9 Contoh Surat Pemberitahuan Resmi Kegiatan, Pembayaran, Dinas Lengkap!

4. Identitas pengirim ditulis dengan jelas

Selain identitas penerima surat, identitas pengirim surat juga harus dituliskan dengan jelas. Hal ini bertujuan agar penerima surat memahami maksud dan tujuan utama surat tersebut dikirim.

Tak hanya itu saja, hal ini juga berfungsi untuk mewaspadai adanya penipuan atau hal-hal yang tidak diinginkan.

Jika penerima surat merasa tidak pernah memiliki kepentingan dengan si pengirim sebelumnya dalam tindakan apapun, maka bisa dipastikan bahwa surat tersebut tidak bisa dipertanggungjawabkan kebenarannya.

5. Alamat penerima dan pengirim ditulis dengan jelas

Tak hanya identitas, alamat juga penting untuk kamu tuliskan secara jelas di surat pemberitahuan yang kamu tulis.

Hal ini ditujukan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan atau suatu hal terkait kepentingan yang melibatkan pihak penerima dan penulis surat. Alamat yang dituliskan pun bukan hanya dari pihak penerima, tetapi pihak pengirim juga.

Format penulisan alamat ini dimulai dari menyebutkan nama jalan, desa/dusun, RT/RW, kecamatan, kabupaten hingga kota, dan kode pos.

Alamat ini harus dituliskan pada bagian kop surat yang menandakan pihak dari si pengirim, kemudian ditulis di bagian penerima yang dituju, yang ditulis sebelum salam pembuka di awal surat.

6. Menggunakan bahasa formal namun sederhana

Surat resmi biasanya ditulis dengan bahasa yang formal dan kaku karena menyangkut kepentingan formal yang melibatkan institusi atau lembaga yang bersangkutan.

Agar tidak terlalu kaku, kamu bisa menuliskan surat pemberitahuan dengan bahasa yang formal namun dengan gaya susunan kalimat yang sederhana. Pastikan bahwa kalimat yang kamu tuliskan tersebut mudah dipahami oleh si pembaca atau si penerima surat agar bisa menjalankan perihal yang sesuai dengan penyampaian isi dan tujuan surat.

Pastikan pula kalimat yang kamu tuliskan tersebut to do point dan tidak bertele-tele.

7. Terdapat penyebutan waktu atau tempat dengan jelas

Terakhir, di dalam surat pemberitahuan juga wajib dicantumkan waktu dan tempat yang jelas.

Hal ini bertujuan agar si pembaca dapat menghadiri lokasi yang hendak digunakan untuk melaksanakan acara atau kegiatan yang sifatnya penting.

Penulisan waktu yang tidak boleh dilewatkan pula adalah bagian waktu penulisan surat tepat di bagian atas dan di bawah kop surat.

Setelah itu, pada isi atau bodi surat juga perlu dituliskan tempat dan waktu agar si penerima bisa menuju lokasi yang tepat saat diselenggarakannya sebuah acara penting sesuai dengan perihal yang ditulis pada surat pemberitahuan.