7 Contoh Teks Negosiasi dalam Bentuk Surat Penawaran Barang dan Jasa yang Baik
7 Contoh Teks Negosiasi dalam Bentuk Surat Penawaran Barang dan Jasa yang Baik – Negosiasi adalah metode dalam menawarkan sesuatu untuk mendapatkan suatu kesepakatan.
Teks negosiasi biasanya berbentuk percakapan atau dialog antara dua pihak. Negosiasi bisa berlangsung efektif apabila perbedaan yang ada dapat diminimalisir.
Negosiasi dalam teks umumnya berisi pengajuan, penawaran, atau persetujuan. Yuk, simak ulasan lengkap beserta contohnya di bawah ini!
Definisi Negosiasi
Daftar Isi
Daftar Isi
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), negosiasi merupakan proses tawar-menawar melalui perundingan. Perundingan ini bertujuan agar kesepakatan bisa diberi dan diterima oleh masing-masing pihak.
Negosiasi juga dikatakan sebagai interaksi sosial untuk mendapatkan kesepakatan.
Negosiasi dilakukan agar kedua belah pihak yang memiliki kepentingan berbeda dapat saling untung. Di dalam teks, negosiasi biasanya berbentuk percakapan atau dialog.
Pada teks negosiasi, atau contoh teks negosiasi dalam bentuk surat penawaran, di dalamnya ada tahap dalam mendapatkan suatu kesepakatan atau perjanjian.
Kedua belah pihak nantinya harus memenuhi kepuasan pihak lain. Misalnya saja dalam suatu kompetisi atau perjanjian kerja sama.
Berdasarkan penjelasan tersebut, tujuan dari negosiasi ialah sebagai berikut.
- Mendapatkan kesepakatan dengan pengertian, persepsi, dan persetujuan yang sama.
- Mendapatkan solusi atau jalan keluar berupa penyelesaian masalah yang akan dihadapi bersama.
- Mendapatkan situasi saling menguntungkan; tidak ada pihak yang merugi (win-win solution).
Struktur Teks Negosiasi
Ketika membaca sebuah teks negosiasi, sebenarnya ada struktur yang menyusun teks tersebut. Contohnya saja dalam teks negosiasi dalam bentuk surat penawaran.
Terdapat bagian yang menjelaskan bahwa dari kalimat tertentu sampai kalimat tertentu lainnya adalah suatu struktur dalam contoh surat penawaran harga yang mengandung negosiasi.
- Orientasi, merupakan awalan percakapan yang membuka suatu negosiasi. Orientasi bisa berbentuk sapaan, kata salam, dan sejenisnya.
- Permintaan, berisi pertanyaan dari pihak yang menanyakan permasalahan yang akan dibicarakan.
- Pemenuhan, menjadi bagian pemberitahuan tentang permasalahan di antara kedua belah pihak agar konfliknya semakin jelas.
- Penawaran, atau puncak dari proses negosiasi. Berupa proses tawar-menawar agar kesepakatan bersama yang saling menguntungkan bisa didapatkan.
- Persetujuan, ialah kesepakatan akhir atau hasil dari negosiasi di antara kedua belah pihak.
- Penutup, yakni cara mengakhiri proses negeosiasi setelah solusi permasalahan ditemukan dan disetujui.
Unsur Kebahasan dalam Teks Negosiasi
Baik dalam contoh teks negosiasi dalam bentuk surat penawaran dan contoh lain, ada kaidah kebahasaan yang harus dipakai.
Apa saja tata bahasa yang diperlukan tersebut? Simak unsur-unsurnya pada penjelasan berikut ini!
- Bahasa persuasif, yakni bahasa yang dipakai dalam menarik perhatian atau membujuk pihak lawan.
- Kalimat deklaratif, atau kalimat berupa pernyataan, di mana fungsinya adalah menjelaskan berita atau informasi tentang permasalahan utama.
- Bahasa sopan, di mana penting digunakan saat bernegosiasi. Bahasa yang sopan diperlukan agar tetap terjalin komunikasi yang baik di kedua belah pihak.
- Konjungsi, atau kata penghubung yang ada di dalam negosiasi. Misalnya saja, begitu, kalau, walaupun, meskipun, dan sebagainya.
- Kalimat efektif, atau kalimat yang singkat, tetapi padat, jelas, dan lengkap. Penggunaan kalimat efektif akan lebih mudah dipahami.
- Pasangan tuturan, atau dialog yang terjadi di antara dua orang atau lebih.
- Bersifat memerintah serta memenuhi perintah, di mana dilakukan oleh satu pihak dan pihak lain. Perintah bisa jadi dipenuhi atau ditolak, asalkan sesuai dengan kesepakatan bersama.
- Memakai pronomina, atau kata ganti penunjuk orang. Negosiasi bisa menggunakan saya, Anda, atau kami.
