Jobdesk Sebagai Admin Ngapain Saja? Ini Tanggung Jawab beserta Jenjang Karirnya

Di setiap perusahaan atau bisnis umumnya memiliki staf administrasi atau yang kerap disingkat admin.

Tahukah kamu bahwa seorang staf admin memiliki peran vital terkait kelancaran operasional perusahaan.

Nah, dalam artikel ini Mamikos telah merangkum jobdesk seorang staf admin, mulai dari tanggung jawab hingga jenjang karirnya. 🧐🤓

Berikut Tanggung Jawab, Jenjang Karir, hingga Info Jobdesk sebagai Admin Ngapain Saja

Dikutip dari Top Resume, staf admin adalah seseorang yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam memberikan dukungan administratif untuk memastikan operasional perusahaan berjalan secara efisien.

Untuk menjadi seorang staf admin yang baik, kamu harus menjadi pribadi yang mampu mengatur, mengorganisir kegiatan, paham teknologi, dan memiliki perhatian terhadap detail.

Selain itu, komunikasi serta kecepatan dalam mengetik dan menyiapkan data juga menjadi dua hal utama yang perlu dimiliki.

Apa itu Admin?

Dikutip dari skillacademy.com, staff administrasi atau yang biasa disebut admin diartikan sebagai pekerjaan yang tugasnya mengorganisai atau memastikan setiap pekerjaan yang bersifat administratif atau ketatausahaan dalam sebuah perusahaan agar berjalan lancar.

Biasanya, staff admin akan banyak mengurus dokumen, menginput data, melakukan pembukuan, melakukan pengarsipan, hingga mengatur agenda. Semua pekerjaan ini memerlukan kemampuan organisasi dan juga ketelitian yang baik.

Apa Saja Jobdesk dan Tanggung Jawab Admin?

Secara umum, jobdesk seorang admin sangat banyak. Mengingat admin lah yang mengurus segala hal yang berkaitan dengan kantor, seperti membuat agenda rapat, menjawab telepon, hingga mengatur dokumen perusahaan. 

Jadi, tugas admin sesungguhnya tidak hanya input data saja, ya. Jobdesc admin adalah memastikan segala sesuatu berjalan sesuai jadwal dan terkoordinasi baik ke atas (level manajerial) ataupun ke bawah (staf blue-collar).

Untuk lebih lengkapnya, berikut adalah tugas staff admin lainnya:

• berkoordinasi dengan staf administrasi/sekretaris divisi lain jika ada meeting gabungan atau kegiatan lainnya
• menulis, mengumpulkan, menyusun, dan mengedit dokumen tertulis seperti surat, laporan, hingga manual
• menyiapkan tiket dan akomodasi untuk kegiatan kerja atau kunjungan luar kantor
• memastikan persediaan alat tulis kantor
• memanipulasi data statistik, untuk poin ini biasanya harus dilakukan apabila ada tuntutan dari atasan atau situasi yang mendesak
• menyiapkan memo, email, invoice, laporan, dan dokumen sejenis lainnya jika dibutuhkan
• mengelola rekening dan melakukan pembukuan
• menjawab panggilan telepon dan menyambut tamu yang berkunjung

Apa saja Skill yang Perlu Dimiliki Staf Admin?

Untuk menjalankan tugas sebagai staf administrasi kantor secara efisien, kamu perlu memiliki berbagai keterampilan khusus.

Mengingat berbagai softskill kerja tersebut yang akan membantu kamu memastikan setiap pekerjaan terselesaikan dengan rapi dan profesional. 

Nah, berikut adalah beberapa keterampilan administrasi kantor yang harus kamu kuasai sebagai seorang admin dilansir dari laman jobstreet.com: 

1. Keterampilan komunikasi yang efektif 

Salah satu soft skill administrasi untuk mendukung efisiensi kerja adalah komunikasi efektif. Komunikasi, baik secara verbal maupun tertulis, merupakan skill yang wajib dimiliki seorang staff administrasi perkantoran. 

Kemampuan ini akan membantu dalam menyampaikan informasi dan instruksi secara efektif kepada berbagai pihak. Alhasil, kesalahpahaman dapat dihindari, hubungan profesional dapat terjalin, serta memperkuat kolaborasi antar-departemen. 

Untuk meningkatkan keterampilan komunikasi efektif, kamu bisa menerapkan cara-cara berikut ini:

• Latihan mendengarkan secara aktif.
• Gunakan bahasa yang sederhana dan jelas, baik secara verbal maupun tertulis.
• Jaga bahasa tubuh dan intonasi suara saat berbicara.
• Perhatikan ejaan dan tanda baca saat menulis pesan.
• Sesuaikan gaya bahasa bicara maupun tulisan dengan lawan bicara atau audiens. 

2. Manajemen waktu 

Staf administrasi kantor sering kali harus menyelesaikan banyak tugas dengan deadline ketat. Agar seluruh tugas dapat selesai tepat waktu, kamu perlu mengelola waktu secara efektif. 

Untuk meningkatkan kemampuan ini, buatlah daftar tugas harian yang harus diselesaikan. Kerjakan tugas yang paling mendesak terlebih dulu.

Jika memungkinkan, delegasikan tugas-tugas tertentu kepada rekan kerja untuk meringankan workload. Manfaatkan tools seperti Google Calendar untuk meningkatkan efisiensi manajemen proyek.

3. Pengelolaan dokumen dan arsip 

Salah satu tugas staf admin adalah mengelola dokumen dan arsip. Skill ini wajib dimiliki untuk memudahkan pencarian dokumen. Hal tersebut akan sangat membantu dalam mendukung perusahaan dalam membuat keputusan bisnis. 

