5 Contoh Surat Balasan Penawaran dalam Teks Negosiasi yang Baik dan Benar

Format Penyusunan Surat Balasan Penawaran

Sebenarnya, surat penawaran dibedakan menjadi dua jenis, yakni penawaran yang dilakukan atas inisiatif dari si penjual dan juga penawaran yang digunakan sebagai balasan dari surat sebelumnya. 

Sedangkan untuk membalas surat penawaran, kamu perlu mengikuti format yang benar seperti berikut ini:

1. Kop Surat

Surat balasan penawaran termasuk jenis surat resmi, sehingga perlu adanya kop surat di bagian paling atas lembaran. Sedangkan kop surat yang baik harus memuat beberapa poin berikut:

• Logo
• Nama
• Alamat
• Nomor telepon
• Email
• Website perusahaan (jika ada)

2. Kota dan Tanggal

Setelah membuat kop surat, format selanjutnya yang harus ada dalam surat balasan penawaran adalah kota serta tanggal penulisan surat. 

Hal tersebut bertujuan agar penerima mengetahui kapan dan di mana surat balasan tersebut ditulis maupun dikirimkan. 

3. Nomor Surat

Seperti surat resmi lainnya, surat balasan penawaran juga memerlukan nomor surat yang berguna untuk keperluan pengarsipan serta legalitas perusahaan. 

Perlu kamu ketahui bahwa setiap perusahaan pastinya akan memiliki penomoran yang berbeda-beda, hal tersebut tergantung standar serta kebutuhan masing-masing perusahaan. 

4. Perihal

Poin keempat adalah perihal yang menjelaskan secara singkat tentang apa sejatinya surat yang ditulis tersebut. Biasanya perihal akan tertulis “Surat balasan penawaran”. 

Dengan adanya informasi ini, penerima surat akan langsung paham bahwa maksud dan tujuan dari surat tersebut adalah memberikan balasan dari surat yang dikirimkan penerima sebelumnya.

5. Identitas Singkat Penerima Surat

Pada format identitas singkat penerima surat, kamu perlu memasukkan nama lengkap, kemudian jabatan, dan juga alamat penerima surat atau alamat perusahaan. 

Apabila kamu tidak mengetahui nama lengkap penerima suratnya, misa bisa menuliskan jabatan dari si penerima tersebut di perusahaannya. 

Sedangkan jika kamu tidak mengetahui alamat dari si penerima secara pasti, kemudian hendak mengirimkan surat melalui email, maka kamu bisa menuliskan nama kotanya saja. 

6. Isi Surat

Nah, poin keenam adalah isi surat yang memang wajib ditulis dalam surat balasan penawaran, baik kerja sama, kemudian penawaran jasa, dan juga barang. 

Isi suratnya tentu saja adalah respon yang diberikan atas penawaran tersebut, baik berupa penolakan atau persetujuan dan lain-lain. 

Lebih baik, awali isi surat dengan ucapan terimakasih atas penawaran yang dibuat dan dikirimkan oleh perusahaan lainnya. 

Setelah itu, kamu bisa memberitahukan kepada si penerima bahwa kamu menerima, menolak, atau bahkan masih membutuhkan waktu untuk mendiskusikannya dengan tim. 

Apabila kamu menolak penawaran tersebut, jangan lupa untuk menyertakan alasan penolakan. Jika ada, kamu bisa juga mencantumkan sejumlah syarat yang perlu dipenuhi oleh si penerima, ya. 

7. Penutup

Penutup yang baik adalah berupa kalimat terimakasih yang tidak bertele-tele, sehingga paragraf penutupnya akan singkat, padat, namun jelas ketika dibaca. 

8. Salam Penutup

Bagian terakhir yang perlu ada dalam contoh surat balasan penawaran dalam teks negosiasi maupun surat aslinya adalah salam penutup. 

Untuk jenis surat ini, biasanya salam penutup yang digunakan adalah “Hormat kami”, kemudian “Salam”, maupun ucapan terimakasih. 

Kamu juga perlu menyertakan tanda tangan, kemudian stempel perusahaan apabila diwajibkan, nama lengkap pengirim, serta jabatannya. 

Baca Juga :

5+ Contoh Teks Negosiasi Formal dan Non Formal Singkat beserta Strukturnya

Penutup

Nah, beberapa contoh surat balasan penawaran dalam teks negosiasi di atas bisa kamu modifikasi sesuai keinginan apabila dibutuhkan. 

Dengan begitu, tugas yang diberikan oleh guru atau pengajar akan terselesaikan secara cepat. Bagaimana? Sudah siap membuat contoh lainnya?