- Kalimat langsung, yaitu kalimat yang diucapkan langsung oleh kedua belah pihak. Kalimat langsung bisa pula meniru perkataan atau ucapan orang lain.
- Kalimat kontras, atau mengandung perbandingan di dalamnya. Contohnya adalah lebih atau kurang, terlalu, seperti, dan imbuhan keterangan lain.
Contoh Teks Negosiasi dalam Bentuk Surat Penawaran Barang dan Jasa
Contoh 1
Berikut ini adalah contoh teks negosiasi berbentuk surat penawaran mesin fotokopi.
Semarang, 20 Februari 2018
Yth. Direktur PT. Sinar Harapan
di Tempat
Dengan hormat,
Berdasarkan iklan di harian Kompas pada tanggal 10 Januari 2018 lalu, kami mengetahui bahwa perusahaan Anda sedang memerlukan mesin fotokopi.
Oleh karena itu, kami mengajukan penawaran mesin fotokopi dengan spesifikasi berikut ini.
Merk dan warna: Canon, abu-abu
Tipe: Canon IP17
Tahun pembuatan: 2017
Harga: Rp14.800.000
Metode Pembayaran: Cash On Delivery
Metode Penyerahan: Franco pembeli
Sifat Penawaran: Bebas
Apabila Anda memerlukan informasi yang lebih jelas, bersama surat ini, kami menyeratkan brosur produk yang dimaksud.
Demikian surat penawaran ini kami ajukan, agar kiranya informasi ini dapat berkenan di hati Anda.
Atas perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Adi Rahmat
Direktur
Contoh 2
Berikut ini adalah contoh teks negosiasi dalam bentuk surat penawaran jasa kerja sama ekspor-impor.
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Pemimpin
di Tempat,
Perihal: Jasa Handling Import dan Borongan Service / Customs Clearance
Bersama dengan surat ini, kami ingin memperkenalkan diri terlebih dahulu. PT ABCD Freight Forwarder adalah perusahaan yang melayani jasa pengiriman barang import, LCL / FCL, resmi dan legal, serta peminjaman perusahaan atau undername ke seluruh Indonesia.
Kami memiliki agen-agen di Asia dan Eropa sehingga import borongan dapat dikerjakan dengan resmi memakai patokan harga ex-wordk, CIF, FOB, dan C&F. Kami juga dapat menangani impor barang-barang berikut ini:
Mesin bekas atau baru, besi atau baja, alat berat, genset, pompa, alat kesehatan (alkes), mainan, spare part, elektronik, tekstil, garmen, aksesoris, alas kaki, chemical, keramik ubin, makanan, dan barang kargo lain.
Hormat Kami,
Head Office
PT ABCD
Contoh 3
Berikut ini adalah contoh teks negosiasi dalam bentuk surat penawaran barang berupa buku sekolah.
Kepada Yth.
Bapak / Ibu Kepala Sekolah
Dengan hormat,
Kami adalah perusahaan yang bergerak di bidang percetakan buku-buku sekolah. Bersama surat ini, kami mengajukan penawaran produk berupa buku-buku sekolah yang tersedia ke sekolah yang Bapak / Ibu pimpin.
Kami juga telah melampirkan daftar buku yang tersedia lengkap dengan daftar harganya dalam halaman lampiran surat ini. Kami sangat berharap Bapak / Ibu berkenan dalam mempertimbangkan penawaran dari kami.
Atas perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Pimpinan Penerbit Garuda
Farhan Ananda
Contoh 4
Berikut ini adalah contoh teks negosiasi dalam bentuk surat penawaran jasa pemasangan CCTV.
Kepada Yth.
Manager Keamanan PT Jaya Abadi
di Tempat
Dengan hormat,
Sebelum membahas tentang penawaran jasa kami lebih jauh, kami terlebih dahulu akan memperkenalkan diri. Kami dari PT ROY ELEKTRONIKA sudah bergerak di bidang instalasi atau pemasangan dan perawatan alat keamanan selama sepuluh tahun.
Kami telah banyak mendukung dan menyediakan fasilitas keamanan berkualitas tinggi dan canggih. Kami juga telah memiliki sertifikat resmi dalam bidang pemasangan alat keamanan.
Bersama surat ini, kami telah membaca pengumuman di situs web perusahaan Anda tentang perusahaan yang sedang mencari jasa instalasi CCTV yang sudah berpengalaman di ranah keamanan, sehubungan dengan pendirian perusahaan cabang PT Jaya Abadi yang baru di Yogyakarta.
Dengan ini, kami bermaksud mengajukan penawaran jasa instalasi CCTV untuk perusahaan Anda. Menilik pengumuman di situs web, penawaran yang kami ajukan juga telah memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan Anda.
