6 Contoh Surat Komplain dan Pengaduan Berbagai Keperluan Dilengkapi Cara Membuatnya

6 Contoh Surat Komplain dan Pengaduan Berbagai Keperluan Dilengkapi cara Membuatnya — Kamu mungkin pernah membeli sesuatu atau berada di ruang publik dan mendapatkan pelayanan. Mungkin sebelumnya kamu mengharapkan bahwa pelayanannya akan menyenangkan hingga bisa membuat kamu jadi pelanggan tetap. Namun bagaimana jika sebaliknya? Apakah bisa jika mengajukan keluhan atau komplain?

Nah, pada kesempatan ini Mamikos akan memberikan kamu beberapa contoh surat komplain dan pengaduan untuk beberapa keperluan. Selain itu Mamikos juga akan menginfokan bagaimana cara membuat contoh surat komplain tersebut. Lengkap bukan?! Jadi biar tidak penasaran seperti apa contoh surat komplainnya maka kamu bisa melanjutkan membaca ulasan Mamikos berikut ini.

Daftar Contoh Surat Komplain dan Pengaduan serta Cara Membuatnya

pexels.com/Marek Levak

Sebelumnya Mamikos sudah menginformasikan pada kamu semua bahwa pada kesempatan ini Mamikos akan memberikan kamu informasi terkini mengenai contoh surat komplain dan bagaimana cara membuatnya. Jadi biar tidak ketinggalan dengan informasi utama tersebut, langsung saja lanjut membaca ulasan Mamikos di bawah ini.

A. Sepenting Apa Membuat Surat Pengaduan?

Pada poin pertama ulasan contoh surat komplain dan cara membuatnya tersebut Mamikos akan menjelaskan terlebih dahulu mengenai sepenting apa membuat surat pengaduan itu sendiri. Jadi dasarnya kamu harus tahu dan kenal lebih dulu sebelum berlanjut pada info contoh surat komplain tersebut.

Ketika kamu melakukan sebuah transaksi pembelian, sangat penting bagi kamu untuk memastikan produk yang kamu pilih atau beli tersebut memang memiliki sebuah kualitas yang baik tanpa ada kekurangan atau cacat sedikitpun. Selain perlu mengamati barang secara fisik, produk berupa jasa pun tetap perlu dipastikan apakah memiliki reputasi atau testimoni baik, terjamin dan terpercaya atau tidak.

Jika produk yang kamu beli atau dapatkan tersebut tidak sesuai dengan harapan atau klaim yang diberikan, sebagai seorang konsumen kamu pun berhak untuk komplain atau menuntut tanggung jawab pada perusahaan atau pihak-pihak terkait. Sebab dengan melakukan komplain melalui surat pengaduan yang dibuat secara sah dan resmi, konsumen diharapkan akan memperoleh balasan yang mengandung pertanggungjawaban atau penyelesaian atas keluhan terhadap produk yang tidak memuaskan tersebut.

B. Kegunaan dan Manfaat Surat Komplain/ Pengaduan

Masih dalam rangkain info contoh surat komplain dan pengaduan, ulasan berikutnya yang perlu kamu tahu adalah perihal kegunaan dari surat komplain atau pengaduan yang kamu lakukan. Mengajukan komplain atau pengaduan melalui surat komplain yang resmi mempunyai manfaat yang cukup besar lho. Terutama jika kamu memiliki permasalahan terhadap sebuah produk, pihak atau mungkin perusahaan terkait produk yang sudah kamu beli.

Surat komplain tersebut berfungsi sebagai klaim serta surat resmi yang tujuannya untuk mengadukan perihal ketidakpuasan kamu sebagai konsumen kepada pihak terkait. Surat tersebut dapat dikategorikan sebagai surat resmi yang dapat dipertanggungjawabkan di mata hukum, jika dalam proses komplain nya memang melibatkan badan hukum.

Umumnya, surat komplain tersebut berfungsi untuk memberi sebuah peringatan terhadap pihak, instansi atau perusahaan mengenai keluhan kamu sebagai konsumen supaya cepat diselesaikan. Penyelesaian masalah atau keluhan tersebut dapat diawali oleh perusahaan/pihak/institusi terkait dengan mengirimkan surat balasan atas surat komplain kamu sebagai konsumen atas ketidakpuasan yang dialaminya.

Apabila kerusakan terjadi akibat kesalahan dari pihak perusahaan/institusi/perorangan sebagai produsen, maka pihak-pihak tersebut wajib untuk memberi kompensasi berupa ganti rugi pada konsumen. Baik ganti rugi berupa tukar barang atau pengembalian dana utuh.

C. Waspada Dalam Mengajukan Surat Komplain Karena Bersifat Resmi

Perlu kamu ingat juga bahwa surat komplain ini tergolong dalam surat resmi. Makanya kamu perlu berhati-hati sekali alias waspada saat hendak menyusun atau membuat sebuah surat komplain atau pengaduan. Memilih sebuah produk maupun jasa memang sangat membutuhkan ketelitian dan kejelian. Kamu pun harus mencari tahu dengan saksama bagaimana reputasi dari produk atau perusahaan yang mengeluarkan produk atau jasa tersebut.

Makanya, perlu sekali mengenal atau minimal tahu seperti apa track record dari produk atau perusahaan terkait agar kamu pun bisa segera sigap jika sesuatu yang tak beres terjadi di kemudian hari. Tentu saja kita semua menginginkan semua baik-baik saja tanpa ada keluhan maupun komplain. Tapi bagaimana jika suatu saat hal tersebut justru terjadi pada kamu. Makanya kamu pun perlu mengenal juga bagaimana cara mengajukan surat komplain yang benar dan tepat.

D. Format dan Susunan Surat Komplain / Pengaduan

Surat komplain tersebut biasanya akan ditujukan pada perusahaan, toko, distributor, pihak, hingga instansi dimana konsumen mendapatkan ketidakpuasan atas barang atau jasa yang tidak sesuai dengan klaim atau keterangan yang terlampir. Surat komplain/pengaduan tersebut tergolong dalam surat resmi, sehingga kamu pun perlu memperhatikan format atau susunannya. Membuat surat komplain atau pengaduan perlu dibuat dengan menggunakan tata bahasa sesuai dan cenderung formal. Untuk gaya penulisannya pun harus menggunakan bahasa baku dan menyampaikan tujuan yang jelas sejak awal.

Dalam pembuatan sebuah surat komplain, sangat penting untuk kamu memperhatikan struktur surat. Sebab surat komplain ini adalah bersifat resmi, maka untuk susunan suratnya dapat kamu simak berikut ini:

  • Lampirkan kop perusahaan sebagai header atau kepala surat.
  • Lokasi serta tanggal surat komplain diterbitkan.
  • Nomor surat komplain/aduan.
  • Menyebutkan perihal (maksud) dibuatnya surat komplain/ pengaduan.
  • Menambahkan lampiran penunjang jika diperlukan.
  • Sertakan alamat penerima surat komplain.
  • Isi surat harus mencakup penjelasan secara detail dan jelas.
  • Tanda tangan demi menunjukkan keabsahan surat komplain tersebut.

E. Kumpulan Contoh Surat Komplain / Pengaduan yang Baik

Sampailah juga kita pada pembahasan utama mengenai contoh surat komplain/pengaduan yang bisa kamu buat berdasarkan kebutuhan saat ini. Simaklah dengan saksama beberapa contoh surat komplain tersebut yang bisa kamu jadikan referensi di masa mendatang.

1. Contoh Surat Komplain Atas Kerusakan Barang

contoh-surat.com

Contoh surat komplain yang pertama dan bisa kamu jadikan referensi adalah komplain atas kerusakan barang. Saat berbelanja atau membeli sesuatu, tentu kamu tidak mengharapkan barang tersebut akan rusak dengan cepat. Namun bagaimana jika barang sudah diterima namun tidak sesuai ekspektasi? Maka mengajukan komplain adalah yang paling benar.

Sebagai pihak pembeli atau konsumen kamu bisa meminta pertanggungjawaban pada perusahaan atau toko bersangkutan berupa kompensasi atau ganti rugi. Bentuknya sesuai kesepakatan, bisa barang yang sama namun ditukar baru atau dalam bentuk uang kembali secara utuh. Hal tersebut biasanya sudah tertera dalam kesepakatan di antara kedua pihak yakni antara penjual dan pembeli sebelum melakukan transaksi jual beli barang tersebut.

2. Contoh Surat Komplain Ke Polisi

Berikutnya di daftar contoh surat komplain yang Mamikos rekomendasikan, ada contoh surat komplain ke polisi. Keluhannya bisa bermacam-macam dan terlihat remeh padahal perlu untuk segera melaporkan pokok permasalahan atau kejadian tersebut pada yang berwenang. Apalagi jika tindakan tersebut sudah tidak sesuai norma atau melanggar hukum. Maka kamu pun dapat langsung mengajukan surat komplain dengan menyertakan barang bukti apabila diperlukan untuk mendukung keterangan dalam surat aduan kamu.