Sistem arsip yang rapi juga dapat menjaga keamanan dan kemudahan akses terhadap informasi. Dengan begitu, produktivitas kerja dapat meningkat dan risiko kehilangan data juga dapat dihindari. 

Untuk menyusun sistem arsip dokumen secara efisien, kamu bisa memperhatikan tips berikut: 

• Pisahkan dokumen berdasarkan kategori tertentu agar lebih mudah ditemukan.
• Berikan labeling yang jelas untuk setiap dokumen.
• Tentukan metode pengarsipan yang sesuai, misalnya secara alfabetis atau kronologis.
• Digitalisasi dokumen agar lebih aman.

4. Penggunaan teknologi kantor

Teknologi juga memiliki peran besar dalam pekerjaan administrasi. Jadi, kamu perlu memahami berbagai software yang membantu menyelesaikan tugas lebih cepat dan akurat.

Saat ini, sudah tersedia software untuk mengotomasi tugas-tugas administratif dengan lebih praktis. Kamu bisa dengan mudah melakukan penjadwalan rapat, pembuatan laporan, bahkan hingga penggajian.

Beberapa tools yang penting untuk profesi staf adminstrasi adalah:

Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint.

• Google Workspace yang meliputi Google Drive, Google Docs, dan Google Sheets.
• Software pengelolaan data dan komunikasi seperti SAP, Zoom, atau Microsoft Teams.
• Software manajemen email seperti Microsoft Outlook dan Gmail.
• Tool kolaborasi seperti Slack.
• Software manajemen proyek seperti Asana atau Trello untuk membantumu mengatur tugas secara efisien.

5. Keterampilan multitasking 

Banyak tugas admin yang sering kali membutuhkan perhatian dalam waktu bersamaan. Beberapa contohnya adalah pengaturan jadwal, pengelolaan dokumen, hingga merespons email.

Nah, tentunya dibutuhkan skill multitasking dapat membantumu menyelesaikan pekerjaan tersebut secara efisien. Dengan multitasking, kamu bisa menjaga produktivitas di tengah padatnya tugas.

Untuk mengembangkan skill multitasking, kamu bisa belajar melatih fokus sehari-hari. Kemudian, bagi pekerjaan besar menjadi beberapa tugas kecil agar lebih mudah dikerjakan. 

6. Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan 

Dalam menjalankan pekerjaan administratif kantor, problem-solving menjadi soft skill administrasi yang krusial. 

Skill ini dapat membantumu menghadapi berbagai tantangan sehari-hari. Misalnya seperti kendala logistik, perubahan jadwal mendadak, atau permintaan mendesak. 

Dalam situasi mendesak, kamu juga akan dituntut untuk mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.

Nah, jika kamu menemui situasi mendesak, usahakan tetap tenang agar bisa berpikir rasional. Fokuslah pada informasi yang relevan dan pertimbangkan risiko dari setiap opsi keputusan. 

7. Keterampilan berorganisasi 

Sebagai staf administrasi, keterampilan organisasi adalah fondasi pekerjaanmu. Kamu harus mampu mengatur dokumen, jadwal, dan inventaris kantor secara sistematis. Nah, skill satu ini berperan penting untuk menjaga keteraturan dalam pekerjaanmu sehari-hari. 

Keterampilan organisasi yang baik akan membantumu mengatur waktu dan menyusun prioritas secara efisien.

Risiko pekerjaan menumpuk pun dapat kamu cegah. Jadi, kamu bisa lebih tepat waktu dalam bekerja. Untuk mendukung tugas administratif, gunakan sistem penyimpanan dokumen yang terstruktur.

Lalu, biasakan diri untuk membersihkan meja kerja setiap hari. Meja yang rapi bisa membantu mengurangi distraksi dan meningkatkan fokus. 

8. Pengelolaan keuangan kantor 

Beberapa perusahaan mengharuskan staf administrasi untuk mengelola keuangan. Oleh sebab itu, pelajari dasar-dasar pengelolaan anggaran kantor. 

Dalam mengelola keuangan perusahaan, utamakan transparansi. Kamu bisa menetapkan anggaran berdasarkan kebutuhan, lalu rutinlah memantau pengeluaran. Tak lupa, buatlah laporan keuangan secara berkala. 

Catatlah setiap transaksi secara rinci dan selalu simpan bukti pengeluaran. Lalu, lakukan audit keuangan secara berkala untuk memastikan akurasi laporan keuangan.

Jenjang Karier Staf Admin

Salah satu hal yang bisa kamu pertimbangkan ketika ingin memulai karier sebagai staf administrasi adalah jenjang kariernya.

Mengutip Zippia, staf administrasi dapat bergerak ke berbagai peran yang ada di perusahaan, mulai dari human resources hingga bagian operasional.

Berikut adalah beberapa jenjang karier yang bisa dijalani seorang staf administrasi menurut Zippia;

• staf administrasi > executive assistant > office manager > manajer human resources > kepala departemen human resources
• staf administrasi > executive assistant > office manager > manajer operasional > kepala bagian operasional
• staf administrasi > analis manajemen > project manager > direktur > direktur administratif

Nah, di atas tadi sudah Mamikos rangkumkan jobdsek sebagai seorang admin yang Mamikos bisa bagikan kepada kamu. 🧐🤓

Buat kamu masih ingin mengulik lebih banyak lagi seputar informasi terkait pekerjaan lainnya, seperti silahkan kunjungi situs blog Mamikos dan temukan informasinya di sana.

FAQ

---

Klik dan dapatkan info kost di dekat mu:

Kost Jogja Murah

Kost Jakarta Murah

Kost Bandung Murah

Kost Denpasar Bali Murah

Kost Surabaya Murah

Kost Semarang Murah

Kost Malang Murah

Kost Solo Murah

Kost Bekasi Murah

Kost Medan Murah