Di samping itu, kami juga melengkapi lampiran dokumen mengenai informasi jasa kami untuk dapat dipertimbangkan. Besar harapan kami untuk dapat menjalin kerja sama dengan PT Jaya Abadi. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Direktur PT ROY ELEKTRONIKA
Roy Mustang
Contoh 5
Berikut ini adalah contoh teks negosiasi dalam bentuk surat penawaran. Dalam hal ini adalah surat penawaran produk makanan berupa kue.
Kepada Yth.
Toko Kue Manis Lezat
Dengan hormat,
Berdasarkan pengamatan dari perusahaan kami, Toko Kue Manis Lezat adalah salah satu toko kue di kota Bekasi yang berkembang dengan pesat.
Dari hasil pengamatan tersebut, kami mempertimbangkan bahwa toko Anda memerlukan supplier untuk memasok kue dengan cita rasa tinggi untuk dijual.
Sehubungan dengan hal itu, bersama surat ini, kami hendak mengajukan penawaran produk makanan berbentuk cupcake dan jenis kue lain kepada Anda.
Adapun brosur tentang jenis kue hasil produksi kami, telah kami lampirkan bersama dengan surat ini.
Kami berharap dapat menjalin kerja sama yang saling menguntungkan dengan toko Anda, sekaligus menjadi supplier produk kue untuk Toko Kue Manis Lezat.
Apabila Anda berminat, Anda dapat menghubungi kami melalui nomor telepon yang tertulis pada kop surat, atau mengirimkan surat balasan.
Demikian penawaran ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan banyak terima kasih.
Hormat Kami
Pimpinan PT Brownis Utama
Syahputra Agung
Contoh 6
Berikut ini adalah contoh teks negosiasi dalam bentuk surat penawaran jasa financial statements review.
Kepada Yth.
Bapak Pimpinan PT Ekonomi Abadi
Dengan hormat,
Financial statements atau laporan keuangan berperan dalam memberikan informasi untuk dikelola oleh perusahaan, dengan tujuan aktivitas perusahaan bisa tetap terlaksana.
Laporan keuangan juga berisi informasi penting untuk pihak lain yang terlibat dalam menilai performa perusahaan.
Financial statements yang baik dan benar semestinya harus disusun berdasarkan Standar Akuntansi Keuangan yang berlaku.
Tujuannya adalah agar hasil susunan laporan keuangan bersifat akuntabel dan akurat.
Laporan keuangan juga dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam memutuskan sesuatu terkait kepentingan perusahaan.
Bayangkan, apabila financial statements tidak mencerminkan situasi sebenarnya dari perusahaan, maka keputusan yang dibuat bisa keliru dan membahayakan perusahaan.
Dampak yang parah bisa jadi membawa perusahaan pada kondisi bangkrut.
Karena itu, sebelum kesalahan fatal terjadi, Anda harus mengantisipasinya dengan melaksanakan review financial statements.
Bersama surat ini, kami dari perusahaan konsultan jasa keuangan menawarkan jasa review financial statement kepada perusahaan Anda.
Kami mengharapkan tanggapan positif dari perusahaan Anda sesegera mungkin agar kami juga bisa mempersiapkan segalanya dengan matang.
Hormat Kami,
Perusahaan Konsultan Jasa Keuangan
Wijaya Budiman
Contoh 7
Berikut ini adalah contoh teks negosiasi dalam bentuk surat penawaran barang kelontong.
Kepada Yth.
Pemilik Toko Kelontong Bondowoso
Dengan hormat,
Berdasarkan hasil riset mendalam dari Tim Research and Development, kami berhasil memproduksi barang dengan kualitas tinggi yang bermutu.
Tim kami juga sudah melaksanakan riset pemasaran agar memahami bagaimana daya saing produk kami di pasaran.
Hasil riset menunjukkan bahwa daya saing dari produk kami cukup tinggi, unggul, serta siap berhadapan dengan persaingan dalam pasar yang semakin ke sini semakin sengit.
Dengan kondisi produk seperti itu, bersama surat ini, kami bermaksud menawarkan produk kami untuk bisa dipasarkan di toko Anda.
Apabila Anda menyetujui penawaran kami, kami akan memberikan program 15:1, dimana ketika Anda membeli 15 pcs, maka akan mendapatkan bonus 1 pcs.
Selain itu, kami juga akan memberikan bonus volume berdasarkan volume barang yang terjual.
Demikian surat penawaran ini kami perbuat, sebelum dan sesudahnya kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Manajer Pemasaran
Udin Doni
Melihat contoh teks negosiasi dalam bentuk surat penawaran barang dan jasa di atas, bisa disimpulkan bahwa ini adalah negosiasi formal.
Dengan demikian, negosiasi dan kesepakatan nantinya lebih banyak dilakukan di atas surat tertulis berisi perjanjian kedua belah pihak.
Klik dan dapatkan info kost di dekat kampus idamanmu: