40 Soal PPPK Teknis Pengadministrasi Perkantoran 2024 beserta Kunci Jawabannya

6. Saat melakukan arsip ulang untuk berkas fisik yang sudah lama, apa langkah pertama yang sebaiknya Anda lakukan?

A. Memisahkan dokumen berdasarkan tanggal pembuatan

B. Menghancurkan dokumen yang sudah jarang digunakan

C. Memindahkan semua dokumen tanpa proses sortir

D. Menyortir dokumen sesuai kategori dan urgensi

Jawaban: D

7. Anda diminta mengelola surat keluar. Langkah penting yang perlu Anda lakukan sebelum surat dikirimkan adalah…

A. Mengecek kesesuaian format dan tanda tangan yang diperlukan

B. Langsung mengirimkan surat ke alamat tujuan tanpa pemeriksaan

C. Mengarsipkan surat tanpa perlu diperiksa ulang

D. Menyimpan surat tanpa memberi informasi pada pimpinan

Jawaban: A

8. Bagaimana cara terbaik untuk menangani dokumen digital yang perlu dijaga kerahasiaannya?

A. Menyimpan dokumen di folder publik agar mudah diakses

B. Mengamankan dokumen dengan password dan akses terbatas

C. Membagikan dokumen kepada semua rekan untuk jaga-jaga

D. Menyimpan dokumen di komputer pribadi saja

Jawaban: B

9. Dalam mengatur jadwal rapat bulanan, apa yang perlu diperhatikan agar tidak terjadi bentrok dengan kegiatan lain?

A. Memastikan semua peserta rapat diberi tahu tanpa memperhatikan jadwal lain

B. Menjadwalkan rapat di hari tersibuk agar lebih produktif

C. Menghindari penjadwalan ulang meskipun ada bentrok

D. Mengecek agenda pimpinan dan memastikan jadwalnya kosong

Jawaban: D

10. Dalam mengelola surat masuk dan keluar, apa yang harus Anda lakukan untuk memastikan kelancaran proses administrasi?

A. Mencatat surat masuk dan keluar pada buku catatan dan mendistribusikan kepada pihak terkait

B. Menyortir surat berdasarkan pengirim dan membiarkannya tanpa dicatat

C. Menghentikan pengiriman surat yang tidak penting

D. Menunggu instruksi lebih lanjut dari pimpinan sebelum mendistribusikan surat

Jawaban: A

11. Saat menerima telepon penting untuk pimpinan, bagaimana Anda mengatur percakapan agar tidak mengganggu pekerjaan lainnya?

A. Membiarkan telepon diteruskan kepada voicemail

B. Mengalihkan telepon kepada rekan kerja lain yang dapat menangani percakapan tersebut

C. Mengambil pesan dan menunggu waktu yang tepat untuk memberitahukan pimpinan

D. Menanggapi telepon secara langsung tanpa mendiskusikan dengan pimpinan terlebih dahulu

Jawaban: C