022 332766 Mobile. 09762467925
Website: www.segaralamabadi.com Email: info@segaralamabadi.com

==========================================================

Bandung, 25 Februari 2024
Nomor: 005/PTSAB/60/VIII/2024
Perihal: Undangan Kegiatan

Kepada
Bapak/ Ibu/ Saudara/ Saudari
Karyawan PT. Segar Alam Abadi
Di tempat

Dengan hormat,

Segala puji hanya bagi Allah SWT yang telah memberikan nikmat hingga saat ini. Shalawat serta salam semoga tercurah kepada junjungan kita nabi Muhammad SAW beserta keluarganya, para sahabatnya dan umatnya yang setia hingga akhir zaman. Teriring doa semoga kita senantiasa berada dalam lindungan Allah SWT.

Sehubungan dengan akan berakhirnya tutup buku perusahaan, maka dengan ini, pihak perusahaan bermaksud untuk mengundang Bapak/ Ibu/ Saudaa/ Saudari seluruh karyawan untuk dapat hadir di acara gathering perusahaan yang  akan dilaksanakan pada :
Hari/Tanggal  : Senin, 26 Februari 2024
Tempat           : Kota Wisata Bandung Resort Kabupaten Bandung

Demikian surat  undangan ini kami sampaikan,  atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Ahmad Subarjo

Contoh 2

CV. NYANTAIDULUCOM
Jl. Sultan Agung, Prawirodirjan, Gondomanan, Kota Yogyakarta, Daerah Istimewa Yogyakarta
Telp/Fax : 021-88212323 / 021-323281897
Email : adminnd@gmail.com

================================================================
Nomor : 010/URP/MB/IV/2024
Lampiran : –
Hal : Undangan Rapat Perusahaan

Yth.
Ibu. Sulistya Anggraini, S.AB , S.E
HRD CV. NYANTAI DULU COM Cabang Bekasi
Di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan di adakannya eveluasi kerja tahunan perusahaan CV. NYANTAI DULU COM, kami bermaksud mengundang Ibu untuk dapat menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada :
Hari/Tanggal : Selasa, 18 Januari 2024
Waktu : 13.30-15.30
Tempat : Kantor Pusat CV. NANTAI DULU COM

Demikian surat ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara rapat ini maka kami sangat mengharapkan kehadiran Ibu.

Atas perhatian dan kedatangannya kami ucapkan terimakasih.

Yogyakarta, 10 Januari 2024
Hormat kami,

Putri Monalisa, S.AB , S.E (Direktur)

Itulah informasi yang bisa Mamikos bagikan kepada kamu terkait contoh surat undangan rapat atau meeting perusahan.

Contoh surat undangan rapat sangat beragam penggunaannya sesuai dengan instansi, namun penulisannya harus menggunakan bahasa baku, padat dan jelas.

Jika kamu ingin mencari informasi terkait contoh surat lainnya, kamu bisa kunjungi situs Mamikos dan temukan informasinya di sana.

---

Klik dan dapatkan info kost di dekat mu:

Kost Jogja Murah

Kost Jakarta Murah

Kost Bandung Murah

Kost Denpasar Bali Murah

Kost Surabaya Murah

Kost Semarang Murah

Kost Malang Murah

Kost Solo Murah

Kost Bekasi Murah

Kost Medan Murah