Pengertian Surat Lamaran Pekerjaan, Fungsi & Tujuan Lengkap

Pengertian surat lamaran pekerjaan, fungsi & tujuan lengkap – Sebelum bekerja di suatu instansi atau perusahaan, terdapat seleksi yang diberikan untuk menjaring kandidat yang berkualitas. Salah satu caranya adalah dengan merekrut kandidat dengan melihat surat lamaran pekerjaan yang dikirimkan.

Informasi Surat Lamaran Pekerjaan Beserta Fungsi dan Tujuannya

pixabay.com

Surat lamaran pekerjaan dikirimkan oleh pelamar yang berniat bekerja di suatu instansi. Karena sifatnya resmi dan formal, penulisan surat lamaran pekerjaan pun tidak boleh asal-asalan dan harus diperhatikan. Terdapat instansi yang sudah memberikan format penulisan surat lamaran beserta tata cara pengirimannya, tetapi ada pula yang tidak, sehingga pelamar harus mencari informasi sendiri.

Mengetahui seluk beluk surat lamaran kerja di zaman ini sangatlah penting. Sebab, pekerjaan tidak hanya diperlukan oleh orang yang sudah lulus studi saja. Terkadang ada yang membutuhkan pekerjaan paruh waktu saat masih menempuh studi. Karena tidak bisa langsung masuk ke instansi yang dituju, kamu perlu mengajukan surat lamaran kerja yang baik dan benar.

Pengertian Surat Lamaran Pekerjaan Menurut Para Ahli

Apa yang dimaksud dengan surat lamaran pekerjaan? Apakah kamu sudah tau perbedaan surat tersebut dengan surat-surat lainnya? Untuk memudahkan pembuatan surat lamaran kerja, terlebih dahulu ketahuilah definisi surat lamaran pekerjaan. Jangan sampai kamu mengalami kesulitan ketika menulis surat lamaran akibat tertukar dengan format penulisan surat yang lain. Berikut ini adalah pengertian surat berdasarkan definisi para ahli.

• Surat merupakan sebuah alat atau sarana yang difungsikan untuk mengambil informasi juga pernyataan dengan secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang lainnya, baik itu dilakukan atasa nama sendiri, jabatan yang disandang dari suatu instansi perusahaan atau pun sebuah organisasi.
(Sumber: Pratama, 1997, Teknik Menulis Surat Menyurat Lengkap, Jakarta : Pustaka Setia)
• Surat merupakan suatu alat komunikasi tertulis atau sarana yang digunakan untuk dapat menyampaikan suatu informasi ataupun juga pernyataan secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain.
(Sumber: Y.S Marjo, 2000, Surat-Surat Lengkap, Jakarta : Setia Kawan)
• Surat sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Dengan kata lain, surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus, yaitu penggunaan kertas, penggunaan model atau bentuk, penggunaan kode dan notasi, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.
(Sumber: Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan. Modern.Yogyakarta: Gava Media)

Berdasarkan definisi surat di atas, secara sederhana dapat dikatakan bahwa surat lamaran pekerjaan adalah surat untuk menyampaikan informasi bahwa pelamar hendak meminta pekerjaan pada pihak perusahaan atau instansi yang dituju. Penulisan dan pengiriman surat lamaran kerja dibuat atas kesadaran pelamar dengan tujuan agar perusahaan tujuan mengetahui potensi pelamar. Surat lamaran tersebut ditujukan secara khusus untuk pimpinan perusahaan atau HRD perusahaan.

Fungsi dan Tujuan Surat Lamaran Pekerjaan

Sebelum bekerja, terlebih dahulu kamu perlu mengirimkan lamaran pekerjaan beserta persyaratan lain yang diperlukan. Fungsi dan tujuan surat lamaran pekerjaan adalah:

  1. Sebagai pembuktian bahwa pelamar sudah mengajukan permohonan kerja
    Surat lamaran menjadi bukti bahwa seseorang sudah mengajukan permohonan pekerjaan pada suatu instansi dengan kesadaran penuh. Apabila sudah dikirim, surat lamaran yang kamu ajukan akan dipelajari instansi tujuan sebagai bahan pertimbangan sebelum menerima kamu untuk bekerja.
  2. Cara untuk menyeleksi kandidat bagi perusahaan
    Sekalipun kamu memiliki banyak prestasi, ketika melamar pekerjaan kamu belum tentu akan langsung diterima. Sebab, bisa jadi pelamar lainnya mempunyai kualifikasi yang lebih baik dan bisa menunjukkan kemampuannya lebih baik. Di sini lah surat lamaran pekerjaan berfungsi penting bagi perusahaan untuk membandingkan satu kandidat dengan kandidat yang lain.
  3. Media seleksi kandidat yang efisien
    Bisa dibayangkan apabila pelamar pekerjaan jumlahnya mencapai ratusan, bahkan ribuan, waktu yang diperlukan untuk menyeleksi pasti sangat lama. Apalagi jika kandidat yang diterima jumlahnya sangat sedikit. Dibandingkan mewawancarai seluruh pelamar satu persatu dan memakan banyak waktu, surat lamaran kerja yang dilampiri dokumen pendukung bisa menghemat waktu seleksi. Nantinya pelamar yang memenuhi kualifikasi dan layak menuju tahap berikutnya akan dihubungi perusahaan.

Isi Surat Lamaran Pekerjaan

Materi surat lamaran pekerjaan yang perlu dicantumkan di dalamnya perlu disusun secara sistematis. Adapun isi yang perlu ada pada surat lamaran pekerjaan adalah permohonan pelamar untuk bisa diterima di instansi atau perusahaan tujuan. Selain berisi permohonan, ada pula deskripsi diri secara singkat untuk menunjukkan potensi serta karakteristik pribadi. Jangan lupa melampirkan dokumen yang diperlukan karena tidak semua kemampuanmu bisa dituliskan di selembar surat lamaran. Akan lebih baik jika HRD bisa melihat semua potensimu dari CV serta lampiran sertifikat dan dokumen pendukung lainnya.

Kaidah Kebahasaan Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan bersifat formal dan ditujukan pada instansi secara resmi, sehingga tata bahasanya tidak seperti ditujukan pada teman sebaya. Ketika menulis surat lamaran pekerjaan, perhatikan penggunaan bahasa Indonesia yang sesuai PUEBI, penggunaan tanda baca, penggunaan huruf kapital, serta penggunaan singkatan. Usahakan untuk tidak menulis singkatan agar surat lamaranmu terlihat profesional. Bahasa pada surat lamaran pun bersifat padat, jelas, singkat, serta informatif agar pembaca tidak bingung.

Unsur-Unsur Surat Lamaran Pekerjaan

Unsur-unsur yang terdapat pada surat lamaran pekerjaan antara lain:

  1. Kepala surat
  2. Lokasi, tempat, dan tanggal penulisan surat
  3. Pihak yang dituju beserta alamat lengkap instansi
  4. Salam pembuka atau salam hormat
  5. Pembuka surat
  6. Informasi perolehan lowongan pekerjaan
  7. Tujuan surat lamaran
  8. Lampiran persyaratan yang diminta instansi tujuan (pas foto, scan identitas terbaru, CV, scan ijazah, sertifikat kompetensi atau pelatihan yang relevan)
  9. Penutup surat
  10. Tanda tangan dan nama terang

Ciri-Ciri Surat Lamaran Pekerjaan

Jika masih bingung membedakan surat lamaran pekerjaan dengan jenis surat lainnya, ketahui ciri-ciri surat lamaran kerja berikut ini:

  1. Terdapat tempat, waktu, dan tanggal pembuatan surat
  2. Mencantumkan lampiran dan perihal surat lamaran
  3. Mencantumkan penerima (HRD atau pimpinan instansi) dan alamat instansi yang dituju
  4. Menuliskan salam pembuka dan salam penutup
  5. Menuliskan sumber perolehan informasi lowongan kerja (dari surat kabar, website, media sosial, dan sebagainya)
  6. Menuliskan identitas pelamar, tujuan pengiriman surat lamaran, dan menginformasikan adanya lampiran
  7. Mencantumkan tanda tangan dan nama terang pelamar

Jenis Jenis Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan memiliki beberapa jenis yang bisa kamu sesuaikan kebutuhan. Adapun jenis surat lamaran kerja yang biasanya digunakan antara lain:

  1. Model gabungan: surat lamaran pekerjaan disertai dengan CV atau daftar riwayat hidup
  2. Model terpisah: surat lamaran pekerjaan yang terpisah dengan CV atau daftar riwayat hidup

Contoh Surat Lamaran Kerja

Contoh Surat Lamaran Kerja Paruh Waktu (Part Time)

Lokasi, XX XX XXXX
Perihal: lamaran pekerjaan part time

Yth. HRD (Nama perusahaan yang dituju)
(Alamat perusahaan)
di tempat

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi terkait adanya lowongan pekerjaan part time yang saya dapatkan pada tanggal XX XX XXXX melalui media sosial (nama perusahaan) dengan posisi sebagai admin, dengan ini saya bermaksud mengajukan lamaran pekerjaan paruh waktu pada posisi tersebut. Berikut data pribadi saya:

Nama Lengkap:
Tempat/ Tanggal Lahir:
Domisili:
Alamat Tempat Tinggal:
Pendidikan Terakhir:
Status:
Nomor Telepon/HP:
Email:
Media Sosial:

Saya adalah mahasiswa di Universitas (nama Perguruan Tinggi) yang sedang menempuh semester X. Saya adalah pribadi ekstrovert yang senang mencoba hal baru dan tantangan. Selain itu, saya memiliki keahlian excel dan akuntansi dasar. Selama studi, saya aktif menjadi panitia di bidang hubungan masyarakat dan pernah menjadi narasumber di kantor instansi pemerintahan. Pengalaman berinteraksi dan berjejaring dengan oragn lain akan mendukung karier saya sebagai admin di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Berikut ini lampiran dokumen pendukung sebagai bahan pertimbangan:

1.Curriculum Vitae (CV)/ Daftar Riwayat Hidup
2.Pas foto terbaru 3×4
3.Scan Kartu Rencana Studi (KRS) semester berjalan
4.Scan Tanda Pengenal (KTP)
5.Scan sertifikat prestasi
6.Scan SKCK

Demikian surat lamaran pekerjaan part time ini saja ajukan. Besar harapan saya mendapatkan kesempatan bekerja di perusahaan XXX yang Bapak/Ibu pimpin. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya

(nama lengkap dan tanda tangan)

Contoh Surat Lamaran Berpengalaman Full Time

Tempat, XX XX XXXX
Perihal: lamaran pekerjaan akuntan

Yth. Pimpinan (Nama Perusahaan yang dituju)
(Alamat perusahaan)
di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan adanya informasi iklan lowongan pekerjaan pada harian XXX tanggal XX tahun XXXX sebagai akuntan di PT XXXX, saya bermaksud melamar pekerjaan pada posisi tersebut. Berikut ini data pribadi saya:

• Nama Lengkap:
• Tempat/ Tanggal Lahir:
• Alamat Tempat Tinggal:
• Domisili
• Pendidikan Terakhir:
• Status:
• HP:
• Email:
• Media Sosial:

Saya lulusan dari Universitas (nama Perguruan Tinggi) tahun XXXX dengan IPK 3,90/4,00. Saya berpengalaman sebagai akuntan di perusahaan XXXX selama X tahun sekaligus menjabat sebagai ketua divisi. Saya berkepribadian supel dan pandai bergaul, serta menyukai pekerjaan di lapangan. Kemampuan berkomunikasi yang saya miliki akan menjadi pondasi kuat sebagai akuntan di cabang-cabang perusahaan XXX milik Bapak/Ibu. Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan daftar riwayat hidup dan dokumen-dokumen pendukung:

Scan Tanda Pengenal (KTP)
Scan ijazah
Scan transkrip nilai
Scan surat keterangan bekerja
Scan SKCK

Demikian surat lamaran pekerjaan sebagai akuntan ini saya ajukan. Besar harapan saya mendapatkan kesempatan bekerja di perusahaan XXX yang Bapak/ Ibu pimpin. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya

(nama lengkap dan tanda tangan)

Pertanyaan dan Jawaban Seputar Surat Lamaran Kerja

Pada praktiknya, banyak yang masih bingung ketika diminta untuk menuliskan surat lamaran kerja meskipun sudah membaca penjelasan di atas. Oleh karena itu, Mamikos merangkum beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan saat membuat surat lamaran kerja beserta jawabannya.

1.Bagaimana penulisan kalimat salam pembuka dalam surat lamaran pekerjaan yang benar?
Jawaban: Salam pembuka pada surat lamaran pekerjaan tidak berbeda dengan surat lainnya dan dapat ditulis menggunakan kata “Dengan hormat,” pada bagian bawah identitas penerima surat dengan baris terpisah (diberi jarak spasi)

2.Bagaimana penulisan alamat surat lamaran pekerjaan yang benar?
Jawaban: Alamat pada surat lamaran pekerjaan tidak menggunakan kata “kepada” dan langsung Yth. Sebaiknya, penulisan alamat tidak lebih dari 3 baris karena akan terlalu panjang, selain itu juga tidak boleh menyingkat kata “jalan”. Ketika menyebutkan jabatan, hindari menggunakan jenis kelamin (Bapak atau Ibu). Contoh:
Yth. Pimpinan Perusahaan XXX
Jalan XXX
Di tempat

3.Bagaimana penulisan tanggal surat lamaran kerja yang tepat?
Jawaban: Penulisan tanggal pada surat lamaran kerja berada di posisi pojok kanan atas tanpa titik di bagian akhir. Contoh: Yogyakarta, 5 Juni 2021

4.Seperti apa kalimat penutup surat lamaran pekerjaan yang tepat?
Jawaban: Terdapat beberapa macam versi kalimat penutup surat lamaran pekerjaan, yaitu:
– Demikian surat lamaran kerja dari saya. Atas kerja sama dan kesempatan yang Bapak/Ibu berikan, saya ucapkan terima kasih.
– Saya sampaikan terima kasih atas perhatian dan kerja sama Bapak/ Ibu. Besar harapan saya dapat diterima bekerja sebagai XXXX di perusahaan XXX yang Bapak/ Ibu pimpin.
– Demikian surat lamaran pekerjaan sebagai XXX ini saya ajukan. Besar harapan saya mendapatkan kesempatan seleksi tahap selanjutnya. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.

5.Bagaimana penulisan lampiran surat lamaran kerja?
Jawaban: Untuk memberitahukan bahwa terdapat lampiran pada surat lamaran kerja yang kamu kirimkan, kamu bisa menggunakan kalimat “terlampir dokumen pendukung sebagai persyaratan melamar pekerjaan di Perusahaan XXX” atau “bersama surat ini saya lampirkan dokumen pendukung sebagai bahan pertimbangan”, kemudian kamu dapat menyebutkan jenis-jenis lampiran dokumen tersebut menggunakan penomoran.

6.Apa saja hal yang diperlukan dalam sebuah surat lamaran pekerjaan?
Jawaban: Sebelum membuat surat lamaran pekerjaan, perlu diketahui ketentuan yang diberikan oleh instansi tujuan agar pelamar tidak salah, seperti harus diketik atau ditulis tangan. Setelah itu, diperlukan identitas tujuan alamat surat beserta penerimanya, sumber perolehan informasi lowongan kerja, dan lampiran yang diperlukan untuk pemberkasan.

7.Apa kepentingan surat lamaran pekerjaan?
Jawaban: Surat lamaran kerja merupakan dokumen tertulis atas pengajuan pekerjaan.

8.Apakah surat lamaran pekerjaan penting untuk melamar pekerjaan?
Jawaban: Ya. Karena surat lamaran kerja adalah dokumen tertulis yang membuktikan bahwa seseorang mengajukan pekerjaan, maka surat tersebut akan menjadi bahan pertimbangan instansi atau perusahaan sebelum menerima pelamar. Surat lamaran kerja juga akan memberikan kesan profesional dan memberikan informasi yang tidak tertulis pada daftar riwayat hidup secara formal.

9.Apa perbedaan surat lamaran kerja dan daftar riwayat hidup?
Jawaban: surat lamaran kerja merupakan bentuk komunikasi antara dua pihak ketika melamar pekerjaan, sedangkan daftar riwayat hidup berisi daftar perjalanan hidup yang memuat informasi data diri, pendidikan, serta pekerjaan yang pernah dijalani.

Setelah membaca artikel di atas, sudah memahami pengertian surat lamaran pekerjaan, fungsi & tujuan lengkap? Kini kamu tidak akan bingung lagi ketika diminta menyusun surat lamaran kerja sendiri. Buatlah surat lamaran kerja berdasarkan sistematika yang diminta instansi tujuan apabila format surat sudah ditentukan. Tulislah secara rapi menggunakan tinta hitam sehingga mudah terbaca atau ketiklah menggunakan bantuan software penulisan. Semoga bermanfaat.


Klik dan dapatkan info kost di dekat kampus idamanmu:

Kost Dekat UGM Jogja

Kost Dekat UNPAD Jatinangor

Kost Dekat UNDIP Semarang

Kost Dekat UI Depok

Kost Dekat UB Malang

Kost Dekat Unnes Semarang

Kost Dekat UMY Jogja

Kost Dekat UNY Jogja

Kost Dekat UNS Solo

Kost Dekat ITB Bandung

Kost Dekat UMS Solo

Kost Dekat ITS Surabaya

Kost Dekat Unesa Surabaya

Kost Dekat UNAIR Surabaya

Kost Dekat UIN Jakarta