Yth. Bapak Kapolsek Kota XXXXX
Di XXXXXX

Hal: Laporan Penipuan Online

Lampiran: 1 (satu) halaman

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : XXXXX
Jenis Kelamin : Laki-laki
No KTP : 00000000
Alamat : Jl. XXXXXX No. 00
No. Telp : 0000 0000000000

Ingin menyatakan tindak penipuan yang dilakukan oleh Saudara XXXX kepada saya sendiri. Hal tersebut terjadi pada tanggal 00 Februari 0000 di mana Saudara XXXX menjanjikan akan mengirimkan barang berupa merchandise EXO senilai Rp 5.000.000 melalui pos. Akan tetapi barang yang saya terima tidak sesuai pesanan dan klaim dari Saudara XXXX karena cacat dan tidak asli.

Pihak penjual sudah menjanjikan untuk mengembalikan uang pembelian dalam kurun waktu tujuh hari. Akan tetapi, hingga saat ini uang tersebut masih belum juga dikembalikan, terhitung 5 minggu dari barang palsu yang saya terima.

Pihak yang bersangkutan belum menunjukkan itikad baiknya untuk mengembalikan uang maupun ganti rugi. Sebagai bukti, saya lampirkan juga nota pembelian barang dengan bukti tangkapan layar percakapan saya antara saya dan Saudara XXXX selaku penjual. Chat tersebut sudah cukup menjelaskan bahwa Saudara XXXX selaku penjual akan mengembalikan uang saya paling lambat satu minggu setelah barang saya terima.

Demikian surat aduan ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Besar harapan saya agar pihak kepolisian dapat membantu untuk menyelesaikan perkara ini hingga selesai. Atas perhatian Saudara, saya haturkan banyak terima kasih.

XXXXXXX, 00 XXXX 0000

Hormat saya,

XXX

Pelapor

3. Contoh Surat Komplain via Surel

Contoh surat komplain atau pengaduan berikutnya yang Mamikos rekomendasikan adalah surat yang dikirimkan via surel atau email. Karena surat komplain juga tidak selalu dikirim dalam bentuk hardcopy atau fisik saja, tetapi juga bisa melalui surel. Mengirimkan surat komplain/ pengaduan via email bisa jadi lebih efektif serta praktis. Namun, sebelumnya kamu tetap harus memastikan dulu bahwa perusahaan tersebut memang menyediakan alamat email sebagai tempat konsumen untuk menyampaikan komplain atau keluhan.

Berikut ini adalah contoh surat pengaduan yang bisa kamu kirim via email dan bisa dicontoh.

Kepada: asuransi@hahamail.com

Subjek: Pengaduan Klaim Asuransi

Kepada

PT ASURANSI XXXXXX

Jalan XXXXX No. 000 Kota XXXXXXX

Dengan hormat,

Kami ingin menyampaikan aduan mengenai pengajuan klaim asuransi terhadap mobil kantor CV XXXXX yang mengalami kecelakaan beberapa waktu lalu. Mobil tersebut memiliki nomor polisi XX 0000 ABC. Kecelakaan yang menyebabkan kerusakan pada mobil tersebut terjadi pada 00 Februari 0000 di Jalan XXXXX Kota XXXX.

Pihak perusahaan kami sudah memberikan berkas persyaratan yang dibutuhkan pada pihak PT ASURANSI XXXX. Pihak PT Asuransi XXXX pun telah melakukan pengecekan terhadap mobil yang mengalami kecelakaan pada tanggal 00 Februari 0000.

Akan tetapi perlu kami informasikan tidak adanya proses lanjutan atas klaim asuransi yang kami ajukan hingga saat ini. Sementara pada tanggal 00 Februari 0000, petugas PT ASURANSI XXXXX sudah menjanjikan akan menghubungi perusahaan kami dalam waktu paling lambat 7 hari.

Demikian surat klaim asuransi yang dapat kami sampaikan, kami menunggu kabar baik dari PT ASURANSI XXXX segera.

Atas perhatiannya, saya haturkan banyak terima kasih.

Hormat Kami,

CV XXXXXX XXXXX

XXXXX XXXX

Manager Umum

4. Contoh Surat Komplain Kekurangan Barang

Contoh surat selanjutnya yang Mamikos berikan adalah contoh surat komplain dan pengaduan untuk keperluan kekurangan barang yang dikirimkan. Jika hal ini terjadi bisa jadi karena kekeliruan dan kekhilafan staf yang tidak melakukan pengecekan ulang saat barang tak dikirimkan. Namun tetap saja kamu perlu menuliskan surat komplain resmi agar bisa diproses seperti yang seharusnya.

