6 Contoh Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja Karyawan dari HRD beserta cara penyampaiannya
Menyampaikan kontrak yang tidak diperpanjang membutuhkan surat yang tepat dan komunikasi yang baik. Berikut contoh surat untuk HRD beserta panduan pemenuhan hak karyawan dan proses akhir masa kerja.
Ikuti Mamikos Info di Google
Ringkasan Artikel
- Inti surat: pemberitahuan resmi dari HRD bahwa Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) tidak akan diperpanjang; tersedia beberapa template format (standar, alasan evaluasi kinerja, efisiensi/restrukturisasi, proyek selesai, tawaran posisi lain, versi Inggris) yang bisa disesuaikan.
- Kewajiban administratif & hukum: sampaikan sebelum kontrak berakhir; bayarkan uang kompensasi sesuai PP No.35/2021 secara proporsional (masa kerja/12 × 1 bulan upah); siapkan paklaring/surat keterangan kerja serta selesaikan serah terima pekerjaan, upah terakhir, BPJS, dan dokumentasi hak karyawan.
- Praktik komunikasi profesional: sampaikan keputusan secara personal (atau pertemuan privat), serahkan surat resmi yang benar dan bertanda tangan berwenang, verifikasi data (nama, jabatan, tanggal), simpan bukti penerimaan (email/WA diterima) dan tawarkan opsi penempatan lain bila relevan.
Surat tidak perpanjang kontrak kerja karyawan dari HRD merupakan surat pemberitahuan bahwa kontrak PKWT karyawan tidak akan diperpanjang setelah masa berlakunya berakhir.
Sebagai HRD, kamu perlu menyampaikan keputusan ini dengan professional pada karyawan. Format surat bisa disesuaikan dengan kondisi perusahaan dan alasan tidak diperpanjangnya kontrak.
Berikut tujuh contoh surat tidak perpanjang kontrak kerja karyawan dari HRD yang bisa kamu jadikan referensi.
Daftar Isi
Contoh Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja Karyawan dari HRD
Sebelum menyusun surat, HRD perlu memastikan bahwa dokumen yang digunakan sesuai dengan kondisi hubungan kerja karyawan.
Surat pemberitahuan berakhirnya kontrak sesuai jangka waktu berbeda dari surat PHK atau pemutusan kontrak sebelum waktunya, yang memiliki dasar dan konsekuensi hukum tersendiri.
Agar tidak keliru, HRD dapat menyesuaikan format surat dengan kondisi yang dihadapi perusahaan. Berikut beberapa contohnya.
1. Contoh surat standar dari perusahaan
Format ini bisa digunakan saat perusahaan tidak memperpanjang kontrak karena kebutuhan kerja atau pertimbangan bisnis, tanpa perlu mencantumkan alasan secara terperinci.
[KOP SURAT PERUSAHAAN]
Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Pemberitahuan Tidak Diperpanjangnya Kontrak Kerja
Yth. Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
[Jabatan/Departemen]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami memberitahukan bahwa Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) Saudara yang berlaku sejak [Tanggal Mulai] sampai dengan [Tanggal Berakhir] tidak akan diperpanjang setelah masa berlakunya berakhir.
Kami mengucapkan terima kasih atas kontribusi dan kerja sama Saudara selama bekerja di [Nama Perusahaan]. Kami berharap pengalaman yang diperoleh selama bekerja dapat menjadi bekal untuk perjalanan karier Saudara selanjutnya.
Mohon menyelesaikan proses serah terima pekerjaan dan administrasi sesuai ketentuan perusahaan.
Demikian pemberitahuan ini disampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerja sama Saudara.
Hormat kami,
[Nama HRD/Pejabat Berwenang]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
2. Contoh surat dengan alasan evaluasi kinerja
Contoh surat tidak perpanjang kontrak kerja karyawan dari HRD ini bisa digunakan jika keputusan tidak memperpanjang kontrak didasarkan pada hasil evaluasi kerja.
Pastikan alasan yang disampaikan sesuai fakta dan tidak mengandung penilaian personal yang merendahkan karyawan.
Perihal: Pemberitahuan Berakhirnya Kontrak Kerja
Yth. [Nama Karyawan],
Berdasarkan hasil evaluasi kinerja selama periode [Periode Evaluasi], perusahaan memutuskan untuk tidak memperpanjang kontrak kerja Saudara yang berakhir pada [Tanggal Berakhir].
Keputusan ini mempertimbangkan hasil evaluasi terhadap [indikator kinerja yang relevan] serta kebutuhan organisasi ke depan.
Kami mengapresiasi waktu dan kontribusi yang telah Saudara berikan selama menjadi bagian dari [Nama Perusahaan]. Informasi mengenai penyelesaian administrasi dan serah terima pekerjaan akan disampaikan oleh tim HRD.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Terima kasih atas kerja sama Saudara.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan]
[Nama Perusahaan]
3. Contoh surat dengan alasan efisiensi atau restrukturisasi
Format ini bisa dipakai untuk keputusan yangberkaitan dengan perubahan struktur organisasi, pengurangan kebutuhan tenaga kerja, atau penyesuaian operasional perusahaan.
Perihal: Pemberitahuan Tidak Diperpanjangnya Kontrak Kerja
Yth. [Nama Karyawan],
Sehubungan dengan penyesuaian struktur organisasi dan kebutuhan operasional perusahaan, kami memberitahukan bahwa kontrak kerja Saudara yang berakhir pada [Tanggal Berakhir] tidak akan diperpanjang.
Keputusan ini diambil berdasarkan pertimbangan kebutuhan perusahaan dan bukan merupakan bentuk pengabaian terhadap kontribusi Saudara selama bekerja di [Nama Perusahaan].
Kami mengucapkan terima kasih atas dedikasi dan kerja sama Saudara. Tim HRD akan mengoordinasikan proses administrasi akhir masa kerja, termasuk penyelesaian hak-hak yang berlaku sesuai ketentuan.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan]
[Nama Perusahaan]
4. Contoh surat karena proyek atau pekerjaan selesai
Bagi karyawan kontrak yang direkrut untuk menangani proyek atau pekerjaan tertentu yang telah selesai sesuai perjanjian, kamu bisa menggunakan format berikut:
Perihal: Pemberitahuan Berakhirnya Kontrak Kerja
Yth. [Nama Karyawan],
Sehubungan dengan selesainya proyek [Nama Proyek] pada [Tanggal Selesai], kami memberitahukan bahwa kontrak kerja Saudara akan berakhir pada [Tanggal Berakhir] dan tidak diperpanjang untuk periode berikutnya.
Kami mengapresiasi kontribusi Saudara dalam mendukung pelaksanaan proyek tersebut. Mohon berkoordinasi dengan atasan langsung untuk menyelesaikan serah terima dokumen, aset perusahaan, dan pekerjaan yang masih menjadi tanggung jawab Saudara.
Informasi lebih lanjut mengenai administrasi akhir masa kerja akan disampaikan oleh tim HRD.
Terima kasih atas kerja sama Saudara.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan]
[Nama Perusahaan]
5. Contoh surat disertai tawaran posisi lain
Surat ini digunakan ketika perusahaan tidak memperpanjang kontrak pada posisi lama, tetapi menawarkan peluang penempatan lain yang dapat ditawarkan kepada karyawan.
Perihal: Pemberitahuan Kontrak Kerja dan Penawaran Posisi
Yth. [Nama Karyawan],
Kami memberitahukan bahwa kontrak kerja Saudara pada posisi [Posisi Saat Ini] akan berakhir pada [Tanggal Berakhir] dan tidak diperpanjang untuk posisi tersebut.
Namun, berdasarkan kebutuhan organisasi saat ini, perusahaan menawarkan kesempatan untuk menempati posisi [Posisi Baru] dengan ketentuan pekerjaan, kompensasi, dan periode kerja yang akan dibahas lebih lanjut.
Apabila Saudara berminat, silakan menghubungi tim HRD paling lambat [Tanggal Batas Respons] untuk mendiskusikan penawaran tersebut.
Terima kasih atas kontribusi Saudara selama bekerja bersama kami.
Hormat kami,
[Nama dan Jabatan]
[Nama Perusahaan]
6. Contoh surat tidak memperpanjang kontrak kerja dalam bahasa Inggris
Template ini dapat digunakan oleh perusahaan yang menerapkan komunikasi formal berbahasa Inggris, misalnya perusahaan multinasional.
Subject: Notice of Non-Renewal of Employment Contract
Dear [Employee Name],
We would like to inform you that your fixed-term employment contract, which expires on [Contract End Date], will not be renewed upon its expiration.
We appreciate your contributions and dedication during your employment with [Company Name]. Please coordinate with the HR department and your direct supervisor to complete the necessary handover and administrative procedures.
Further information regarding your final employment arrangements and applicable entitlements will be provided by the HR team.
Thank you for your cooperation, and we wish you success in your future career.
Sincerely,
[HR Representative Name]
[Job Title]
[Company Name]
Halaman:
Advertisement
