Contoh Memo Korespondensi Bisnis Singkat Formal dan Tidak Formal – Banyak cara yang bisa dilakukan untuk dapat mengingat hal-hal penting.

Salah satunya adalah dengan menggunakan catatan kecil atau yang biasa disebut dengan memo. Di dalam penggunaannya memo dapat dibedakan menjadi dua yakni memo resmi dan memo tidak resmi.

Perbedaan memo resmi dan tidak resmi dibedakan dari siapa pembuat memo. Biasanya memo resmi merupakan memo yang dibuat perusahaan/instansi, sementara memo tidak resmi dibuat individu. Yuk, simak ulasan lengkap tentang memo di bawah ini!

Ciri-ciri Memo

• Memo umumnya singkat dan langsung ke pokok permasalahan, dengan menggunakan kalimat yang jelas dan mudah dipahami.
• Memo harus memiliki tujuan yang jelas dan mudah dipahami.
• Memo biasanya memiliki struktur yang teratur, dimulai dengan judul atau subjek, diikuti oleh bagian pembukaan yang mencantumkan pengirim, tanggal, dan penerima, dan kemudian isi pesan.
• Memo umumnya ditulis dengan bahasa yang formal dan sesuai dengan konteks bisnis atau organisasi tempatnya digunakan.
• Memo seringkali tersedia untuk referensi di masa mendatang, baik dalam bentuk cetak maupun digital.
• Memo dapat dibagikan kepada sekelompok orang atau departemen tertentu yang relevan dengan pesan yang disampaikan.
• Memo biasanya digunakan untuk komunikasi internal dalam sebuah organisasi, meskipun dalam beberapa kasus dapat juga digunakan untuk komunikasi dengan pihak eksternal.
• Memo bisa ditandai dengan”Mendesak” atau”Penting” jika pesan yang disampaikan memiliki urgensi yang tinggi atau memerlukan perhatian segera.
• Tanggapan yang Diinginkan: Jika memo meminta tanggapan atau tindakan dari penerima, hal ini biasanya disebutkan dengan jelas dalam isi pesan.
• Memo biasanya mencantumkan tanggal pengiriman atau tanggal efektif untuk memastikan kesesuaian informasi dengan waktu tertentu.

Baca Juga :

12 Contoh Memo Singkat Bahasa Indonesia dan Inggris beserta Fungsinya

Tujuan Memo

• Menyampaikan informasi penting tentang perubahan kebijakan, jadwal rapat, atau proyek tertentu kepada staf atau departemen terkait.
• Meminta tindakan tertentu dari penerima, seperti menyelesaikan tugas tertentu, menghadiri pertemuan, atau memberikan umpan balik tentang suatu masalah.
• Mengoordinasikan kegiatan antara departemen atau tim dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama atau menyelesaikan proyek tertentu.
• Mengingatkan staf tentang aturan, prosedur, atau kebijakan tertentu yang harus diikuti dalam menjalankan tugas mereka.
• Merencanakan acara khusus, seperti pesta perusahaan atau pelatihan, dan memberikan detail tentang waktu, tempat, dan agenda acara.
• Mengapresiasi kinerja atau kontribusi karyawan yang luar biasa atau mengucapkan terima kasih atas kerja keras mereka.
• Memberikan peringatan terhadap perilaku yang tidak diinginkan atau pelanggaran aturan dalam organisasi.
• Menyampaikan pemberitahuan penting seperti perubahan dalam struktur organisasi, promosi, atau penghargaan.
• Memberikan instruksi yang jelas tentang cara melakukan tugas tertentu atau menggunakan sistem atau perangkat yang baru.
• Mengumumkan keputusan manajemen yang penting, seperti perubahan dalam kebijakan penggajian atau penambahan produk baru.

Struktur Penulisan Memo

1. Kepala Memo

Kepala Memo: Sebagaimana manusia memiliki kepala, demikian pula memo memiliki bagian kepala yang terletak di bagian atas.

Kop Memo: Identifikasi visual perusahaan atau organisasi yang mencakup logo, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya.

Nama Pengirim: Nama individu atau departemen yang mengirimkan memo.

Nama Penerima: Nama individu atau departemen yang menjadi penerima memo.

2. Isi Memo

Bagian ini adalah inti dari memo, yang berisi informasi atau pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima. Isi memo terstruktur dengan baik untuk memudahkan pemahaman.

3. Penutup Memo

Bagian terakhir dari memo, yang berisi:

Tanggal: Tanggal penulisan memo untuk referensi dan pelacakan waktu.

Tanda Tangan: Tanda tangan dari pengirim untuk menunjukkan keabsahan dan dukungan terhadap pesan yang disampaikan.

Nama Pengirim: Nama lengkap atau jabatan dari pengirim untuk identifikasi yang jelas.

Nah, sekarang Mamikos akan memberimu contoh penulisan Memo bisnis resmi atau tidak resmi yang bisa kamu pelajari.

Baca Juga :

7 Contoh Surat Perjanjian Kerjasama, Memorandum of Understanding (MoU)

Contoh Memo Korespondensi Bisnis

Di bawah ini adalah contoh penulisan memo korespondensi bisnis singkat formal dan tidak formal.

Contoh Memo Korespondensi Bisnis Singkat Formal

Contoh 1

SINAR JAYA YOGYAKARTA

Jl. Kusuma Bangsa No. 97, Yogyakarta

MEMO

Yogyakarta, 10 Juli 2024

Kepada: Seluruh karyawan PT. Sinar Jaya Yogyakarta

Dengan hormat,

Sehubung dengan waktu cuti, diberitahukan kepada seluruh karyawan PT. Sinar Jaya Yogyakarta, bahwa:

• Karyawan yang akan melakukan pengambilan waktu cuti, diharuskan mengisi formulir permohonan cuti di ruang sekretaris.
• Karyawan yang sudah menjalani waktu cuti, diwajibkan untuk segera kembali masuk kerja sesuai dengan waktu yang telah diajukan.
• Diharapkan seluruh karyawan untuk melakukan hal-hal yang sudah tercantum dalam formulir cuti dari perusahaan.
• Jika ada karyawan yang sudah selesai menjalani waktu cuti, tetapi saat ini sedang sakit, maka diwajibkan untuk mengirimkan surat keterangan sakit dari dokter. Jika tidak ada surat keterangan sakit, maka yang bersangkutan akan dianggap sebagai alpa.
• Surat permohonan cuti harus sudah diserahkan seminggu sebelum karyawan kembali masuk kantor untuk aktif bekerja.
• Diwajibkan untuk segera melapor ke ruang sekretaris ketika sudah selesai mengambil cuti, kemudian memberikan laporannya ke Departemen Sumber Daya Manusia masing-masing.

Demikianlah pemberitahuan ini disampaikan. Terima kasih.

Manager Personalia

Sabda Pamulang

Contoh 2

Memo Rapat Pemasaran Produk Baru

Kepada: Tim Pemasaran

Dari: Manajemen Pemasaran PT. Berkah Maju

Tanggal: 18 April 2024

Dengan ini kami ingin mengundang Anda untuk hadir dalam rapat pemasaran terkait peluncuran produk baru kami,”InovateX”, yang akan diadakan pada:

Tanggal: 25 April 2024

Waktu: Pukul 09:00

Tempat: Ruang Konferensi Utama

Pada rapat ini, kami akan membahas strategi pemasaran, target pasar, serta langkah-langkah implementasi yang akan dilakukan. Mohon untuk mempersiapkan segala hal yang diperlukan dan hadir tepat waktu.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

Manajemen Pemasaran PT. Berkah Maju

Contoh 3

Memo Pemberitahuan Pemeliharaan Sistem IT

Kepada: Seluruh Karyawan

Dari: Tim IT PT. Bumi Berkah

Tanggal: 3 Mei 2024

Dengan hormat,

Mohon diperhatikan bahwa akan ada pemeliharaan sistem IT rutin yang akan dilakukan pada:

Tanggal: 10 Mei 2024

Waktu: 20:00 – 02:00

Lokasi: Kantor Pusat

Selama periode tersebut, sebagian layanan IT mungkin tidak tersedia. Mohon untuk menyimpan pekerjaan Anda dengan aman sebelum waktu pemeliharaan dimulai. Kami meminta maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin timbul dan berterima kasih atas pengertian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

Tim IT PT. Bumi Berkah

Contoh 4

Memo Perubahan Kebijakan Cuti

Kepada: Seluruh Karyawan

Dari: Manajemen SDM PT. Bumi Sejahtera

Tanggal: 20 Juni 2024

Dengan hormat,

Kami ingin memberitahukan bahwa kebijakan cuti perusahaan telah mengalami perubahan. Berikut adalah beberapa poin penting yang perlu Anda ketahui:

• Proses pengajuan cuti kini dilakukan melalui aplikasi karyawan online.
• Setiap permohonan cuti harus disetujui oleh atasan langsung.
• Batas waktu pengajuan cuti adalah dua minggu sebelum tanggal mulai cuti.

Mohon untuk mematuhi ketentuan-ketentuan baru ini dalam mengatur waktu cuti Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi Departemen SDM.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

Manajemen SDM PT. Bumi Sejahtera

Baca Juga :

Contoh Surat Resmi dan Cara Membuatnya yang Baik dan Benar

Contoh 5

Memo Pengumuman Program Pelatihan

Kepada: Seluruh Karyawan

Tanggal: 5 Juli 2024

Dengan hormat,

Kami dengan senang hati ingin mengumumkan pelaksanaan Program Pelatihan Karyawan yang akan diadakan pada:

Tanggal: 20-24 Juli 2024

Waktu: Pukul 09:00 – 16:00

Tempat: Ruang Pelatihan

Program ini bertujuan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan dalam berbagai aspek pekerjaan. Peserta diharapkan untuk hadir penuh selama pelaksanaan program.

Detail lebih lanjut mengenai jadwal dan materi pelatihan akan diinformasikan lebih lanjut. Terima kasih atas perhatian dan partisipasinya.

Hormat kami,

Manajemen SDM PT. Karya Mandiri

Contoh Memo Korespondensi Bisnis Tidak Formal

Contoh 1

Memo          : Pengumpulan Ide Untuk Acara Karyawan

Kepada        : Tim Acara Karyawan

Dari: Koordinator Acara Karyawan

Hey Tim, saya harap semuanya baik-baik saja! Saya ingin mengajak kalian semua untuk berkontribusi dengan ide-ide segar untuk acara karyawan bulan depan.

Ayo kumpulkan ide-ide kreatif kita dalam dokumen bersama di Google Drive sebelum tanggal 15 Juni 2024.  

Mari kita pastikan acara kali ini menjadi momen yang menyenangkan dan berkesan untuk semua karyawan.

Terima kasih

Sukma Ayu

Koordinator Acara Karyawan

Contoh 2

Memo          : Penjadwalan Pertemuan Evaluasi Proyek

Kepada        : Tim Proyek Indonesia Maju

Dari             : Manger Indonesia Maju

Hai semua, dengan proyek Indonesia Maju memasuki tahap akhir, mari kita jadwalkan pertemuan evaluasi pada hari Sabtu 04 Mei 2024, pukul 10 pagi di ruang konferensi kecil.

Mari diskusikan kemajuan, hambatan, dan strategi terakhir untuk menyelesaikan proyek ini dengan sukses.

Terima kasih,

Andi Utama

Manajer Proyek Indonesia Maju

Contoh 3

Memo: Pengumuman Karyawan Bulan Ini

Kepada: Seluruh Tim

Hi Semuanya! Saya senang mengumumkan bahwa Karyawan Bulan ini adalah [Nama Karyawan].

Selamat untuk [Nama Karyawan] atas dedikasinya dan kontribusinya yang luar biasa! Mari berikan applause yang hangat untuknya dan dukungan untuk kinerja yang lebih baik lagi di masa mendatang.

Salam,

Bangun Nusantara

Manajer Tim

Contoh 4

Memo: Pembahasan Penawaran Harga Dari Vendor

Kepada: Tim Pembelian

Dari: Manajer Pembelian

Hai semua, saya ingin kita fokus pada pembahasan penawaran harga dari vendor Segitiga Emas untuk proyek kita.

Silakan lihat dokumen terlampir untuk detailnya. Kita akan melakukan pertemuan singkat besok pukul 9 pagi di ruang rapat kecil untuk membahasnya lebih lanjut.

Mari pastikan kita mendapatkan kesepakatan terbaik untuk perusahaan Segitiga Emas. Terima kasih,

[Nama Anda]

Manajer Pembelian

Baca Juga :

8 Macam Surat yang Sering Digunakan beserta Contoh dan Fungsinya Lengkap, Cek Jenis-jenisnya

Contoh 5

Memo          : Pengingat Pembaruan Kebijakan WFH

Kepada        : Seluruh Karyawan

Dari             : HR Manager

Hai semuanya, sekadar pengingat, kami telah memperbarui kebijakan kerja dari rumah (WFH). Pastikan Anda telah membaca kebijakan terbaru yang tersedia di website perusahaan. Jika ada pertanyaan, jangan ragu untuk menanyakannya ke HR.

Terima kasih,

[Nama Anda]

HR Manager

Demikian informasi yang bisa disampaikan tentang memo resmi dan memo tidak resmi. Semoga artikel ini bermanfaat.

FAQ

Klik dan dapatkan info kost di dekatmu:

Kost Jogja Murah

Kost Jakarta Murah

Kost Bandung Murah

Kost Denpasar Bali Murah

Kost Surabaya Murah

Kost Semarang Murah

Kost Malang Murah

Kost Solo Murah

Kost Bekasi Murah

Kost Medan Murah

The post Contoh Memo Korespondensi Bisnis Singkat Formal dan Tidak Formal appeared first on Blog Mamikos.