PT XXXXX Developer

Jl. XXXXX XXXXX No. 00, Kota XXXXXX

XXXXX, 00 Januari 0000
Nomor: 00/XX/XXXX/XX/0000
Perihal: Pengaduan kekurangan barang yang dikirim

Lampiran : 1 (satu) lembar

Kepada
PT XXXX XXXXX Nusantara
Jalan XXXXXX XXXX No. 00 Kota XXXXXX

Dengan hormat,

Dengan datangnya surat ini, kami dari perusahaan XXXX ingin mengajukan klaim terhadap barang yang dikirimkan dengan invoice pembelian XXXXXX/0000/000/0000, dengan rincian barangnya sebagai berikut:

200 dus masker medis sekali pakai;
100 dus pembersih tangan (ukuran 100 ml per kemasan); dan
100 pelindung wajah plastik.

Barang-barang tersebut telah kami terima dan kami ingin mengucapkan banyak terima kasih atas pelayanannya yang selalu ramah dan cepat. Akan tetapi, ketika barang-barang tersebut kami periksa kembali, kami mendapatkan fakta bahwa ada kekurangan barang yang dikirimkan pada kami.

Kami sungguh memahami apabila pengiriman kali ini mengalami keterlambatan karena lonjakan pesanan akhir tahun. Akan tetapi, kekurangan barang yang kami pesan tidak dapat kami toleransi karena berkenaan dengan pihak ketiga yang harus kami pertanggungjawabkan juga. Di bawah ini daftar kekurangan barang yang kami maksud:

30 dus masker datang dalam keadaan basah dan segelnya terbuka.
28 dus pembersih tangan bocor dan tumpah ruah, kemasan segel rusak.
100 pelindung wajah plastik tidak dikemas dengan baik sehingga meningkatkan potensi kontaminasi.

Dengan ini, kami meminta pertanggung jawabannya untuk mengganti barang yang kurang dan menggantinya dengan barang baru yang memiliki kualitas serta kondisi yang baik. Apabila perusahaan Anda tidak mengirimkan kekurangan barang yang sudah saya lampirkan dalam waktu tujuh hari, maka kami meminta uang down payment kembali secara utuh.

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih banyak. Semoga surat aduan ini dapat segera diproses agar kerja sama antara perusahaan tetap berjalan dengan baik.

Hormat kami,

XXX Developer

XXXXX XXXXX

6. Contoh Surat Komplain Kerusakan Barang ke Toko

nusagates.com

Inspirasi contoh surat komplain berikutnya adalah mengenai kerusakan barang yang diterima konsumen. Karena ini adalah surat resmi, maka kamu harus memperhatikan nomor surat, cap, hingga tanda tangan sah penanggung jawab yang menerima barang tersebut.

Mudah-mudahan saja contoh surat komplain beserta cara membuatnya di atas dapat memberikan kamu inspirasi dan pengetahuan baru di masa mendatang. Ulasan menarik ini dapat kamu bagikan lebih luas juga pada teman, sahabat atau keluarga kamu yang mungkin membutuhkan. Ingin membagikannya di media sosial juga silakan. Yang penting selalu gunakan informasi yang Mamikos ulas dalam blog ini sebaik mungkin dan secara bijak.

Disamping info contoh surat komplain pengaduan dan cara membuatnya tersebut, Mamikos juga punya info lain yang tak kalah menarik mengenai situs dan aplikasi pencari hunian Mamikos. Menelusuri hunian di aplikasi dan situs Mamikos sekarang dapat memberikan kamu berbagai pilihan hunian kos terbaik yang ada di sekitar kamu. Apalagi aplikasinya mudah digunakan dan gratis untuk kamu unduh. Kunjungi situsnya atau install aplikasinya di ponsel sekarang untuk info hunian kos selengkapnya.


Klik dan dapatkan info kost di dekatmu:

Kost Jogja Harga Murah

Kost Jakarta Harga Murah

Kost Bandung Harga Murah

Kost Denpasar Bali Harga Murah

Kost Surabaya Harga Murah

Kost Semarang Harga Murah

Kost Malang Harga Murah

Kost Solo Harga Murah

Kost Bekasi Harga Murah

Kost Medan Harga Murah